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Per impostazione predefinita, le lettere firmate senza l'aggiunta di spiegazioni, eccezioni o allegati saranno approvate automaticamente. Altrimenti, una volta che la lettera è stata firmata e se è richiesta l'approvazione, l'approvatore riceverà un'e-mail con il link diretto alla lettera da rivedere e approvare o restituire.
Nota: Se non viene aggiunta alcuna fase di approvazione quando si aggiunge l'azione di certificazione al processo e l'approvazione è necessaria, la persona che ha avviato il processo verrà aggiunta come approvatore.
Approva o restituisci una lettera
Se una lettera firmata deve essere approvata, tutti gli approvatori devono approvarla per completare la certificazione.
Per rivedere e approvare o restituire una lettera firmata:
- Apri la lettera utilizzando il link contenuto nella notifica e-mail o aprendo l'attività di certificazione nella scheda Attività in Home.
- Attiva il toggle Approver view e filtra le risposte in base al loro stato di revisione (Rejected, Accepted, o All responses) per accettare o rifiutare più facilmente ogni risposta della lettera.
-
Esamina le eventuali risposte, le spiegazioni e gli allegati.
- Per impostazione predefinita, le risposte senza eccezioni saranno accettate e le eccezioni saranno rifiutate, ma puoi modificare queste selezioni in base alle tue esigenze. Puoi anche aggiungere un feedback opzionale a ogni risposta.
- Se ci sono risposte rifiutate, la lettera non può essere approvata e deve essere nuovamente firmata.
- Se tutte le risposte sono state accettate, clicca su Approva nella barra degli strumenti. Altrimenti, Restituisci la lettera ai firmatari perché la firmino di nuovo. Se ci sono più firmatari e tu non sei il primo ad approvare, puoi scegliere di Restituire ai firmatari o Restituire agli approvatori (vedi Consenso con più firmatari o approvatori).
- Se restituisci la lettera, puoi aggiungere una nota facoltativa per spiegare la tua decisione.
Inoltre, puoi visualizzare l'attività di certificazione Dettagli e aggiungere approvazioni facoltative Note in qualsiasi momento affinché gli altri collaboratori possano vederle nel pannello laterale. I firmatari non potranno aggiungere note di approvazione.
Salta approvatore
Se non siete in grado di rivedere e approvare la lettera, il proprietario del processo può escludervi accedendo ai dettagli dell'azione di certificazione nella scheda Process (vedere Monitorare le azioni di certificazione in un processo) e facendo clic su Skip nel menu a tendina accanto al vostro nome. L'azione di certificazione andrà avanti.
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