Centro assistenza di Workiva

La funzione "Evergreen roll forward" di Workiva, nota anche come "Copy to Archive", è l'approccio consigliato per la gestione dei file di reportistica tra un periodo e l'altro. Una volta concluso un periodo di rendicontazione, si crea una copia archiviata e si continua a lavorare sui file originali per il periodo successivo. In questo modo viene conservata la cronologia delle revisioni nei file attivi e ti permette di confrontare i periodi di rendicontazione utilizzando le tappe fondamentali e le revisioni contrassegnate.

Poiché i tuoi file rimangono attivi, non sarà necessario aggiornare le connessioni Wdata né visualizzare i collegamenti ipertestuali quando passerai a un nuovo periodo.

Per i documenti in formato XBRL, completare prima questa procedura, quindi aggiornare le date XBRL .

Fase 1: Completare i file

Prima di procedere al rollforward, completare le operazioni seguenti per definire una versione finale definitiva per il periodo di riferimento.

1. Apri uno per uno tutti i file presenti nella cartella. Ciò comprende documenti, presentazioni, fogli di calcolo e testi descrittivi di uso comune.
2. Assicurati che tutte le modifiche tracciate siano state accettate o rifiutate in tutti i file di lavoro.
3. Verifica che tutti i commenti siano stati presi in considerazione.
4. Assicurati che tutti i collegamenti siano stati pubblicati dal tuo documento, dal foglio di calcolo e dai file di testo generici.
5. Eseguire un controllo dello stato di integrità di ogni file e risolvere eventuali problemi.
6. Eseguire un report dei file collegati nella cartella per verificare che tutti i file collegati previsti siano inclusi prima di procedere con l'aggiornamento.

Fase 2: Dopo aver completato un file

1. Crea un punto di riferimento in ogni file per contrassegnare la versione definitiva prima dell'archiviazione.
   • Nel pannello Cronologia , seleziona il menu a tendina e scegli " Crea traguardo " sulla revisione più recente.
   • Rinominare la milestone in modo che rifletta il periodo di riferimento e la versione, utilizzando una convenzione di denominazione coerente. Ad esempio: primo trimestre 2025 (versione presentata ), primo trimestre 2025 (versione definitiva firmata/distribuita ). Scopri di più sulle tappe fondamentali .
2. Dopo aver distribuito o archiviato il file, disattivare tutti i filtri applicati prima di copiare la cartella. In questo modo si garantisce che i file copiati inizino il ciclo di rendicontazione successivo con tutti i contenuti visibili.

Fase 3: Verifica che la cartella sia pronta

Copia la cartella, non i singoli file. Assicurati che tutti i documenti collegati siano presenti nella cartella prima di procedere al trasferimento; in caso contrario, i collegamenti non verranno mantenuti correttamente nei file copiati.

Come buona pratica, crea delle sottocartelle per mantenere i tuoi file organizzati dopo aver eseguito più operazioni di rollforward. Per creare una sottocartella, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare " Nuova sottocartella" dal menu.

Ad esempio, è possibile creare una cartella principale dedicata all'anno con sottocartelle per ciascun periodo di rendicontazione.

Passaggio 4: Copiare una cartella

La copia di una cartella crea delle copie del suo contenuto senza modificare i file originali. I collegamenti tra i file copiati insieme vengono mantenuti. I collegamenti ai file sorgente esterni alla cartella dipendono dalle impostazioni di copia selezionate.

Nota: solo i proprietari dell'area di lavoro, i responsabili dei contenuti e i responsabili della copia possono copiare i file.

1. Da Home , seleziona File .
2. Fai clic con il tasto destro del mouse sulla cartella che desideri trasferire e seleziona "Copia" . 
   
3. Verifica che l'elenco dei file contenga tutti i file che desideri trasferire e fai clic su Avanti .

4. In "Impostazioni di copia ", seleziona cosa includere insieme ai file copiati e controlla la sezione " Posizione " per scegliere dove salvare i file copiati.

   Nota: se i file allegati contengono automazioni, queste verranno automaticamente incluse nella copia. Per ridurre gli errori nelle automazioni copiate, includi tutto ciò che è necessario affinché le tue automazioni funzionino.

   

5. Deseleziona i collegamenti ed elabora i riferimenti .

   Nota: i file collegati tra loro all’interno della stessa struttura di cartelle vengono comunque conservati nelle copie. Questa impostazione riguarda solo i collegamenti a file esterni alla cartella.

6. Deseleziona le connessioni .

   Nota: deselezionando le connessioni si impedisce l'aggiornamento dei dati nei file archiviati, senza tuttavia rimuovere le connessioni dai file originali. Se si utilizzano collegamenti a segnaposto per i contenuti, è opportuno verificarli nelle copie archiviate prima di aggiornare i file attivi per il periodo successivo.

   

7. Nella sezione " Impostazioni posizione ", imposta il " Nome della nuova cartella " in modo che indichi che questa cartella contiene file storici.

   

8. Per quanto riguarda la posizione , puoi:
   • Seleziona la cartella relativa all'anno e al trimestre correnti, che diventerà la cartella principale dello storico, oppure
   • Seleziona "Crea una cartella di destinazione ", assegna alla copia un nome che indichi che si tratta di un archivio e scegli la cartella principale di fine anno. Quindi rinomina la cartella "live" in " Files ".
9. Seleziona " Copia ".

La copia verrà eseguita in background. Riceverai una notifica e un'e-mail quando sarà pronto.

Nota: eventuali modifiche ai permessi apportate prima della copia verranno trasferite nel file copiato.

Fase 5: Aggiorna e controlla i tuoi file

Una volta completata la copia, rinomina tutti i file e poi blocca i file archiviati.

Nota: è possibile rinominare i file solo con un nome univoco.

1. Accedi ai tuoi file Evergreen originali, fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona “Rinomina ” per indicare il nuovo periodo di rendicontazione.
2. Accedi ai file che hai copiato, fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona “Rinomina” per indicare il periodo di rendicontazione precedente.

3. Fai clic con il tasto destro del mouse su ciascun file nella cartella archiviata e seleziona " Blocca modifica " per impedire che vengano apportate modifiche ai file storici.
   

   Nota: la funzione "Blocca modifica" impedisce la modifica diretta dei contenuti, ma non impedisce gli aggiornamenti provenienti dai collegamenti di destinazione presenti in altri file. Assicurati che i tuoi file archiviati non contengano collegamenti a fonti attive che potrebbero modificare i contenuti storici.

4. Verificare che tutti i file previsti siano stati inclusi nella copia.
5. Torna alla cartella Evergreen originale e apri il foglio di calcolo principale per aggiornare le date relative al nuovo periodo di rendicontazione. Una volta verificate, pubblica le modifiche.
   
6. Controllare i documenti per verificare che tutte le date siano collegate e avanzate al nuovo periodo di relazione. Ad esempio, se si passa dal secondo trimestre al terzo, verificare che “sei mesi” sia stato sostituito con “nove mesi”, che “secondo trimestre” sia stato sostituito con “terzo trimestre” e così via.
7. Verificare che le date riportate nelle pagine delle firme e negli allegati siano aggiornate.
8. Aggiornare i collegamenti ipertestuali se necessario. Se non ci sono nuove modifiche ai collegamenti ipertestuali, salta questo passaggio.
9. Verifica lo stato del documento .
10. Inizia le modifiche relative al prossimo periodo.