Dans cet article, vous trouverez une suggestion détaillée sur la manière de préparer votre rapport ESEF de la meilleure façon possible - du début à la fin.
Nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes après votre inscription afin de préparer au mieux votre rapport pour la prochaine période de rapport du FEESE. Ces étapes vous guideront à travers chaque étape de la procédure de dépôt et sont énumérées dans un aperçu ci-dessous :
- Dressez la liste des balises de bloc que vous souhaitez utiliser
- Vérifiez le fichier ZIP iXBRL et la liste des balises de bloc avec votre auditeur
- Accord sur les étiquettes de blocs
- Mettre à jour votre modèle Excel
- Mettez en évidence les changements et demandez une mise à jour de la cartographie
- Contrôle technique
- Test de conversion avec rapport PDF condensé
- Vérifiez votre marquage ESEF
- Télécharger le fichier ZIP iXBRL
- Envoyer le fichier ZIP iXBRL pour examen final par l'auditeur
- Téléversez le fichier ZIP iXBRL auprès de vos autorités locales
1. Dressez la liste des balises « Block » que vous souhaitez utiliser
Si vous ne disposez pas déjà de cette liste établie l'année précédente ( ), la première étape consiste à dresser la liste des balises de bloc que vous souhaitez utiliser pour le balisage de vos notes.
Pour ce faire :
- Passez en revue vos notes (vous pouvez également utiliser celles de votre rapport précédent si votre nouveau rapport n'est pas encore prêt, car les notes changent rarement beaucoup d'une année à l'autre) et vérifiez quelles balises ESEF, figurant dans la feuille « Balises ESEF » du modèle Excel, vous souhaitez utiliser.
- Etablissez une liste contenant toutes les balises que vous souhaitez utiliser pour vos notes.
-
En fonction de votre méthode de balisage, utilisez soit la feuille « ESEF hypertags » pour la méthode d'hyperbalisage, soit la feuille « Notes » pour la méthode TextSearch afin de créer la liste.
Voici quelques articles utiles à ce sujet :- Hypertagging : Comment utiliser la fiche hypertag de l’ESEF
- Hypertagging : Comment utiliser les « multi-tags » ?
En cas d'utilisation d'hypertags, si vous disposez d'une note dont le contenu ne peut être couvert par aucune des balises de bloc répertoriées dans la liste « Hypertags ESEF », consultez l'intégralité de la taxonomie ESEF afin de vérifier s'il existe un élément de note capable de refléter fidèlement la signification de votre note.
- Une fois que vous aurez trouvé votre élément « note », envoyez un e-mail à wkrt.support@workiva.com et nous créerons une balise « block » pour vous. Si vous ne trouvez pas d’élément de note suffisant dans la taxonomie complète de l’ESEF, écrivez-nous un courriel et nous déterminerons s’il est nécessaire de créer une extension pour vous.
2. Vérifiez le fichier ZIP iXBRL et la liste des balises de bloc avec votre auditeur
La deuxième étape consiste à envoyer à votre auditeur le fichier ZIP iXBRL (généré à partir de votre rapport précédent) que nous vous avons transmis après la réunion d'intégration, ainsi que votre liste de balises « Block ». Il est important que vous envoyiez le fichier ZIP dans son intégralité, sans l'ouvrir . Votre auditeur examinera ensuite le rapport iXBRL afin de discuter d’éventuels commentaires ou suggestions concernant le mappage et les aspects techniques de l’ESEF. Ils examineront également les balises de bloc que vous avez suggéré d'utiliser. Une fois que vous serez parvenus à un accord définitif concernant les modifications éventuelles à apporter au mappage et/ou à l'utilisation des balises « Block », si l'une ou l'autre de ces modifications doit être examinée par Workiva (par exemple, la manière dont certains comptes sont mappés à la taxonomie ESEF standard), veuillez envoyer un e-mail contenant ces commentaires, accompagné de votre modèle Excel et de votre rapport à titre de référence, à l'adresse wkrt.support@workiva.com . Nous examinerons ensuite ces commentaires et vous ferons part de nos remarques à l'adresse .
Si votre auditeur souhaite examiner le fichier ZIP iXBRL à l'aide de l'outil de balisage de rapports Workiva, il peut y accéder via ce lien .
Une fois que vous aurez examiné le fichier ZIP iXBRL avec votre auditeur (et que les modifications éventuelles auront été apportées), vous pourrez commencer à préparer votre prochain rapport ESEF.
3. Se mettre d'accord sur les balises de bloc
La troisième étape consiste à convenir avec votre auditeur des balises de bloc à utiliser pour chacune de vos notes. Comme les notes ne changent généralement pas beaucoup par rapport à l’année précédente, nous vous recommandons de commencer (avant que votre prochain rapport ne soit prêt) à décider quelles balises de bloc vous devez utiliser, au nom des notes de votre rapport précédent.
Si vous faites appel à des designers pour la création de votre PDF, nous vous conseillons de leur demander d’insérer les balises de bloc, les hypertags ou les balises de zone et de tableau dans le fichier source original (le fichier original avec lequel l’agence travaille) de votre prochain rapport. Vous éviterez ainsi d’avoir à insérer vos balises hypertags ou area tags à chaque fois que vous créez une nouvelle version PDF suite à des changements dans le rapport.
Pour consulter un tutoriel expliquant comment marquer par bloc votre rapport à l'aide de la fonctionnalité « Hypertagging », reportez-vous à la section « Marquage par bloc des notes : la méthode Hypertagging ».
