Portail de support Workiva

Lorsque vous avez un niveau élevé de contenu commun dans les fichiers avec des variations mineures dans l’utilisation, les espaces réservés sont un moyen de réutiliser le contenu tout en offrant la flexibilité nécessaire pour spécifier les variations. Avec les espaces réservés, vous pouvez créer des liens source qui permettent de planifier des variables, ou les utiliser sans lien pour créer des modèles de document.

Voici quelques exemples de la manière dont vous pouvez utiliser les espaces réservés de contenu :

• Insérez un espace réservé dans un lien source pour permettre un contenu variable à la destination. 
• Créez des modèles pour les récits et montrez où le contenu dynamique doit être mis à jour chaque fois que le récit est utilisé.
• Introduire la variabilité dans le langage standard des rapports

Vous pouvez également utiliser les espaces réservés connectés qui se connectent directement à des feuilles de calcul situées ailleurs dans votre espace de travail.

Disponibilité des fonctionnalités 

• Les espaces réservés de contenu ne sont actuellement disponibles que dans les documents et les présentations.
• Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour certains types de solutions. Veuillez contacter votre MCS pour plus d’informations

Créez un nouveau espace réservé manuel

Pour créer un espace réservé dans un fichier individuel :

1. Ouvrez le panneau content placeholders (x) sur le côté droit.
2. Cliquez sur l’icône plus (+) et sélectionnez Manual placeholder.
   
3. Saisissez un nom d’étiquette d’espace réservé et une description facultative.
   Note : Lorsque vous insérez un espace réservé dans un document, cette étiquette s’affiche jusqu’à ce que vous lui donniez une valeur. 
4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer l’espace réservé, ou cliquez sur Ajouter et insérer pour insérer l’espace réservé à l’endroit où se trouve votre curseur dans le fichier.
   

Une fois ajouté, votre espace réservé peut être inséré à tout moment à partir du panneau Placeholders.

Insérer un espace réservé

Pour insérer un espace réservé dans votre document :

1. Cliquez dans votre document à l’endroit où vous souhaitez ajouter l’espace réservé. Si vous souhaitez remplacer un texte existant par votre espace réservé, mettez le texte à remplacer en surbrillance.
2. Dans le panneau Espaces réservés de contenu, cliquez sur la flèche déroulante située à côté de votre espace réservé et sélectionnez Insérer sur la sélection.
   

Vous pouvez mettre en évidence votre nouvel espace réservé dans le document et ajouter une mise en forme de texte, comme l’accentuation ou la couleur, que vous souhaiterez lorsque des valeurs seront ajoutées à l’espace réservé.

Une fois que vous avez inséré tous les espaces réservés nécessaires dans votre document, vous pouvez :

• Cliquez sur Enregistrer sous dans la barre d’outils Fichier et enregistrez le fichier en tant que modèle
• Mettez le contenu en surbrillance et cliquez avec le bouton droit de la souris pour Créer un lien source et l’utiliser comme lien de destination dans un autre fichier
• Reliez vos espaces réservés aux données d’une feuille de calcul afin d’obtenir rapidement des valeurs dynamiques pour des ensembles d’espaces réservés

Formatage des valeurs

Vous pouvez utiliser les options de mise en forme des valeurs pour modifier la façon dont votre feuille de calcul affiche les données d’espacement. Cela vous donne encore plus de flexibilité dans la façon dont les dates, les devises et les autres chiffres sont affichés dans vos documents.

En savoir plus : Formatage des valeurs et des nombres

Les espaces réservés connectés

Connecter des espaces réservés aux données d’une feuille de calcul Workiva permet d’organiser, de mettre à jour et de centraliser vos informations en un seul endroit. Cela vous permet d’utiliser un ensemble cohérent d’espaces réservés pour le contenu dans plusieurs fichiers.

La connexion à une feuille de calcul se fait en deux temps :

• Partie 1 : Configurez les données dans votre feuille de calcul : Configurez les données de votre feuille de calcul
• Partie 2 : Établir la connexion

Partie 1 : Configurez les données dans votre feuille de calcul : Configurez les données dans votre feuille de calcul

Pour configurer une feuille de calcul pour plusieurs ensembles de valeurs de remplacement, créez une nouvelle feuille de calcul Workiva ou utilisez-en une existante. Veillez à effectuer les opérations suivantes :

• Configurez votre plage de données et utilisez la première ligne ou colonne pour les étiquettes de remplacement que vous souhaitez utiliser - il peut s’agir d’éléments tels que Responsable de bureau ou Adresse si vous avez rédigé un texte narratif à utiliser dans plusieurs bureaux
• Remplissez les lignes et les colonnes avec les ensembles uniques de valeurs pour chaque récit
  

Établir la connexion

Une fois que vous avez créé une feuille de calcul avec les valeurs à remplir pour vos espaces réservés, vous pouvez la connecter à votre document.

