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Nei report personalizzati è possibile utilizzare la funzione "Track Changes" e le "blacklines" per tenere traccia delle modifiche apportate ai file. L'utilizzo di entrambi può aiutare te e gli altri collaboratori a migliorare i contenuti degli oggetti flottanti nel tuo documento.
- Usa le modifiche tracciate per visualizzare le modifiche al testo all'interno degli oggetti flottanti. Per ulteriori informazioni sugli oggetti fluttuanti, consulta la sezione " Utilizzo degli oggetti fluttuanti ".
- Visualizza il pannello " Modifiche Blackline " per vedere i contenuti eliminati e aggiunti all'interno di una sezione.
- Invia le linee nere di confronto per la revisione con una modalità di visualizzazione specifica.
Usare track changes
Track changes ti permette di visualizzare un elenco di singole modifiche apportate a un documento che puoi approvare o rifiutare. Puoi abilitare track changes all'intero documento o a sezioni specifiche.
Le modifiche vengono tracciate per il testo all'interno degli oggetti fluttuanti, compresa l'aggiunta e l'eliminazione di oggetti fluttuanti. Tuttavia, lo spostamento degli oggetti fluttuanti all'interno del file non verrà tracciato.
Nota : l'approvazione dei paragrafi con tracciatura delle modifiche disattivata assocerà gli ancoraggi degli oggetti fluttuanti al paragrafo più vicino in cui la tracciatura delle modifiche non è stata disattivata
Modalità di visualizzazione Track changes
Nella scheda " Revisione " sono disponibili tre diverse modalità di visualizzazione tra cui è possibile scegliere per visualizzare le modifiche.
- Nascondi modifiche: nasconde tutti i contrassegni delle modifiche. In questo modo puoi vedere il file come ultima revisione in una vista pulita.
- Modifiche semplificate: nasconde i contenuti eliminati, ma mostra un segnaposto nella posizione approssimativa. Questo ti permette di vedere la vista finale del documento indicando anche le aree di modifica. È possibile fare clic sui segnaposto per visualizzare le schede di modifica dettagliate nel pannello " Track Changes ".
- Tutte le modifiche: questa è la visualizzazione predefinita per il controllo delle modifiche. Vedrai i contenuti cancellati e aggiunti.
Nota : la visualizzazione "Tutte le modifiche" può influire sull'impaginazione finale dei contenuti, poiché lascia spazio ai contenuti eliminati che non sono presenti nella versione definitiva.
Per i documenti particolarmente elaborati, consigliamo di utilizzare la vista " Modifiche semplificate ". In questo modo i revisori potranno vedere l'aspetto del file finale con le modifiche apportate. Per ulteriori informazioni sul controllo delle modifiche nei documenti, consultare la sezione " Controllo delle modifiche nei documenti ".
Nota : se desideri spostare del testo mantenendo le modifiche tracciate, utilizza le funzioni " Copia " e " Incolla" . Se utilizzi le funzioni " Taglia " e "Incolla" , non potrai più tenere traccia delle modifiche.
Utilizzare le linee nere di confronto
Le linee nere di confronto sono modifiche storiche di due versioni di un file. Ogni volta che tu o un collaboratore modificate un documento, nel pannello “Cronologia” compare una revisione che puoi evidenziare. Le revisioni vengono visualizzate quando nel documento viene apportata una modifica del contenuto che influisce sulla capacità di comprensione del lettore. Creando una linea nera con due revisioni, è possibile visualizzare e confrontare due versioni diverse del documento.
Modalità di visualizzazione Linee nere di confronto
Nella scheda " Revisione " sono disponibili tre diverse modalità di visualizzazione tra cui è possibile scegliere per visualizzare le modifiche.
- Nascondi modifiche: nasconde tutti i contrassegni delle modifiche. In questo modo puoi vedere il file come ultima revisione in una vista pulita.
- Modifiche semplificate: nasconde i contenuti eliminati, ma mostra un segnaposto nella posizione approssimativa. Questo ti permette di vedere la vista finale del documento indicando anche le aree di modifica. È possibile fare clic sui segnaposto per visualizzare le schede dettagliate delle modifiche nel pannello " Modifiche Blackline ".
