Les propriétaires d’espace de travail et ou les administrateurs d’espace de travail peuvent gérer les paramètres de notification par courrier électronique. Pour accéder aux paramètres de notification, allez dans Paramètres de l’espace de travail et naviguez jusqu’à l’onglet Configuration.
Notifications
Les notifications par courrier électronique sont activées par défaut et ne peuvent pas être désactivées au niveau de l’espace de travail. Cependant, vous pouvez choisir des paramètres spécifiques pour vos notifications par e-mail dans la section Notifications.
Afficher le commentaire
Vous pouvez choisir d’afficher ou non un commentaire dans la notification par courrier électronique. Si vous sélectionnez cette option, le commentaire sera affiché dans la notification par courrier électronique avec le nom de la personne qui a laissé le commentaire. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous devrez ouvrir le fichier pour voir le commentaire.
Si l’option Regroupement d’e-mails est activée, la notification par courrier électronique affichera plusieurs commentaires.
Afficher l’e-mail de l’expéditeur
Vous pouvez choisir d’afficher l’e-mail de l’expéditeur dans les notifications par e-mail de commentaires. Si cette option est sélectionnée, l’e-mail de contact de la personne ayant posté le commentaire s’affichera à côté de son nom dans la notification. Si vous ne sélectionnez pas cette option, l’e-mail de contact ne sera pas inclus.
Afficher le nom de l’expéditeur
Vous pouvez choisir d’afficher ou non le nom de l’expéditeur dans la notification de l’e-mail. Si vous sélectionnez cette option, le nom de la personne qui a effectué l’activité dans Workiva sera affiché comme expéditeur dans la notification par e-mail. Si cette option n’est pas sélectionnée, les e-mails seront envoyés à partir des « Notifications Workiva »
Regroupement d’e-mails
Le regroupement est une façon de combiner les notifications en un seul e-mail au lieu de recevoir un seul e-mail à chaque fois qu’il y a une activité dans Workiva.
Remarque : Les notifications par e-mail ne peuvent être regroupées que pour les activités de commentaires et de tâches dans Workiva.
Si vous choisissez d’activer le regroupement, vous devrez définir les délais minimum et maximum pour les notifications.
- Délai minimum : Définissez le délai minimum pendant lequel le système doit attendre avant d’envoyer des notifications groupées. En d’autres termes, si ce laps de temps s’écoule sans qu’aucune nouvelle activité de notification n’ait lieu, la liasse de notifications sera envoyée. Cette valeur ne peut être supérieure à 1440 minutes.
- Délai maximum : Définissez le délai maximal pendant lequel le système attendra avant d’envoyer des notifications groupées. Cela signifie qu’il s’agit du délai le plus long entre le moment où une activité se produit et le moment où l’utilisateur en est informé. Cette valeur ne peut être supérieure à 1440 minutes.
Supposons que le minimum soit fixé à cinq minutes. Si un utilisateur est mentionné dans un commentaire à la deuxième minute, puis à la sixième minute, il sera informé des deux commentaires à la onzième minute si aucune autre activité n’a eu lieu.
Supposons que le maximum soit fixé à 20 minutes. Si un utilisateur est mentionné dans un commentaire toutes les deux ou trois minutes, il sera informé de tous les commentaires 20 minutes après la première activité de commentaire.
Transférer les notifications
Vous pouvez transférer automatiquement les notifications par e-mail d’un utilisateur à un autre. Avec les notifications de transfert, les notifications envoyées aux destinataires initiaux seront également envoyées à d’autres utilisateurs de votre choix.
Note : Pour des raisons de sécurité, les liens vers la plateforme Workiva ne seront pas inclus dans l’e-mail transféré.
Pour ajouter des notifications de transfert :
- Accédez à Transférer les notifications sous l’onglet Configuration.
- Cliquez sur Ajouter une notification à transférer.
- Sélectionnez le destinataire d’origine des notifications et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs à qui transmettre les notifications, puis cliquez sur Terminer.
Vous pouvez consulter vos notifications de transfert dans le tableau et cliquer sur le menu situé à côté d’une configuration pour Modifier ou Supprimer.
Note : Les transferts de notifications peuvent être configurés pour un maximum de 50 destinataires originaux. Chaque destinataire initial peut avoir jusqu’à 10 utilisateurs à qui transmettre ses notifications.
Paramètres de notification de Slack
Les notifications Slack pour Workiva sont actuellement une version bêta et nécessitent une installation et une configuration manuelles.
Vous pouvez activer les notifications Slack pour votre espace de travail et commencer à recevoir des notifications Slack pour le contenu de Workiva tel que les commentaires dirigés, les tâches, les rappels, les demandes, et plus encore. Les utilisateurs individuels peuvent choisir de ne pas recevoir ces notifications s’ils le souhaitent en se rendant sur leur profil d’utilisateur Workiva. Voir Ajouter Workiva notification to Slack pour les détails et les instructions de configuration.
Pour plus d’informations sur les notifications au niveau de l’organisation, voir Gérer les paramètres de notification de l’organisation.