L'invio di documenti per la revisione consente agli utenti dell'area di lavoro di visualizzare e commentare una particolare versione di un documento, che si tratti di una prima bozza o di una revisione finale prima dell'archiviazione. Quando si richiede una revisione, il revisore riceve una versione di sola lettura del documento, che gli consente di aggiungere commenti senza alterare il file originale.
Inviare un documento per la revisione
Per inviare un documento per la revisione:
- Dalla barra degli strumenti Revisiona, clicca su Revisiona e seleziona Crea una revisione dal menu.
È anche possibile inviare una revisione precedente per la revisione facendo clic sulla freccia accanto alla revisione nel pannello Cronologia e selezionando Invia per la revisione. - Selezionare per inviare tutte le sezioni a cui si ha accesso o solo quelle selezionate. Se si desidera inviare sezioni particolari, selezionarle dall'elenco. Usare i pulsanti Espandi e Riduci [ ] per aprire e chiudere le sezioni.
- Seleziona Includi allegati se vuoi che gli allegati vengano aggiunti alla revisione.
- Seleziona i thread di commenti da includere.
Nota: I commenti con autorizzazioni non saranno inclusi nelle recensioni.
Opzione Commento Descrizione Non includere i thread di commenti Questa opzione non include i thread di commenti lasciati sul file originale o le revisioni precedenti. Includere tutti i thread di commenti Questa opzione consente di estrarre qualsiasi commento lasciato sul documento originale e sulle revisioni precedenti. I commenti dalle revisioni non selezionate potrebbero apparire se si sceglie di inviare tutti i commenti quando si crea la revisione selezionata. Includi i thread di commenti delle revisioni precedenti Questa opzione include solo i commenti delle revisioni precedenti selezionate. I commenti delle revisioni non selezionate possono apparire se sono stati inclusi in un'altra revisione. Escludi i commenti aggiunti alla revisione dalla versione live del file Questa opzione può essere contrassegnata in aggiunta a una delle altre opzioni di commento selezionate sopra. Eventuali commenti lasciati sulla revisione inviata non verranno aggiunti alla versione live del file. - In Dettagli, aggiungere un titolo per la revisione. Questo titolo appare nel pannello Revisioni dopo l'invio della richiesta, per consentire di tenere traccia del processo di revisione.
- Aggiungere gli utenti dell'area di lavoro a cui inviare il documento. Se l'area di lavoro dispone di gruppi, è possibile inviare la revisione a tutti i membri del gruppo selezionando il nome del gruppo. I gruppi sono contrassegnati dall'icona .
- Aggiungi il contenuto di una notifica via e-mail, compresi l'oggetto e il contenuto. Questo contenuto può essere utilizzato per chiedere ai revisori un feedback specifico o per fissare una scadenza per la revisione.
- Fare clic su Invia per inviare la richiesta. Il revisore riceve un'e-mail con un collegamento al documento.
Nota: Le autorizzazioni dei file di revisione sono impostate in modo diverso rispetto al file originale. La richiesta di revisione crea un file di revisione separato e non modifica l'autorizzazione impostata sul file di origine.
Per impostazione predefinita, solo i proprietari dei documenti possono inviare i documenti per la revisione. Se si desidera consentire ai redattori o ai visualizzatori di richiedere revisioni, è possibile modificare questa impostazione in Permessi in Proprietà del documento.
Usa il pannello Revisioni
Una volta richiesta una revisione, le informazioni relative alla richiesta vengono visualizzate nel pannello Revisioni. Per accedere al pannello, fare clic sull'icona Revisioni nel pannello destro. Quando selezioni una revisione, puoi vedere quando è stata inviata la richiesta e a chi è stata inviata.
Cliccando sull'icona Apri la revisione si apre il documento di sola visualizzazione in una nuova scheda. Se il revisore ha lasciato dei commenti, puoi vederli qui.
L'icona Comment nel pannello di contorno mostra il numero di commenti in ogni sezione. È possibile visualizzare i commenti sul lato destro dei documenti.
È inoltre possibile modificare o eliminare una revisione utilizzando la freccia accanto al titolo della recensione nel pannello Revisioni. Per aggiungere altri revisori o modificare il nome di una revisione, clicca su Modifica dal menu.
Per eliminare una richiesta, selezionare Elimina dal menu. L'eliminazione di una revisione elimina automaticamente il documento di sola lettura.
Rivedi un file
Nota: Per le soluzioni con lavagne assegnabili in Home, puoi aggiungere il widget File Reviews alle tue lavagne per vedere tutte le recensioni assegnate in un unico posto.
Se si riceve una richiesta di lasciare una revisione, si accede a una versione di sola lettura del documento.
Per iniziare la revisione, clicca su Vai alla revisione nell'e-mail di richiesta.
Da qui è possibile aggiungere commenti al documento o alla sezione.
Per aggiungere un commento:
- Evidenzia una sezione di testo.
- Clicca su Aggiungi nella barra degli strumenti.
- Digitate il commento e fare clic su Pubblica.
I commenti appaiono automaticamente nella versione del documento del richiedente. È possibile visualizzare tutti i commenti nel pannello Commenti . Da questo pannello puoi anche aggiungere nuovi commenti e navigare tra i commenti esistenti.
Nota: I recensori non potranno creare commenti con permessi nelle recensioni.
Il visualizzatore ti permette anche di:
- Esportare il file o la sezione in PDF o DOCX
- Stampare una copia del file
- Usa Trova per cercare parole o frasi specifiche
- Seleziona Mostra Markup per visualizzare i markup aggiunti al documento.