L'invio di documenti per la revisione consente agli utenti dell'area di lavoro di visualizzare e commentare una particolare versione di un documento, che si tratti di una prima bozza o di una revisione finale prima dell'archiviazione. Quando si richiede una revisione, il revisore riceve una versione di sola lettura del documento, che gli consente di aggiungere commenti senza alterare il file originale.
Inviare un documento per la revisione
Per inviare un documento per la revisione:
- Dalla barra degli strumenti "Revisione ", fare clic su "Revisione " e selezionare "Crea una revisione " dal menu. È inoltre
possibile inviare una revisione precedente per la revisione cliccando sulla freccia accanto alla revisione nel pannello Cronologia e selezionando "Invia per la revisione ". - Selezionare per inviare tutte le sezioni a cui si ha accesso o solo quelle selezionate. Se si desidera inviare sezioni particolari, selezionarle dall'elenco. Utilizza i pulsanti "Espandi " e "Comprimi " [ ] per aprire e chiudere le sezioni.
- Seleziona " Includi allegati " se desideri che gli allegati vengano aggiunti alla revisione.
-
Seleziona i thread di commenti da includere.
Nota : i commenti soggetti a restrizioni non saranno inclusi nelle recensioni.
Opzione Commento Descrizione Non includere i thread di commenti Questa opzione non include i thread di commenti lasciati sul file originale o le revisioni precedenti. Includere tutti i thread di commenti Questa opzione consente di estrarre qualsiasi commento lasciato sul documento originale e sulle revisioni precedenti. I commenti dalle revisioni non selezionate potrebbero apparire se si sceglie di inviare tutti i commenti quando si crea la revisione selezionata. Includi i thread di commenti delle revisioni precedenti Questa opzione include solo i commenti delle revisioni precedenti selezionate. I commenti delle revisioni non selezionate possono apparire se sono stati inclusi in un'altra revisione. Escludi i commenti aggiunti alla revisione dalla versione live del file Questa opzione può essere contrassegnata in aggiunta a una delle altre opzioni di commento selezionate sopra. Eventuali commenti lasciati sulla revisione inviata non verranno aggiunti alla versione live del file. - Nella sezione " Dettagli" , aggiungi un titolo per la recensione. Questo titolo compare nel pannello "Revisioni " dopo l'invio della richiesta, per aiutarti a tenere traccia dell'iter di revisione.
- Aggiungere gli utenti dell'area di lavoro a cui inviare il documento. Se il tuo spazio di lavoro contiene dei gruppi , puoi inviare la tua revisione a tutti i membri del gruppo selezionando il nome del gruppo. I gruppi sono contrassegnati dall'icona .
- Aggiungere il contenuto di una notifica e-mail, compresi l'oggetto e il contenuto. Questo contenuto può essere utilizzato per chiedere ai revisori un feedback specifico o per fissare una scadenza per la revisione.
- Clicca su " Invia" per inviare la tua richiesta. Il revisore riceve un'e-mail con un collegamento al documento.
Nota: le autorizzazioni nei file in revisione sono impostate in modo diverso rispetto al file originale. La richiesta di revisione crea un file di revisione separato e non modifica i permessi impostati sul file di origine.
Per impostazione predefinita, solo i proprietari dei documenti possono inviare i documenti per la revisione. Se desideri consentire agli editori o ai lettori di richiedere revisioni, puoi modificare questa impostazione nella sezione " Autorizzazioni " delle Proprietà del documento .
Usa il pannello Revisioni
Una volta inviata la richiesta di revisione, le informazioni relative alla richiesta vengono visualizzate nel pannello "Revisioni" . Per accedere al pannello, clicca sull'icona "Recensioni " nel pannello di destra. Quando selezioni una revisione, puoi vedere quando è stata inviata la richiesta e a chi è stata inviata.
Cliccando sull'icona "Apri revisione " si apre il documento in sola lettura in una nuova scheda. Se il revisore ha lasciato dei commenti, puoi vederli qui.
L'icona "Commenti " nel pannello della struttura mostra il numero di commenti presenti in ciascuna sezione. È possibile visualizzare i commenti sul lato destro dei documenti.
È inoltre possibile modificare ed eliminare una recensione utilizzando la freccia accanto al titolo della recensione nel pannello "Recensioni ". Per aggiungere altri revisori o modificare il nome di una revisione, clicca su “Impostazioni” dal menu.
Per eliminare una richiesta, selezionare " Elimina " dal menu. L'eliminazione di una revisione elimina automaticamente il documento di sola lettura.
I proprietari dei file e gli utenti che hanno creato la revisione possono inviare una versione aggiornata della stessa. Questa operazione aggiorna il contenuto della revisione alla versione più recente del file, della presentazione, del foglio di calcolo o del raccoglitore, mantenendo la stessa istanza di revisione.
Utilizza questa opzione quando desideri che i revisori possano visualizzare i contenuti più aggiornati senza dover creare una nuova revisione. Le impostazioni della recensione originale vengono mantenute e non possono essere modificate.
Rivedi un file
Nota : nelle soluzioni con bacheche assegnabili in Home , puoi aggiungere il widget "Recensioni dei file" alle tue bacheche per visualizzare tutte le recensioni che ti sono state assegnate in un unico posto.
Se si riceve una richiesta di lasciare una revisione, si accede a una versione di sola lettura del documento.
Per iniziare la revisione, clicca su “Vai alla revisione” nell’e-mail di richiesta.
Da qui è possibile aggiungere commenti al documento o alla sezione.
Per aggiungere un commento:
- Evidenzia una sezione di testo.
- Fai clic su "Aggiungi " nella barra degli strumenti.
- Scrivi il tuo commento e clicca su " Pubblica" .
I commenti appaiono automaticamente nella versione del documento del richiedente. Puoi visualizzare tutti i tuoi commenti nel pannello Commenti . Da questo pannello puoi anche aggiungere nuovi commenti e navigare tra i commenti esistenti.
Nota : i revisori non potranno creare commenti se dispongono di autorizzazioni nelle revisioni.
Il visualizzatore ti permette anche di:
- Esporta il file o la sezione in formato PDF o DOCX
- Stampa una copia del file
- Usa " Trova " per cercare parole o frasi specifiche
- Seleziona " Mostra annotazioni" per visualizzare le annotazioni aggiunte al documento