L'avanzamento consente di copiare una serie di documenti che mantengono i loro collegamenti, anziché creare e collegare nuove versioni da zero. Quando si avanza, si utilizzerà una cartella che contiene tutti i documenti che si desidera includere.
Per i documenti con XBRL, si utilizzerà ancora questa procedura per far avanzare i file nella cartella. Una volta fatto questo, è possibile far avanzare le date XBRL.
Passaggio 1: preparare una cartella
Come prassi ottimale, si consiglia di creare una sottocartella per mantenere i file organizzati dopo aver effettuato più volte l'avanzamento. Per creare una sottocartella, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare Nuova sottocartella dal menu.
Ad esempio, è possibile creare una sottocartella "2020" nella cartella finanziaria principale in cui includere le relazioni trimestrali dell'anno.
Si consiglia inoltre di creare un foglio di calcolo principale che contenga tutte le date utilizzate nei file e di collegarsi al foglio di calcolo principale per ogni utilizzo. In questo modo è possibile aggiornare tutte le date in una sola volta (per ulteriori informazioni, consultare Collegamento).
È anche possibile impostare date in una parte del documento e poi collegarsi a tali date in tutto il resto del documento.
Assicurarsi che tutti i documenti collegati siano inclusi nella cartella prima dell'avanzamento, altrimenti i collegamenti non funzioneranno correttamente nei file copiati.
Passaggio 2: copiare una cartella
La copia di una cartella crea copie di tutti i file allegati e aggiorna le informazioni collegate senza alterare i file originali.
Nota: per copiare una cartella è necessario essere proprietari dell'area di lavoro.
- In Home, selezionare File .
- Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella che si desidera far avanzare e selezionare Copia.
- Assicurarsi che la cartella contenga tutti i documenti che si desidera far avanzare e fare clic su Avanti.
- Scegliere cosa includere nella copia.
Nota: se i file allegati hanno delle automazioni, queste saranno automaticamente incluse nella copia. Per ridurre gli errori nelle automazioni copiate, assicurarsi di includere tutto ciò che è necessario per l'esecuzione delle automazioni.
- In Impostazioni di collegamento, seleziona Crea copie di tutti i file di origine. In questo modo è possibile aggiornare le date dei file collegati senza alterare le date dei file originali.
Nota: l'opzione Connessioni in Copia include viene visualizzata solo se stai utilizzando la soluzione FSA/Wdata.
- Aggiornare il nome della cartella per riflettere il periodo desiderato.
- Per Posizione, selezionare la sottocartella creata nel passaggio precedente.
- Fare clic su Copia.
Nota: eventuali aggiornamenti apportati ai permessi del file prima di copiare una cartella verranno riportati nel file copiato.
La copia della cartella può richiedere alcuni minuti, ma è possibile continuare a utilizzare Workiva durante il processo di copia. Si riceverà una notifica e un'e-mail quando la cartella copiata sarà pronta.
Passaggio 3: aggiornamento e revisione dei file
Al termine del processo di copia, aggiornare le informazioni sulle date necessarie per far avanzare i file. Se le date e i collegamenti ipertestuali non sono aggiornati, è possibile che si verifichino errori nell'integrità dei documenti.
Innanzitutto, è possibile rinominare i file da Home facendo clic con il tasto destro del mouse sul file e selezionando Rinomina . Con questa opzione è possibile modificare rapidamente i nomi dei file per adattarli al periodo corrente (ad esempio, cambiare T1 in T2).
Quindi, è necessario aggiornare il contenuto dei singoli file.
- Aprire il foglio di calcolo principale e aggiornare le date collegate.
- Controllare i documenti per verificare che tutte le date siano collegate e avanzate al nuovo periodo di relazione. Ad esempio, se si passa da T2 a T3, si verifica che i sei mesi sono diventati nove, il secondo trimestre è diventato il terzo ecc.
- Controllare le date aggiornate sulla pagina delle firme e sugli allegati.
- Aggiornare i collegamenti ipertestuali se necessario.
- Controllare l'integrità del documento.