Remarque : Si votre processus comprend des actions de certification, veuillez passer en revue cette liste de contrôle afin de garantir la réussite de la mise à jour.
Note : seuls les responsables d’espace de travail, les gestionnaires de contenu et les gestionnaires de copie peuvent copier des fichiers. Si vous avez besoin de copier un fichier, contactez le responsable d’un espace de travail. Pour trouver le responsable d’un espace de travail, voir Rechercher des membres et des administrateurs.
Vous pouvez faire avancer les processus en les copiant, afin de pouvoir les réutiliser pour des événements récurrents, tels que les flux de rapports trimestriels. Vous pouvez copier un processus à tout moment, même s’il est déjà lancé.
Si vous définissez généralement les dates d'échéance de vos tâches en fonction d'un calendrier spécifique (par exemple : vous avez une tâche récurrente qui doit être effectuée au plus tard le 5e jour ouvré d'un cycle de deux semaines), configurez les jours ouvrés avant de procéder à la copie afin de faciliter la mise à jour des dates d'échéance des tâches dans le nouveau processus copié.
Remarque: les calendriers Workiva, les fonctionnalités liées au calendrier (telles que l'utilisation des jours ouvrés dans les processus), les modèles de processus, les graphiques et analyses de suivi des processus, ainsi que la fiche récapitulative de copie de processus ne sont actuellement disponibles que dans certaines de nos solutions de reporting financier et de services financiers.
Faire avancer un processus
Pour faire avancer un processus, vous devez copier le fichier du processus :
- Rendez-vous sur la page « Fichiers d'» ( ) et recherchez votre processus.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier du processus et sélectionnez « » (Copier le chemin d'accès). Copiez.
- Confirmez votre sélection et cliquez sur Suivant.
-
Sélectionnez vos paramètres de copie d' .
Remarque: pour conserver toutes les références aux fichiers dans votre processus, veillez à sélectionner « Liens s et références de processus ».
- Nommez votre nouveau dossier et cliquez sur Copy.
En savoir plus sur la copie de fichiers et de dossiers.
Vérifier le processus copié
Consultez la fiche récapitulative du processus
Après avoir copié un processus et ouvert le fichier du processus copié, vous verrez apparaître une vignette intitulée « Résumé de la copie du processus » dans le panneau de gauche de la vue d’ensemble d’ . Cette vignette vous fournira des informations sur la dernière exécution de ce processus :
- Tâches en retard: toutes les tâches qui ont été achevées après leur date d'échéance lors de la dernière exécution de ce processus
- Tâches annulées: toutes les tâches qui ont été annulées lors de la dernière exécution de ce processus
- Tâches ajoutées: toutes les tâches ajoutées depuis le dernier démarrage de ce processus
Cliquez sur la flèche située à côté de « » (Tâches en retard), « » (Tâches annulées) ou « » (Tâches ajoutées) dans cette vignette pour afficher les actions correspondantes dans la liste des actions.
Vous pouvez également cliquer sur Voir les détails pour comparer plus en détail les différents processus et consulter des recommandations qui vous aideront à configurer votre prochain processus.
Vérifiez les paramètres et les actions du processus
De plus, ouvrez la page « Paramètres d'» ( ) dans la barre d'outils pour vérifier et mettre à jour les paramètres de processus suivants :
- Sous l'onglet General:
- Nom du processus « »
- L'ordre de départ de l'
- er le type de processus « Close »
- Autorisations de l'
- Dans l'onglet « Calendrier » ( ):
- Les calendriers « » qui ont été ajoutés au calendrier du processus
- Si des jours ouvrés ont été configurés dans le processus d'origine, mettez à jour les valeurs des champs « » (Premier jour ouvré), « Last business day » (Dernier jour ouvré), « Working days » (Jours ouvrés), ainsi que celles des éventuelles « Exceptions » en fonction du calendrier de votre entreprise pour le processus copié.
Ensuite, dans l'onglet « Processus d'» ( ) du processus, pour toutes les actions du processus copié, vérifiez et mettez à jour les éléments suivants (: vous pouvez modifier ces champs en bloc pour gagner du temps) :
- du titre de l’action
- Les destinataires et les personnes chargées de valider
- Vérifier si des utilisateurs ont été suspendus et les remplacer par des utilisateurs actifs.
- de l'action. Date limite et . Date limite d'approbation. Si les jours ouvrés ont été configurés dans le processus d'origine, et que vous avez déjà mis à jour les paramètres du calendrier avec vos nouveaux jours ouvrés pour le processus copié, les dates d'échéance de l'action auront été mises à jour automatiquement. Assurez-vous qu'elles correspondent bien au calendrier de votre entreprise pour le processus copié.
- s de l'action Mots-clés
Utilisez la fonctionnalité « Exportation d’ s » ( ) de la barre d’outils du processus pour établir des correspondances entre les intitulés des actions, les responsables et les validateurs, ainsi que d’autres champs.
Votre processus est désormais prêt à redémarrer.