Dopo aver eseguito un report sui file collegati, ci sono altre opzioni per visualizzare e lavorare con i dettagli dei file collegati. Puoi creare un foglio di calcolo che elenca tutti i collegamenti dei singoli file nel rapporto o scaricare un elenco di tutti i file collegati nel rapporto.
Scaricare un elenco di file
Quando esegui un report sui file collegati, puoi scegliere di scaricare un file .csv che include un elenco di tutti i file collegati e ulteriori dettagli.
Per scaricare un elenco di file:
- Apri un report sui file collegati.
- Clicca su Esporta e seleziona Elenco file (.csv).
- Il file verrà scaricato automaticamente sul tuo computer.
Al termine del download, puoi aprire il file .csv sul tuo computer o importarlo in un foglio di calcolo in Workiva.
Descrizioni colonna
- Nome del file contiene il nome del file collegato.
- Tipo di file ti permette di conoscere il tipo di file, ad esempio un foglio di calcolo o un documento.
- Categoria indica il tipo di relazione con il collegamento.
- Interno indica che un file si trova all'interno dei file selezionati.
- Esterno indica che un file non è presente tra quelli selezionati e che contiene un link sorgente necessario per i file selezionati.
- Dipendente indica che un file non è presente nei file selezionati e contiene un link di destinazione che si basa su valori presenti nei file selezionati o esterni.
- ID documento contiene l'ID del file specifico.
- Data di creazione elenca la data di creazione del file.
- Ultima modifica elenca la data dell'ultima modifica del file.
- URL del file fornisce un link diretto al file.
Esportazione di file collegati
Dal report sui file collegati, puoi esportare i file come file Wdesk (.tar.gz) che puoi utilizzare per l'importazione in un workspace. Quando esporti il report sui file collegati, puoi scegliere di includere o escludere file specifici, oltre a diverse opzioni di esportazione.
Se escludi i file dall'esportazione, ecco come vengono gestiti i link:
- I link alle fonti nel testo vengono mantenuti
- I link sorgente nelle tabelle vengono rimossi se tutti i link di destinazione si trovano in file esclusi
- I link di destinazione che fanno riferimento a file e documenti vengono rimossi
Per esportare i file:
- Apri un report sui file collegati.
- Clicca su Esporta e seleziona File Wdesk (.tar.gz).
- Successivamente, seleziona le impostazioni di esportazione e controlla i file che vuoi esportare. Per escludere un file, deseleziona la casella accanto ad esso.
- Fai clic su Esporta.
Per scaricare l'esportazione, riceverai un'e-mail al termine dell'esportazione oppure puoi cliccare su scarica nella notifica in basso a destra.
Visualizzare un elenco di link ai file
Puoi visualizzare un elenco di tutti i link per un file specifico. Questo è utile quando vuoi rivedere l'elenco totale di tutti i link presenti in un file.
Per visualizzare i dettagli del collegamento di un singolo file:
- Trova un file nel report dei file collegati.
- Posiziona il cursore sul file.
- Clicca su Crea un foglio di calcolo dei link ai file dal menu a discesa.
- Una volta creato, clicca su Apri il report nella notifica in basso a destra.
- Potrai quindi consultare un foglio di calcolo con tutti i link relativi a quel file.