Nota: solo i proprietari dell'area di lavoro, i gestori dei contenuti e i gestori delle copie possono copiare i file; se è necessario copiare un file, contattare un proprietario dell'area di lavoro. Per trovare il proprietario di uno spazio di lavoro, vedere Trovare membri e amministratori.
Puoi anticipare i processi copiandoli, in modo da poterli riutilizzare per eventi ricorrenti, come i flussi di lavoro di reporting trimestrali. È possibile copiare un processo in qualsiasi momento, anche se è già stato avviato.
Se di solito si impostano le date di scadenza delle attività in base a un calendario specifico (ad esempio, un'attività ricorrente deve essere completata entro il quinto giorno lavorativo di un ciclo di due settimane), configura i giorni lavorativi prima della copia per facilitare l'aggiornamento delle date di scadenza delle attività nel nuovo processo copiato.
Nota: i calendari di Workiva, le funzioni relative al calendario (come l'utilizzo dei giorni lavorativi nei processi), i modelli di processo, i grafici e gli approfondimenti sul monitoraggio dei processi e la scheda di riepilogo delle copie dei processi sono attualmente disponibili solo in alcune delle nostre soluzioni di Financial Reporting e Servizi finanziari.
Avanzamento di un processo
Per eseguire l'avanzamento di un processo, è necessario copiare il file del processo:
- Andate alla pagina Files e trovate il vostro processo.
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul file di processo e selezionare Copia.
- Conferma la tua selezione e clicca su Avanti.
-
Selezionare le impostazioni di copia .
Nota: per mantenere tutti i riferimenti ai file nel processo, assicurarsi di selezionare Collegamenti e riferimenti al processo.
- Dai un nome alla nuova cartella e clicca su Copia.
Per saperne di più su copiare file e cartelle.
Rivedere il processo copiato con le azioni di certificazione
Esaminare la scheda di sintesi del processo
Dopo aver copiato un processo e aver aperto il file del processo copiato, nel pannello di sinistra Overview verrà visualizzato un riquadro Process copy summary. Questo riquadro fornisce informazioni sull'ultima volta che il processo è stato eseguito:
- Attività in ritardo: Tutte le attività che sono state completate oltre la data di scadenza l'ultima volta che questo processo è stato eseguito
- Attività annullate: Tutte le attività che sono state annullate l'ultima volta che questo processo è stato eseguito
- Attività aggiunte: Tutti i compiti aggiunti dopo l'ultimo avvio di questo processo
Fare clic sulla freccia accanto a Attività in ritardo, Attività annullate, o Attività aggiunte in questo riquadro per visualizzare le azioni corrispondenti nell'elenco delle azioni.
È anche possibile fare clic su Visualizza dettagli per confrontare più dettagli tra i processi e vedere le raccomandazioni per aiutare a impostare il processo successivo.
Esaminare le impostazioni, le lettere e le azioni di certificazione del processo
Inoltre, aprire Settings nella barra degli strumenti per rivedere e aggiornare le seguenti impostazioni di processo:
- Nella scheda Generale:
- Il nome del processo
- L'ordine di partenza
- Il processo di chiusura Tipo
- I permessi di
- Nella scheda Calendario:
- Il sito Calendari che sono stati aggiunti al calendario del processo
- Se i giorni lavorativi sono stati configurati nel processo originale, aggiornare i valori per Primo giorno lavorativo, Ultimo giorno lavorativo, Giorni lavorativi ed eventuali Eccezioni in base alla pianificazione dell'azienda per il processo copiato.
- Nella scheda Certificazioni:
- L'impostazione Approvazione automatica
- Le e-mail di promemoria predefinite di Certifications
Quindi, andare alla scheda Letters e per ogni lettera che si utilizzerà nel processo:
- Rivedi e aggiorna il contenuto della lettera
- Con la lettera aperta, aprire Properties nella barra degli strumenti della lettera per rivedere e aggiornare le seguenti proprietà della lettera:
- Il nome della lettera
- Il punto di contatto
- Le opzioni di certificazione
Quindi, nella scheda Process, per tutte le azioni di certificazione nel processo copiato, rivedere e aggiornare quanto segue (è possibile modificare in blocco questi campi per risparmiare tempo):
- L'azione Titolo
- La lettera assegnata all'azione
- I firmatari e gli approvatori assegnati
- Verifica la presenza di eventuali utenti sospesi e sostituiscili con utenti attivi
- Data di scadenza dell'azione e Data di scadenza dell'approvazione. Se i giorni lavorativi sono stati configurati nel processo originale e le impostazioni del Calendario sono già state aggiornate con i nuovi giorni lavorativi per il processo copiato, le date di scadenza dell'azione saranno aggiornate automaticamente. Assicuratevi che siano corretti in base al programma della vostra azienda per il processo di copiatura.
- L'azione Notifica e-mail (la notifica e-mail inviata ai firmatari per questa azione)
- L'azione è Tags
Usare la funzione Export nella barra degli strumenti del processo per fare riferimenti incrociati tra titoli di azioni, assegnazioni di lettere di certificazione, firmatari e approvatori e altri campi.
Il processo è ora pronto a ripartire.