Esistono due tipi di promemoria per le azioni nei Processi: i promemoria automatici e i promemoria manuali. I promemoria automatici vengono inviati automaticamente ai destinatari in base a una pianificazione, mentre i promemoria manuali vengono inviati manualmente ogni volta che vuoi ricordare ai destinatari le azioni che potrebbero aver dimenticato.
Nota: Se vuoi inviare manualmente dei promemoria per le attività nei file o nella Home, consulta Inviare promemoria nei Tasks.
Promemoria automatici per i processi
Per impostazione predefinita, i promemoria automatici con contenuto predefinito vengono inviati via e-mail tre giorni prima, il giorno stesso e ogni giorno per tre giorni dopo la data di scadenza dell'azione (per le azioni di certificazione, è possibile modificare questo orario predefinito e il contenuto dell'e-mail prima dell'avvio del processo accedendo alle impostazioni di certificazione). Tuttavia, puoi scegliere di non inviare alcun promemoria automatico o di personalizzare i promemoria in base alle tue esigenze personali.
Nota: Puoi avere solo fino a tre promemoria automatici per ogni azione.
Per personalizzare i promemoria automatici:
- Quando crei o modifichi un'azione in un processo, a seconda del tipo di promemoria che vuoi personalizzare, clicca sul menu a tendina Promemoria assegnatario o Promemoria approvatore e seleziona Personalizzato.
- Per ogni promemoria automatico nella sezione Promemoria e-mail, scegli il calendario e-mail per l'invio del promemoria e-mail all'assegnatario o all'approvatore. I promemoria saranno inviati una volta al giorno, secondo il programma, all'ora da te specificata nella sezione Dettagli attività.
- Compila i campi Oggetto e Corpo. Puoi vedere l'aspetto del promemoria nell'anteprima a destra.
- Puoi cliccare sull'icona del menu per Eliminare o Duplicare i promemoria.
- Clicca su Salva in alto a destra per salvare i tuoi promemoria automatici personalizzati.
Promemoria manuali
Se un assegnatario o un approvatore non ha completato la sua azione, puoi inviare un promemoria. I promemoria vengono inviati solo alle persone a cui l'azione è attualmente assegnata.
Per inviare un promemoria per una singola azione:
- Fare clic sul menu a tre punti accanto all'azione.
- Seleziona Ricorda per inviare manualmente un promemoria agli assegnatari attuali.
È anche possibile inviare promemoria per più azioni utilizzando il menu a tendina Remind sopra l'elenco delle azioni. Puoi inviare un promemoria per tutte le azioni incomplete o solo per quelle con un determinato stato, come Inviato o Restituito.