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Nei report progettati, puoi usare track changes e le linee nere di confronto per tenere traccia delle modifiche nei file. L'utilizzo di entrambi può aiutare te e gli altri collaboratori a migliorare i contenuti degli oggetti flottanti nel tuo documento.
- Usa le modifiche tracciate per visualizzare le modifiche al testo all'interno degli oggetti flottanti. Per saperne di più sugli oggetti fluttuanti, consulta Utilizzare gli oggetti fluttuanti.
- Visualizza il pannello Modifiche alla linea nera di confronto per vedere i contenuti cancellati e aggiunti in una sezione.
- Invia le linee nere di confronto per la revisione con una modalità di visualizzazione specifica.
Usare track changes
Track changes ti permette di visualizzare un elenco di singole modifiche apportate a un documento che puoi approvare o rifiutare. Puoi abilitare track changes all'intero documento o a sezioni specifiche.
Le modifiche vengono tracciate per il testo all'interno degli oggetti fluttuanti, compresa l'aggiunta e l'eliminazione di oggetti fluttuanti. Tuttavia, lo spostamento degli oggetti fluttuanti all'interno del file non verrà tracciato.
Nota: l'approvazione dei paragrafi eliminati dalla traccia assocerà gli ancoraggi degli oggetti fluttuanti al paragrafo più vicino non eliminato dalla traccia.
Modalità di visualizzazione Track changes
Nella scheda Revisione ci sono tre diverse modalità di visualizzazione che puoi attivare per visualizzare le modifiche.
- Nascondi modifiche: Nasconde tutte le modifiche. In questo modo puoi vedere il file come ultima revisione in una vista pulita.
- Modifiche semplificate: Nasconde i contenuti eliminati ma mostra un pin nella posizione generale. Questo ti permette di vedere la vista finale del documento indicando anche le aree di modifica. Puoi fare clic sui pin per visualizzare le schede di modifica dettagliate nel pannello Track Changes.
- Tutte le modifiche: Questa è la vista predefinita per track changes. Vedrai i contenuti cancellati e aggiunti.
Nota: la vista Tutte le modifiche può influenzare la disposizione finale dei contenuti poiché fa spazio ai contenuti cancellati che non sono presenti nella revisione finale.
Per i documenti molto elaborati, consigliamo la vista Modifiche semplificate. In questo modo i revisori potranno vedere l'aspetto del file finale con le modifiche apportate. Per maggiori informazioni su track changes nei documenti, consulta Tracciamento delle modifiche nei documenti.
Nota: se vuoi spostare il testo e mantenere le modifiche tracciate, usa Copia e Incolla. Se utilizzi Taglia e Incolla, perderai la possibilità di tracciare le modifiche.
Utilizzare le linee nere di confronto
Le linee nere di confronto sono modifiche storiche di due versioni di un file. Ogni volta che un documento viene modificato da te o da un tuo collaboratore, nel pannello Cronologia appare una revisione a cui puoi applicare la linea nera di confronto. Le revisioni vengono visualizzate quando nel documento viene apportata una modifica del contenuto che influisce sulla capacità di comprensione del lettore. Creando una linea nera con due revisioni, è possibile visualizzare e confrontare due versioni diverse del documento.
Modalità di visualizzazione Linee nere di confronto
Nella scheda Revisione ci sono tre diverse modalità di visualizzazione che puoi attivare per visualizzare le modifiche.
- Nascondi modifiche: Nasconde tutte le modifiche. In questo modo puoi vedere il file come ultima revisione in una vista pulita.
- Modifiche semplificate: Nasconde i contenuti eliminati ma mostra un pin nella posizione generale. Questo ti permette di vedere la vista finale del documento indicando anche le aree di modifica. Puoi fare clic sui pin per visualizzare le schede di modifica dettagliate nel pannello Modifiche alla linee nere di confronto.