1. Ouvrez le panneau content placeholders (x) sur le côté droit.
2. Cliquez sur l’icône plus (+) et sélectionnez Connected placeholder.
   
3. Choisissez la feuille de calcul contenant vos données de remplacement et cliquez sur Sélectionner.
4. Complétez Étape 1 : Entrer une plage de données pour la connexion.
   • Choisissez la feuille à laquelle vous souhaitez vous connecter.
   • Saisissez la plage de données à utiliser à partir de la feuille de calcul, par exemple A1:C4. Veillez à ce que la plage comprenne à la fois les étiquettes et les valeurs des espaces réservés.
   • Si vous avez besoin d’afficher la feuille de calcul de connexion pour vérifier la plage de cellules, cliquez sur le nom du fichier en hyperlien.
   • Indiquez si les champs de données se trouvent à la ligne 1 ou à la colonne 1 de la plage de données.
     
5. Complétez Étape 2 : Vérifier les espaces réservés de contenu et sélectionner une clé.
   • Les libellés de votre feuille de calcul sont répertoriés dans la colonne Source. Dans la colonne Espaces réservés, vous pouvez soit sélectionner l’espace réservé existant dans votre document pour le mapper, soit en créer un nouveau en le saisissant dans la case.
   • Choisissez une Clé d’espace réservé à épingler en haut de votre liste d’espaces réservés. Vous utiliserez la clé pour identifier l’ensemble des données à utiliser pour remplir vos espaces réservés. Veillez à sélectionner une clé dont les valeurs sont distinctes et ne se répètent dans aucun ensemble de données. Vous pouvez également sélectionner plusieurs clés avec une combinaison distincte de valeurs.
     
6. Cliquez sur Enregistrer pour terminer.

Vos espaces réservés connectés s’affichent désormais dans le panneau Espaces réservés de contenu.

Si vous n’avez pas fait correspondre les espaces réservés à des espaces existants dans le document, vous pouvez maintenant les ajouter à votre document en utilisant Insérer sur la sélection dans la liste déroulante de chaque espace réservé.

Gérer la connexion

Le menu déroulant de la connexion au tableur offre plusieurs possibilités de gérer votre connexion.

• Visualiser les données sources : Accédez à la feuille de calcul connectée pour consulter les données
• Modifier la connexion: Retournez à la fenêtre modale Configurer la connexion pour modifier la plage de données, le mappage des espaces réservés ou la clé
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• Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source
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• Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document

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• Se déconnecter de la source : Supprime la connexion à la feuille de calcul source mais conserve les espaces réservés et les valeurs saisies
• Supprimer les espaces réservés : Supprimez la connexion à la source et supprimez les espaces réservés, mais toutes les valeurs saisies pour les espaces réservés resteront dans le document

Pour actualiser la connexion, cliquez sur l’icône Actualiser la connexion. Toutes les valeurs mises à jour dans la feuille de calcul le seront également dans votre document.

Marquer un espace réservé avec XBRL

Après avoir créé un espace réservé, vous pouvez choisir d’appliquer XBRL à une utilisation individuelle de l’espace réservé sans appliquer XBRL à toutes les utilisations de l’espace réservé. Cela vous donne la possibilité de placer les étiquettes exactement là où vous le souhaitez sans affecter les autres . XBRL peut être appliqué aux espaces réservés dans le texte, dans les liens sources ou dans les liens de destination. Vous pouvez appliquer XBRL aux espaces réservés de la même manière que vous pouvez appliquer XBRL à d’autres éléments d’information. Pour plus d’informations sur le balisage XBRL, voir Baliser des faits.

Ajouter des valeurs d’espace réservé

Utilisez le panneau Espaces réservés de contenu pour ajouter des valeurs à vos espaces réservés. La valeur que vous saisissez dans le panneau remplace l’étiquette dans le texte mais conserve la mise en forme. La façon dont vous ajoutez des valeurs dépend de la connexion ou non de vos espaces réservés aux données d’une feuille de calcul.