- Tutte le modifiche: questa è la visualizzazione predefinita per le bozze. Vedrai i contenuti cancellati e aggiunti.
Nota : la visualizzazione "Tutte le modifiche" può influire sull'impaginazione finale dei contenuti, poiché lascia spazio a contenuti eliminati che non sono presenti nella revisione finale.
Per i documenti particolarmente elaborati, consigliamo di utilizzare la vista " Modifiche semplificate ". In questo modo i revisori potranno vedere l'aspetto del file finale con le modifiche apportate.
Sulla destra, puoi aprire il pannello " Modifiche Blackline " oppure fare clic sui segnaposto presenti nel file. Il pannello mostra le modifiche solo per la sezione corrente in cui si trova il tuo cursore.
Le linee nere tengono traccia dell'aggiunta e dell'eliminazione di oggetti fluttuanti. Tiene traccia anche del sottotesto all'interno degli oggetti fluttuanti. Per ulteriori informazioni sulle modifiche evidenziate nei documenti, consultare la sezione " Creazione e visualizzazione delle modifiche evidenziate nei documenti ".
Inviare le linee nere di confronto per la revisione
Puoi inviare una revisione per consentire agli utenti del tuo workspace di visualizzare e commentare una linea nera di confronto esistente. Quando si richiede una revisione, il revisore può aprire la linea nera in Workiva e aggiungere commenti che appariranno sul file di origine. Attualmente puoi inviare solo linee nere di confronto per la revisione.
Nota: è possibile inviare per la revisione solo contenuti di cui si detiene la proprietà o per i quali si dispone delle autorizzazioni necessarie per l'invio del documento.
Puoi anche impostare una vista predefinita per il revisore. Quando riceveranno la recensione, la vedranno in una delle tre modalità di visualizzazione che hai scelto. Il revisore può comunque passare da una visualizzazione all'altra a meno che tu non selezioni la casella per impedire al revisore di cambiare la visualizzazione.
Le revisioni delle linee nere funzionano come le normali revisioni dei documenti. Per ulteriori informazioni sull'invio e la revisione dei file, consulta la sezione " Invia per revisione " .
Esportazione di linea nera di confronto e track changes in PDF
Puoi esportare il tuo documento con le parti ombreggiate o le modifiche evidenziate in un file PDF che potrai condividere facilmente con altri. Esistono due opzioni per l'esportazione in PDF:
Nota : queste opzioni non consentono di visualizzare le modifiche apportate agli oggetti fluttuanti.
- Tutte le modifiche: esporta in un file PDF che mostra tutte le modifiche direttamente all'interno del documento.
- Modifiche semplificate con registro delle modifiche: esporta in un file PDF che utilizza indicatori direttamente sul documento per mostrare dove sono state apportate le modifiche. Le modifiche dettagliate vengono visualizzate in un registro separato per ogni pagina. Ti consigliamo di utilizzare questa opzione se vuoi vedere l'aspetto del report finale con tutte le modifiche apportate.
Per esportare una linea nera di confronto in formato PDF:
- Nel tuo documento di lavoro, clicca su “Salva come PDF” nella barra degli strumenti.
Se il blackline non è aperto, puoi anche andare al pannello Blacklines e selezionare "Esporta in PDF " dal menu a tendina del blackline.
- Scegli se visualizzare " Tutte le modifiche " o " Modifiche semplificate" con il registro delle modifiche .
Nota : l'assegnazione dei tag per l'accessibilità web non può essere abilitata quando si esporta sotto forma di modifiche semplificate con registro delle modifiche.
- Una volta selezionate tutte le opzioni che desideri includere, fai clic su "Esporta".
Per esportare il tuo documento con track changes in formato PDF:
- Nel documento, fare clic su "File ", quindi su "Salva con nome". Dal menu a tendina, selezionare "PDF" .
- Nella sezione " Avanzate" , seleziona " Includi revisioni ".
- Scegli se visualizzare " Tutte le modifiche " o " Modifiche semplificate" con il registro delle modifiche .
Nota : l'assegnazione dei tag per l'accessibilità web non può essere abilitata quando si esporta sotto forma di modifiche semplificate con registro delle modifiche.
- Una volta selezionate tutte le opzioni che desideri includere, fai clic su "Esporta".