I workspace hanno una serie di gruppi predefiniti che aiutano a gestire le autorizzazioni per i file in un workspace. I proprietari dei workspace e i gestori dei contenuti possono anche creare nuovi gruppi per una maggiore flessibilità. Inoltre, i gruppi possono essere utilizzati per le menzioni nei commenti e per l'invio di recensioni.
Imposta e controlla le autorizzazioni dei file aggiungendo i membri ai gruppi, invece di impostare le autorizzazioni per i singoli utenti. Questo ti permette di mantenere le stesse strutture di permessi sui file e di controllare l'accesso gestendo chi fa parte di ciascun gruppo.
Nota: non cancellare o modificare il gruppo Tutti gli utenti. Per qualsiasi domanda, contatta Workiva Support.
Creare un gruppo
Per creare un gruppo:
- In alto a destra, clicca sul nome del tuo workspace e seleziona Impostazioni per aprire le Impostazioni del workspace.
- Dalla scheda Gruppi, clicca su Crea gruppo.
- Inserisci il nome di un gruppo e aggiungi i membri del workspace al gruppo cercando o selezionando le persone.
- Fare clic su Crea gruppo per terminare.
Aggiorna le appartenenze ai gruppi in blocco tramite file CSV
Per risparmiare tempo quando devi aggiungere molti utenti a vari gruppi, puoi invece aggiornare le appartenenze ai gruppi degli utenti in blocco utilizzando un file CSV.
Per aggiornare i membri del gruppo tramite file CSV:
- Nella scheda Gruppi, clicca su Aggiorna gruppi.
- Scarica il template CSV per aiutarti nella formattazione e compilalo. Se utilizzi un tuo file, assicurati che le intestazioni delle colonne corrispondano a quelle del template.
- I nomi utente devono essere già presenti nel workspace.
- I nomi dei gruppi devono già esistere nel workspace.
Nota: i gruppi ottenuti dal file CSV sostituiranno le attuali appartenenze ai gruppi degli utenti. Solo l'appartenenza al gruppo Tutti gli utenti rimarrà invariata, indipendentemente dai gruppi elencati nel file.
- Un file CSV valido ha il seguente aspetto:
- Carica il file e clicca su Avanti.
- Esamina l'elenco degli utenti e dei gruppi ottenuti dal file CSV. Le attuali appartenenze ai gruppi degli utenti saranno sostituite con i gruppi ottenuti dal file.
- Fare clic su Avanti.
- Clicca su Carica un altro file per aggiornare altri gruppi, oppure clicca su Termina.
Eliminare un gruppo
Se non hai più bisogno di un gruppo, puoi eliminarlo cliccando su Elimina nel menu a tendina accanto al gruppo.
Quando elimini un gruppo, tutte le autorizzazioni concesse ai membri da un gruppo saranno rimosse. La rimozione di un gruppo non rimuove i suoi membri da un workspace.