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Avec Wdata, vous pouvez connecter des données provenant de diverses sources et les découper selon les besoins pour l'analyse et la création de rapports dans la plateforme Workiva. Tour résumer la comptabilité financière (soldes, revenus et flux de trésorerie) d'une période donnée, vous pouvez relier les données de la balance de vérification à vos mappings financiers et d'entités afin de créer un état financier.

Étape 1. Établir la correspondance des états financiers dans les feuilles de calcul

Pour commencer, crée une feuille de calcul pour faire correspondre votre plan comptable à un récapitulatif des postes de vos états financiers et des informations à fournir. Au minimum, inclure une feuille avec des colonnes pour :

• Numéro de compte
• Nom du compte
• Les postes des états financiers, tels que les immobilisations corporelles, la trésorerie et les produits constatés d'avance.
• Informations à fournir dans les états financiers, pour fournir plus de détails sur un poste ; par exemple, un poste "Immobilisations corporelles" peut inclure des informations sur les terrains, les bâtiments, le mobilier, les contrats de location, etc.
• Type d'état financier, tel que le compte de résultat ou le bilan.
• Signes de déclaration- positifs ou négatifs - pour les produits ou les charges, respectivement.

Étape 2. Exporter la balance de vérification et les données de l'entité à partir de vos sources

En plus de la cartographie des états financiers, vous aurez besoin des éléments suivants

• Une balance de vérification des comptes du grand livre, y compris les valeurs, l'année fiscale et la période.
• Un mappage d'entité avec les ID, les noms et les regroupements de vos comptes financiers.

Avant d'introduire ces données dans Wdata, vous devez les extraire de vos systèmes d'enregistrement. L'une des méthodes les plus simples consiste à exporter ces données sous forme de fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules).

Conseil : Plutôt que d'exporter à partir de votre système d'enregistrement, vous pouvez également construire des chaînes pour extraire automatiquement les données directement des solutions dans un tableau.

Étape 3. Ajouter les données aux tableaux

Pour obtenir les données dans Wdata, crée un tableau basé sur chaque fichier CSV. Pour créer une table, cliquez sur Create, puis sélectionnez Table, téléchargez le fichier CSV et configurez les noms, les identifiants et les types de données de ses colonnes. 

• Pour la balance générale, sélectionnez un tableau de type of Fact, car ses données continueront à croître en fonction de l'activité future.
• Pour le mappage de l'entité, sélectionnez un type de table de Dimension, car il contient des données relationnelles.

Pour créer un tableau basé sur le mappage des états financiers créé dans les feuilles de calcul :

1. Dans Wdata Home, cliquez sur Create, Table.
2. Pour faciliter l'identification de la table, saisissez un nom et une description uniques.
   
3. Dans Type de tableau, sélectionnez Dimension.
4. Dans Dossier, sélectionnez l'endroit où vous souhaitez enregistrer le tableau dans Home. 
5. Pour chaque colonne de la feuille, cliquez sur Add Column, et définissez son nom, sa description, son ID et son type. Pour la colonne contenant le numéro de compte, sélectionnez Key pour indiquer qu'elle contient des valeurs uniques.
6. Cliquez sur Créer un tableau.
7. Dans le panneau Datasets, cliquez sur Add Dataset, et sélectionnez Spreadsheet.
   
8. Recherchez la feuille de calcul de mise en correspondance des états financiers et ajoutez-la en tant qu'ensemble de données. Lorsque vous ajoutez l'ensemble de données, sélectionnez Connect to sheet pour mettre facilement à jour le tableau en fonction des modifications apportées à la feuille.

Étape 4. Créer une requête basée sur les données

Pour découper les données et analyser les finances à travers vos mappages d'entités, crée une requête en utilisant les tables comme sources :

1. Dans l'onglet Champs, choisissez les colonnes des tables à inclure dans les résultats de la requête pour un état financier :
   
   
   • A partir de la balance générale , indiquez l'exercice, la période fiscale et la valeur.
   • À partir de la cartographie des états financiers , indiquez le poste, l'information et le type d'état financier. 
2. Pour combiner les données des tableaux, cliquez sur l'onglet Relations :
   • Déplacez la colonne Account ID des données de la balance de vérification et du mappage des états financiers, et joignez les tables pour inclure toutes les données de la balance de vérification et uniquement les ID de compte correspondants du mappage.
   • Déplacez la colonne Entity ID des données de la balance de vérification et du mappage des entités, et joignez les tables pour inclure toutes les données de la balance de vérification et uniquement les ID d'entité correspondants du mappage.
3. Dans l'onglet Sort, sélectionnez les champs par lesquels les résultats doivent être triés, par ordre croissant ou décroissant.

Étape 5. Créer les valeurs des paramètres

Pour se concentrer sur les différentes entités ou périodes de la requête, vous utiliserez des filtres basés sur les valeurs des paramètres. Dans le panneau Parameters, ajoutez à la requête des paramètres pour le nom de l'entité, l'année en cours et la période en cours :

• Si le propriétaire de votre espace de travail a défini un paramètre global pour l'une de ces valeurs, cliquez sur Add, Select Global Parameter, et sélectionnez le paramètre à ajouter à la requête.
• Sinon, pour ajouter une nouvelle valeur de paramètre à la requête, cliquez sur Add, Create New Parameter, et set up the parameter. Pour permettre les calculs, ajoutez le paramètre de l'année ou de la période en cours avec un type d'entier.

Étape 6. Configurer les filtres d'interrogation

Après avoir ajouté les paramètres à la requête, dans l'onglet Filtres, ajoutez des filtres pour l'entité, l'année en cours, l'année précédente et la période en cours. Pour ajouter un filtre, déplacez sa colonne de Sources à l'onglet Filtres, sélectionnez son opérateur, puis saisissez ou sélectionnez la valeur de son paramètre dans l'onglet Propriétés du filtre.

Après avoir ajouté les filtres, définissez leur ordre d'opération dans la barre de formule. Dans la formule, chaque filtre est numéroté en fonction de son ordre dans l'onglet Filters. Par exemple, dans la commande répertoriée ici, le filtre de l'année précédente s'affiche en tant que {1} et celui de l'année en cours en tant que {2}. Pour que l'état financier inclue l'activité de l'année précédente ou de l'année et de la période en cours , pour une entité spécifique, entrez :

{1} OU ({2} ET {3}) ET {4}

Étape 7. Connecter la requête à une feuille de calcul

Pour propager les données à travers la plateforme Workiva, dans Spreadsheets, ouvrez la feuille à connecter à la requête, et connectez la requête à partir de Wdata Connections panneau de droite. Par exemple, vous pouvez connecter la requête à un classeur de reporting utilisé pour créer des états financiers et d'autres résultats. Après avoir relié la requête à une feuille, vous pouvez également lier ses données à des documents et à des présentations.

Pour mettre à jour la feuille avec les derniers résultats de la requête :

1. Dans le panneau Wdata Connections, sélectionnez la connexion de la feuille sous From Wdata.
   
2. Mettez à jour les paramètres de la connexion avec l'entité, l'exercice fiscal et la période sur lesquels portera le rapport.
3. Cliquez sur Appliquer et actualiser.