I gruppi di campi personalizzati sono utilizzati per ordinare, organizzare e strutturare i campi personalizzati nel tuo workspace. Creando gruppi di campi adatti allo scopo, puoi gestire e modificare facilmente più campi personalizzati contemporaneamente. Inoltre, i gruppi di campi personalizzati possono ridurre il disordine visivo garantendo che ogni file nel tuo workspace visualizzi solo i campi specifici necessari per quel lavoro.
Nota: questa funzione è attualmente disponibile solo nell'ambito del programma Early Adopter. Se sei interessato a utilizzare i campi personalizzati nel tuo workspace, contatta il tuo Customer Success Manager per discutere della partecipazione al programma.
Requisiti
- Questo articolo presuppone che tu abbia già creato dei campi personalizzati nel tuo workspace. Scopri di più sui campi personalizzati.
- Il ruolo Amministratore dei campi personalizzati è necessario per modificare i gruppi e le definizioni dei campi personalizzati. Questo vale anche per gli utenti API.
- Proprietario o Editor sono necessari per gestire i valori dei campi personalizzati di un file.
- Le autorizzazioni Proprietario sono necessarie per gestire il gruppo di campi personalizzati di un file.
Creare gruppi di campi personalizzati
Il primo passo per gestire i gruppi di campi personalizzati è quello di creare il gruppo all'interno del tuo workspace e assegnargli i campi pertinenti. Nei passi successivi, applicheremo questi gruppi ai singoli file del tuo workspace.
Per creare un gruppo di campi personalizzati:
- Nella schermata Campi personalizzati, clicca sul pulsante Crea > Crea gruppo personalizzato.
- Inserisci i dettagli del tuo nuovo gruppo di campi personalizzati.
Nome del gruppo Il nome del gruppo o "titolo" come appare nel workspace. ID del gruppo L'identificatore univoco del campo, utilizzato principalmente in modo programmatico o tramite API.
Caratteri supportati:
- Lettere
- Numeri
- Periodi
- Sottolineature
- Trattini
Tieni presente che una volta attivato un gruppo per la prima volta, l'ID non può essere modificato.
Oggetti Determina quali sono gli oggetti di Workiva (come un documento o una sezione) a cui questo gruppo può essere applicato.
Descrizione Una breve descrizione dello scopo del gruppo di campi personalizzati. Questo aiuta a chiarire quali campi appartengono a questo gruppo. - Clicca su Salva e aggiungi campi personalizzati.
Nota: Se preferisci aggiungere i campi personalizzati in un secondo momento, clicca su Salva per terminare.
- Sul lato sinistro, seleziona ogni campo personalizzato che appartiene a questo gruppo, quindi clicca su Aggiungi.
Applica gruppi di campi a singoli file
Ora che hai creato i gruppi di campi e li hai suddivisi in campi personalizzati, devi assegnare questi gruppi ai singoli file del tuo workspace. Questo indica a Workiva quali campi personalizzati devono essere visualizzati per quel particolare oggetto.
Per applicare un gruppo di campi:
- Dalla schermata File, seleziona un documento, un foglio di calcolo o una presentazione.
- Clicca sul menu a tendina Proprietà nella parte superiore dello schermo, quindi seleziona il primo elemento dell'elenco (ad esempio un Documento, un Foglio di calcolo o una Presentazione).
- Nella finestra Proprietà del documento, seleziona la scheda Gruppi di campi personalizzati sul lato destro.
- Seleziona quali gruppi si applicano a questo documento o sezione e clicca su Salva modifiche.
Visualizza un gruppo di campi
I gruppi di campi applicati nel passaggio precedente appariranno ora nel pannello Campi personalizzati di quel file. Il gruppo di campi predefinito viene sempre visualizzato qui, ma puoi ridurlo a icona e selezionarne uno alternativo.
Per visualizzare un gruppo di campi:
- Dalla schermata File, seleziona un documento, un foglio di calcolo o una presentazione.
- Seleziona l'icona Campi personalizzati dal pannello di destra.
- Passa da un tipo di oggetto all'altro (ad esempio un Documento o una Sezione) utilizzando le schede in alto.
- Riduci a icona il gruppo di campi predefinito, quindi espandi il gruppo specifico che desideri utilizzare.
Gestisci i gruppi di campi
Puoi modificare i gruppi di campi esistenti e i campi ad essi assegnati attraverso la sezione Gestione gruppi della schermata Campi personalizzati.
Per aggiungere campi a un gruppo esistente:
- Individua il gruppo di campi che desideri modificare e seleziona Gestisci campi dal menu Azionisul lato destro.
- Clicca sul pulsante Aggiungi campi accanto alla casella di ricerca sul lato destro.
- Usa le caselle di controllo sul lato sinistro per selezionare i campi che devono far parte di questo gruppo.
- Clicca su Aggiungi per terminare.
Per rimuovere i campi da un gruppo esistente:
- Individua il gruppo di campi che desideri modificare e seleziona Gestisci campi dal menu Azionisul lato destro.
- Seleziona i campi che desideri rimuovere sul lato sinistro dello schermo.
- Clicca sul pulsante Rimuovi campi per rimuoverli in blocco.
Puoi anche rimuovere un singolo campo utilizzando il menu Azionisul lato destro.
Per modificare le proprietà di un gruppo di campi:
- Individua il gruppo di campi che desideri modificare.
- Nel menu Azionisul lato destro, seleziona Modifica proprietà del gruppo.
- Modifica il nome del gruppo di campi, la descrizione e i tipi di oggetti a cui si applica, quindi Salva.
Ricorda che l'ID del gruppo non può essere modificato dopo che il gruppo è stato salvato.
Nota: La rimozione di una categoria precedentemente assegnata dal campo Oggetti non influisce sugli oggetti esistenti. Ad esempio, puoi rimuovere la categoria "Tutti i documenti" senza che ciò abbia un impatto sui campi attualmente assegnati, ma non potrai assegnarla ad altri documenti.
Seleziona i gruppi di campi sul lato sinistro dello schermo e usa i pulsanti Attiva o Disattiva per selezionare in massa.
Puoi anche attivare o disattivare un singolo gruppo di campi utilizzando il menu Azionisul lato destro.