- Tutte le modifiche: Questa è la vista predefinita per le linee nere di confronto. Vedrai i contenuti cancellati e aggiunti.
Nota: la vista Tutte le modifiche può influenzare la disposizione finale dei contenuti poiché fa spazio ai contenuti cancellati che non sono presenti nella revisione finale.
Per i documenti molto elaborati, consigliamo la vista Modifiche semplificate. In questo modo i revisori potranno vedere l'aspetto del file finale con le modifiche apportate.
A destra, puoi aprire il pannello Modifiche alla linea nera di confronto o cliccare sulle puntine all'interno del file. Il pannello mostra le modifiche solo per la sezione corrente in cui si trova il tuo cursore.
Le linee nere tengono traccia dell'aggiunta e dell'eliminazione di oggetti fluttuanti. Tiene traccia anche del sottotesto all'interno degli oggetti fluttuanti. Per maggiori informazioni sulle linee nere nei documenti, consulta Creare e visualizzare le linee nere dei documenti.
Inviare le linee nere di confronto per la revisione
Puoi inviare una revisione per consentire agli utenti del tuo workspace di visualizzare e commentare una linea nera di confronto esistente. Quando si richiede una revisione, il revisore può aprire la linea nera in Workiva e aggiungere commenti che appariranno sul file di origine. Attualmente puoi inviare solo linee nere di confronto per la revisione.
Nota: puoi inviare per la revisione solo i contenuti di cui sei proprietario o che hai i permessi per inviare il documento per la revisione.
Puoi anche impostare una vista predefinita per il revisore. Quando riceveranno la recensione, la vedranno in una delle tre modalità di visualizzazione che hai scelto. Il revisore può comunque passare da una visualizzazione all'altra a meno che tu non selezioni la casella per impedire al revisore di cambiare la visualizzazione.
Le revisioni delle linee nere funzionano come le normali revisioni dei documenti. Per saperne di più sull'invio e la revisione dei file, consulta Invio per revisione.
Esportazione di linea nera di confronto e track changes in PDF
Puoi esportare la linea nera di confronto o le modifiche tracciate in un PDF che puoi condividere facilmente con altri. Esistono due opzioni per l'esportazione in PDF:
Nota: queste opzioni non supportano la visualizzazione delle modifiche agli oggetti fluttuanti.
- Tutte le modifiche: esporta in un PDF che mostra tutte le modifiche in linea nel documento.
- Modifiche semplificate con changelog: esporta in un PDF che utilizza indicatori direttamente sul documento per mostrare dove sono state apportate le modifiche. Le modifiche dettagliate vengono visualizzate in un registro separato per ogni pagina. Ti consigliamo di utilizzare questa opzione se vuoi vedere l'aspetto del report finale con tutte le modifiche apportate.
Per esportare una linea nera di confronto in formato PDF:
- Nella tua linea nera di confronto, clicca su Salva PDF nella barra degli strumenti.
Se non hai la linea nera di confronto aperta, puoi anche andare nel pannello Linee nere di confronto e selezionare Esporta in PDF dal menu a tendina della linea nera di confronto.
- Scegli di mostrare Tutte le modifiche o Modifiche semplificate con changelog.
Nota: l'etichettatura per l'accessibilità web non può essere attivata quando si esportano le modifiche semplificate con il changelog.
- Dopo aver selezionato tutte le opzioni che vuoi includere, clicca su Esporta.
Per esportare il tuo documento con track changes in formato PDF:
- Nel tuo documento, clicca su File, poi su Salva con nome. Dal menu a discesa, seleziona PDF.
- In Avanzate, seleziona Includi track changes.
- Scegli di mostrare Tutte le modifiche o Modifiche semplificate con changelog.
Nota: l'etichettatura per l'accessibilità web non può essere attivata quando si esportano le modifiche semplificate con il changelog.
- Dopo aver selezionato tutte le opzioni che vuoi includere, clicca su Esporta.