4. Mettez à jour votre modèle Excel
La quatrième étape consiste à mettre à jour votre modèle Excel en y intégrant toutes les informations pertinentes relatives à votre dernier exercice financier. Cela comprend les données générales, les comptes potentiellement nouveaux, supprimés ou modifiés, ainsi que l’insertion de vos nouveaux chiffres financiers.
Consultez la rubrique « Comment mettre à jour votre modèle Excel pour la nouvelle saison de déclaration ESEF » pour en savoir plus sur la mise à jour de votre modèle Excel. Si vous avez déjà accepté que votre session d’accueil soit enregistrée et vous soit envoyée, vous pouvez également l’utiliser pour rafraîchir le processus de mise à jour du modèle Excel.
5. Mettre en évidence les modifications et demander une mise à jour de la cartographie
Ensuite, surlignez en jaune toutes les modifications que vous avez apportées à votre modèle Excel mis à jour (nouveaux comptes, modification des noms d'étiquettes, etc.), en ajoutant une brève description de ce que vous avez précisément modifié.
Veuillez envoyer le modèle Excel mis à jour, avec les passages surlignés et les commentaires, ainsi que le rapport, à l'adresse wkrt.support@workiva.com . Nous veillerons alors à ce que le mappage soit mis à jour conformément à ces changements.
Nous vous recommandons de vous mettre d'accord sur toutes les modifications à apporter aux comptes figurant dans les états financiers avant d'envoyer un e-mail à Workiva. Vous gagnez ainsi du temps en évitant de nombreux échanges à chaque fois qu'une modification est apportée.
6. Contrôle technique
Lorsque les chiffres financiers relatifs à la période de référence concernée seront disponibles, nous vous recommandons vivement de mettre à jour votre modèle Excel avec ces chiffres afin de procéder à une vérification technique des données contenues dans votre rapport ESEF.
Pour effectuer correctement une vérification technique, il vous suffit de disposer de votre modèle Excel mis à jour. Vous n' êtes pas obligé de télécharger également votre fichier PDF à ce stade. Ce contrôle vous aidera à détecter des problèmes potentiels (tels que des incohérences/erreurs de calcul dans vos états financiers) dès le début du processus de déclaration au FEESE.
Pour consulter un tutoriel expliquant comment effectuer un contrôle technique, reportez-vous à la section « Comment effectuer un contrôle technique ».
7. Conversion de test avec rapport PDF condensé
Pendant que vos graphistes travaillent sur votre rapport PDF complet, si cela est possible, demandez-leur (avant que le rapport ne soit terminé) de vous fournir uniquement les pages contenant vos états financiers. Effectuez les conversions avec le rapport PDF « condensé » et votre modèle Excel mis à jour. Cela vous permettra de voir les erreurs inattendues, etc., qui doivent être corrigées avant que le PDF complet ne soit terminé.
8. Vérifiez le balisage ESEF
Une fois que votre fichier PDF complet (une version préliminaire suffit) est prêt, effectuez la conversion en utilisant à la fois le modèle Excel mis à jour et votre rapport complet. Accédez à l'onglet « Viewer » pour vérifier que toutes les balises sont correctement placées. Consultez le résumé pour identifier les erreurs éventuelles, les avertissements, etc.
9. Téléchargez le fichier ZIP iXBRL
Une fois que vous êtes satisfait de la validation de votre rapport et que toutes les informations pertinentes ont été correctement balisées, téléchargez votre fichier ZIP iXBRL depuis Workiva Report Tagging.
Pour télécharger votre fichier ZIP iXBRL, il vous suffit de cliquer sur l'icône ZIP intitulée « Télécharger le fichier ZIP » située dans le coin supérieur droit, sous l'onglet « Résumé » :
N'oubliez pas que votre fichier ZIP iXBRL correspond à votre rapport ESEF.
10. Envoyer le fichier ZIP iXBRL pour examen final par l'auditeur
L'étape suivante consiste à envoyer le fichier ZIP iXBRL à votre auditeur afin qu'il procède à la révision du rapport ESEF définitif (nous recommandons que la révision par l'auditeur se poursuive tout au long du processus).
Si votre auditeur a des remarques ou des suggestions concernant votre fichier iXBRL-zip qui nécessitent une réponse, veuillez envoyer une description détaillée de celles-ci à l'adresse wkrt.support@workiva.com ; nous les examinerons et vous ferons part de nos commentaires. Après tout changement potentiel, effectuez une nouvelle conversion pour vérifier si les changements sont effectifs. Envoyez ce nouveau fichier ZIP au format iXBRL à votre auditeur pour qu'il procède à une dernière vérification.
11. Téléversez le fichier ZIP iXBRL auprès de vos autorités locales
S'il n'y a pas d'autres suggestions ou remarques de l'auditeur à prendre en compte, téléchargez le fichier ZIP iXBRL final (assurez-vous que le fichier ZIP est non ouvert) auprès de vos autorités locales.
Si votre rapport ESEF est approuvé, vous avez maintenant déposé votre rapport. Félicitations !
Questions et aide
Si vous avez des questions concernant la procédure de dépôt, consultez votre auditeur et/ou vos autorités locales.
N'hésitez pas à consulter notre base de connaissances si vous avez des questions concernant l'une des étapes décrites ci-dessus.
Pour obtenir de l'aide, envoyez un e-mail à wkrt.support@workiva.com en décrivant votre problème et en joignant des captures d'écran, et n'hésitez pas à partager votre modèle Excel et votre rapport à titre de référence. Nous serons ravis de vous aider.