Pour collaborer en temps réel, tous les utilisateurs doivent avoir permission pour accéder au document. Chaque niveau de permission (owner, editor ou viewer) donne aux collaborateurs un certain niveau d'accès afin de modifier ou interagir avec votre fichier.
Présentation des permissions
Si vous possédez le rôle de Document Owner, vous pouvez définir des permissions à la fois au niveau du document et de la section. Les permissions au niveau de la section prévalent sur les permissions accordées au niveau du document et les permissions accordées aux utilisateurs de manière individuelle prévalent sur les permissions de groupe.
Permissions par défaut
Lorsque vous créez un fichier, vous en devenez automatiquement le Owner. Les groupes inclus dans les paramètres de votre workspace se voient également accorder des permissions à votre nouveau fichier, selon les paramètres de permissions de votre workspace. Les utilisateurs affectés au groupe Editors du document ou Viewer du document de votre workspace, par exemple, sont automatiquement ajoutés au groupe Editor ou Viewer dans votre nouveau fichier.
Remarque : seuls les Workspace Owners peuvent modifier le jeu de permissions édité par défaut dans les documents.
En tant qu'Owner du document, vous pouvez modifier le niveau d'accès qu'ont ces groupes depuis l'édition des permissions. Pour en savoir plus, consultez notre article sur updating file permissions.
Permissions dans les fichiers copiés
Lorsque vous copiez un document, le nouveau document conserve les permissions du fichier initial. Toutefois, en définissant manuellement les permissions dans le nouveau fichier, les permissions initiales seront remplacées.
Permissions au sein des groupes
Si vous avez créé des groupes au sein de votre workspace, vous pourrez définir des permissions pour l'ensemble du groupe à partir de l'éditeur des permissions.Une fois que vous avez défini les permissions pour un groupe, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs au groupe à tout moment. Leurs permissions seront mises à jour en conséquence. Pour en savoir plus, consultez notre article sur Use groups.
Si un utilisateur fait partie d'un groupe mais est doté d'un niveau de permissions différent défini individuellement, il conservera le niveau de permissions qui lui a été attribué individuellement (par exemple, un utilisateur possédant la permission « Editor » mais qui fait également partie d'un groupe avec des permissions « Owner » conservera les privilèges liés aux permissions d'Editor).
De même, si un utilisateur fait partie de deux groupes, il recevra des permissions en fonction du groupe ayant le niveau de permission le plus élevé.
Remarque : si un utilisateur fait partie d'un groupe avec des permissions définies, mais qu'un Owner supprime manuellement ces permissions, alors l'utilisateur n'aura plus accès au document.
Vous pouvez également définir simultanément des permissions pour plusieurs utilisateurs et sections. Pour en savoir plus sur l'utilisation du rôle d'"Editor" dans Advanced permissions, consultez notre article Advanced Permissions.
Consultez les tableaux ci-dessous pour découvrir ce que les utilisateurs peuvent faire par niveau de permission.
Niveaux de permissions
Modifier les propriétés
| Owner | Editor | Viewer | |
| Modifier les propriétés de l'en-tête et de pied de page | |||
| Modifier les propriétés du document | |||
| Modifier les "advanced permissions" | |||
| Modifier le guide de style |
Modifier les documents
| Owner | Editor | Viewer | |
| Ajouter et modifier du contenu | |||
| Formater le texte et les tableaux | |||
| Appliquer les styles | |||
| Créer des liens | |||
| Roll forward les fichiers | |||
| Trier et filtrer les données | |||
| Publier tous les liens |
Pièces jointes
| Owner | Editor | Viewer | |
| Ajouter une pièce jointe | |||
| Ouvrir une pièce jointe | |||
| Marquer une pièce jointe | |||
| Télécharger une pièce jointe |
Collaborer
| Owner | Editor | Viewer | |
|---|---|---|---|
| Ajouter un commentaire | |||
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| Créer une blackline | |||
| Activer ou masquer les track changes (suivi des modifications) | |||
| Voir "history" (l'historique) | |||
| Vérifier l'état du document (document health) | |||
| Exporter un fichier | |||
| Utiliser le mode Présentateur (présentations uniquement) | |||
| Utiliser les étiquettes de couleur (Outline labels) | |||
| Rejeter les track changes (le suivi des modifications) | |||
| Accepter ou rejeter tous les track changes (l'ensemble des suivis de modifications) | |||
| Activer les étiquettes de couleur (Outline labels) | |||
| Envoyer pour révision |