Si votre entreprise utilise des feuilles de calcul - au lieu du programme de développement durable - pour collecter des données environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) ou de développement durable, vous pouvez utiliser les processus pour faciliter la collecte des données. Avec les processus, vous pouvez affecter des membres de l'équipe à la préparation et à l'approbation des données et les informer automatiquement de leurs tâches par le biais de feuilles de calcul.
Astuce : À partir de Sustainabillity Program, vous pouvez facilement affecter des membres de l'espace de travail à la préparation et à l'approbation des valeurs métriques pour les rapports sur le développement durable et suivre l'état d'avancement de leurs tâches. Pour en savoir plus, consultez le site Intro to Sustainability Program.
Étape 1. Attribuer des tâches
Dans le panneau Tâches de la feuille de calcul, désignez des membres de l’espace de travail pour chaque sujet à publier :
- Dans le panneau Tâches , cliquez sur Créer une tâche .
- Entrez un titre et une description de la tâche, par exemple des détails sur les données à collecter, et si les données doivent être fournies ou examinées.
- Dans Date d’échéance, sélectionnez la date à laquelle la tâche doit être terminée.
Conseil : Le processus envoie automatiquement des rappels la veille et le lendemain de la date d’échéance.
- Sélectionnez le membre de l’espace de travail qui doit effectuer la tâche.
- Dans Emplacement, sélectionnez la feuille du sujet dans la feuille de calcul.
- Cliquez sur Créer.
Étape 2. Lancer le processus
Pour envoyer des notifications par e-mail aux personnes assignées aux tâches, le responsable de la feuille de calcul peut cliquer sur Exécuter dans la barre d’outils Modifier du processus. Pendant que le processus s’exécute, vous pouvez surveiller l’état d’avancement de ses tâches.
Conseil : Lorsque le processus s’exécute, il envoie des e-mails à partir de notifications@app.wdesk.com. Si vous ne recevez pas de notification, vérifiez votre dossier Junk ou Spam, et ajoutez notifications@app.wdesk.com à vos contacts.
Étape 3. Effectuer les tâches de collecte de données
Lorsque le processus est lancé, il envoie automatiquement un e-mail aux préparateurs de données pour les informer de leurs tâches et leur fournir des détails sur les données qu’ils doivent collecter. Lorsque vous recevez cette notification :
- Pour ouvrir la feuille de calcul du sujet lié, cliquez sur Accéder à la tâche dans l’e-mail.
- Dans les cellules d’entrée bleues :
- Entrer manuellement les valeurs de données correspondantes
- Copier/coller des valeurs de la source, par exemple de Microsoft® Word® ou Excel®
- Le cas échéant, joindre les documents justificatifs à la cellule d’entrée.
- Après avoir entré toutes les données et les documents justificatifs associés à la tâche, cliquez sur Terminer dans le panneau Tâches de la feuille de calcul de collecte des données.
Étape 4. Approuver ou renvoyer les tâches
Lorsque le préparateur de données termine une tâche, le processus envoie automatiquement un e-mail à l’approbateur de données pour l’informer que les données sont prêtes à être examinées. Lorsque vous recevez cette notification :
- Pour ouvrir la feuille de calcul du sujet lié, cliquez sur Accéder à la tâche dans l’e-mail.
- Dans les cellules d’entrée, révisez les valeurs entrées par le préparateur de données.
- Dans le panneau Tâches , choisissez d’approuver ou de renvoyer la tâche.
Étape 5. Ajuster les valeurs renvoyées
Si un approbateur de données renvoie une tâche, le préparateur de données reçoit un e-mail l’informant qu’il doit mettre à jour ses valeurs :
- Pour ouvrir la feuille de calcul du sujet lié, cliquez sur Accéder à la tâche dans l’e-mail.
- Dans le panneau Commentaires , examinez les commentaires de l’approbateur de données.
- Dans la cellule d’entrée, ajustez la valeur si nécessaire.
- Dans le panneau Tâches , cliquez sur Terminer.