Effacer les valeurs de remplacement

Pour effacer toutes les valeurs des espaces réservés dans le document, cliquez sur l’icône de la gomme dans le tableau de bord. Toutes les valeurs des espaces réservés sont effacées et remplacées par l’étiquette correspondante.

Masquer et démasquer les espaces réservés

Si vous n’avez pas besoin d’ajouter une valeur à un espace réservé, vous pouvez le masquer dans le document afin que l’étiquette ne s’affiche pas. Vous ne pouvez masquer que les espaces réservés qui n’ont pas de valeurs. Par exemple, vous pouvez avoir des espaces réservés dans le document pour "Ligne d’adresse 1" et "Ligne d’adresse 2". Si vous ne voulez rien voir apparaître pour la "ligne d’adresse 2", vous pouvez la masquer dans le document.

Masquer automatiquement un espace réservé sans valeur

Vous pouvez également choisir de masquer automatiquement l’étiquette d’un espace réservé de contenu lorsqu’aucune valeur n’est saisie. 

1. Dans le panneau Espaces réservés de contenu, développez le menu déroulant de l’espace réservé et sélectionnez Propriétés. 
   
2. Sélectionnez Masquer dans le document.
   
3. Cliquez sur Enregistrer.

Le caractère générique sera masqué dans le document s’il n’a pas de valeur attribuée.

Modifier les espaces réservés

Pour modifier les propriétés d’un espace réservé existant lorsque vous devez changer son nom, sa description ou sa valeur.

1. Dans le panneau Espaces réservés de contenu, développez le menu déroulant de l’espace réservé et sélectionnez Propriétés. 
   
2. Saisissez un nouveau nom, une nouvelle description ou une nouvelle valeur pour le placeholder. Cliquez sur Enregistrer.

Retirer ou supprimer des espaces réservés

Vous pouvez retirer ou supprimer des espaces réservés de votre fichier en fonction de ce que vous devez mettre à jour. La suppression d’un espace réservé le détache du document, mais conserve le contenu que vous avez déjà saisi. La suppression d’un espace réservé le supprime à la fois du panneau Content placeholders et du document. Si un espace réservé avait déjà une valeur, cette valeur reste dans le document après son retrait ou sa suppression.

Afficher tous les emplacements de placeholders dans un document

Pour afficher tous les espaces réservés utilisés dans un fichier, ouvrez l’onglet Emplacements du panneau des espaces réservés.

Comprendre le panneau Emplacements

• Nombre d’utilisations : Le nombre bleu clair à côté de chaque espace réservé indique combien de fois il est utilisé dans le document actuel.
• Nom de l’espace réservé : Le nom de l’espace réservé apparaît sur la première ligne. (« Entreprise » ou « Ville » dans l’exemple ci-dessous)
• Nom de la section : Le nom de la section apparaît sous le nom du placeholder. (« État financier » ou « État révisé » dans l’exemple ci-dessous).
• Caractères gras cachés : Les espaces réservés cachés apparaissent en grisé.

Rechercher, trier et filtrer les espaces réservés

Utilisez la barre d’outils en haut du panneau pour :

• Recherchez les espaces réservés de par nom
• Triez les espaces réservés par nom ou par nombre d’emplacements dans le fichier.
• Filtrez les espaces réservés par section, visibilité ou type de valeur (par exemple, données connectées, données manuelles ou null data).

Sauter à un emplacement de l’espace réservé

Cliquez sur un espace réservé dans le panneau Emplacements pour accéder rapidement à l’endroit où il apparaît dans votre document.

Bon à savoir

Questions supplémentaires

Les espaces réservés de contenu : Foire aux questions

Opérations de copie

Lors de la copie d’un dossier contenant des espaces réservés :

• Si la feuille de calcul de remplacement se trouve dans le dossier copié : Toutes les connexions de l’espace réservé seront automatiquement mises à jour pour pointer vers la feuille de calcul nouvellement copiée dans le dossier de destination.
• Si la feuille de calcul de remplacement ne se trouve pas dans le dossier copié : Toutes les connexions de l’espace réservé resteront liées à la feuille de calcul d’origine, sans qu’aucune mise à jour ne soit effectuée sur ces connexions.