I campi personalizzati e i loro valori possono essere trasferiti rapidamente tra i workspace della tua organizzazione grazie alla funzione di importazione/esportazione. Esportando una serie di campi personalizzati da un workspace già esistente e inserendoli in uno nuovo, puoi creare un "template" trasferibile in più workspace o cicli di reporting, semplificando notevolmente il processo di implementazione per la tua azienda.
Nota: Questa funzione è attualmente disponibile solo nell'ambito del programma Early Adopter. Se sei interessato a utilizzare i campi personalizzati nel tuo workspace, contatta il tuo Customer Success Manager per discutere della partecipazione al programma.
Requisiti
- Il ruolo Amministratore dei campi personalizzati è necessario per modificare i gruppi e le definizioni dei campi personalizzati. Questo vale anche per gli utenti API.
- Per gestire i valori dei campi personalizzati di un file sono necessarie le autorizzazioni di Proprietario o Editor.
- Le autorizzazioni Proprietario sono necessarie per gestire il gruppo di campi personalizzati di un file.
Importazione ed esportazione di campi personalizzati
Quando crei un workspace nella tua organizzazione, i campi personalizzati possono essere esportati da un workspace esistente e importati in quello nuovo tramite un file JSON scaricabile.
Nota: i valori dei campi personalizzati impostati nel workspace originale non verranno trasferiti nel workspace di destinazione a meno che non esista già un campo personalizzato identico. Puoi importare ed esportare separatamente i valori dei campi personalizzati utilizzando i seguenti passaggi.
Dalla schermata Campi personalizzati:
- Seleziona almeno un file utilizzando le caselle di controllo sul lato sinistro.
- Clicca sul pulsante Esporta in alto a sinistra.
- Clicca nuovamente su Esporta per scaricare il file JSON sul tuo computer.
Dalla schermata Campi personalizzati:
- Clicca su Crea > Importa campo personalizzato.
- Trascina e rilascia un file dal desktop o clicca per trovare il file in una determinata cartella.
- Clicca su Importa per completare l'operazione.
Nota: Dopo aver importato un campo personalizzato, puoi personalizzarne le proprietà selezionando Modifica dal menu a tre puntisul lato destro.
Importazione ed esportazione dei valori dei campi personalizzati
Quando termina un ciclo di reporting e ne inizia un altro, puoi garantire l'accuratezza dei tuoi dati facendo avanzare i valori dei campi personalizzati da un workspace esistente a uno nuovo. L'importazione e l'esportazione in questo modo ti permette anche di aggiornare in blocco i valori di più campi personalizzati in una volta sola, rendendo le modifiche ai processi a metà ciclo più semplici che mai.
- Trova il file con i campi personalizzati che desideri esportare, seleziona il menu a tre puntinisul lato destro e clicca su Esporta i valori dei campi personalizzati.
- Clicca su Scarica in basso a destra per scaricare il file .zip sul tuo disco rigido.
Prima di importare i valori dei campi personalizzati, decomprimi il file esportato dal workspace di origine e verifica che tutti i campi richiesti siano inclusi nei file .csv. Questo dovrebbe includere il tipo di oggetto, l'ID dell'oggetto, l'ID dell'oggetto principale e almeno un ID del campo che verrà aggiornato.
Ti consigliamo inoltre di salvare una copia del tuo documento attuale. Il processo di importazione sovrascriverà in modo permanente i valori esistenti e non potrà essere annullato.
Nota: Se viene caricato un ID di campo vuoto, questo sovrascriverà tutti i valori esistenti in quei campi.
Per importare i valori dei campi personalizzati:
- Seleziona Crea > Importa > Campi personalizzati.
- Clicca sul pulsante Lascia il file qui o clicca per caricare per individuare il file .csv sul tuo computer, oppure trascinalo e rilascialo. Fare clic su Avanti.
Nota: è possibile caricare un solo file alla volta. Se il tuo file contiene più file .csv, ognuno di essi deve essere caricato separatamente.
- Clicca su Termina importazione.
Formattazione
Il tipo di campo personalizzato selezionato quando si imposta un nuovo campo personalizzato per la prima volta definisce quali input o valori accetterà. Sono accettati i seguenti formati:
- Testo/Stringa
- Elenco
- Intero (un numero intero; ad esempio, 1 o -1)
- Numero (qualsiasi valore numerico; ad esempio, 1,1 o -1,1)
- Booleano (true o false)
Nota: i campi booleani sono sensibili alle maiuscole e devono essere inseriti interamente in minuscolo: true o false
- Data (AAAA-MM-GG)
- Utente (ID utente Workiva)
Cose da sapere
- Quando si utilizza il formato automatico di Excel, le date vengono formattate in MM/GG/AAAA. Potrebbe essere necessario applicare un formato Excel personalizzato prima dell'importazione.