Portail de support Workiva

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Pour collaborer en temps réel, tous les utilisateurs doivent avoir permission pour accéder au document. Chaque niveau de permission (owner, editor ou viewer) donne aux collaborateurs un certain niveau d'accès afin de modifier ou interagir avec votre fichier.

Note : Avoir seulement des permissions sur un fichier peut ne pas être suffisant pour agir sur un fichier si un rôle spécifique n’est pas donné. Assurez-vous de vérifier vos rôles. Pour en savoir plus, consultez Comprendre les rôles.

 

Présentation des permissions

Structure des autorisations

Pour consulter ou modifier un fichier Workiva, vous devez disposer des autorisations d'accès pour le document, la feuille de calcul ou la présentation dans son ensemble. Les propriétaires du document peuvent ensuite définir des autorisations spécifiques de consultation, de modification et de propriété pour chaque section du document. 

Remarque: Si le paramètre Accès aux fichiers est activé dans les paramètres de l'espace de travail (activé par défaut), les utilisateurs pourront demander l'accès en lecture ou en écriture à des fichiers pour lesquels ils n'ont pas les autorisations. Les propriétaires des fichiers pourront alors approuver ou refuser les demandes d'accès aux fichiers. Les administrateurs d'espace de travail peuvent désactiver ce paramètre s'ils le souhaitent.

Une fois qu'une personne ou un groupe s'est vu accorder des droits de consultation/modification/propriété sur un fichier Workiva (document, feuille de calcul ou présentation), les autorisations au niveau de la section prévalent sur les autorisations définies au niveau du document, tandis que les autorisations attribuées aux utilisateurs individuels prévalent sur les autorisations de groupe. De plus, le fait de disposer d'autorisations pour certaines sections d'un fichier — mais pas pour le fichier lui-même — ne leur permettra pas d'accéder à ces sections.

Par exemple, Laura a reçu l'autorisation de consulter l'ensemble de la feuille de calcul, l'autorisation de consulter la feuille 1 et l'autorisation de modifier la feuille 3. Elle peut consulter la Feuille1 et modifier la Feuille3, mais elle ne peut ni voir ni modifier la Feuille2. Katie dispose des autorisations de modification pour les feuilles Sheet4 et Sheet3, mais comme elle ne dispose d'aucune autorisation pour la feuille Sample Sheet #2 dans son ensemble, elle ne pourra ni voir ni modifier aucune de ces feuilles.

Permissions par défaut

Lorsque vous créez un fichier, vous êtes automatiquement désigné comme responsable du fichier par défaut. Aucun autre collaborateur ou groupe n’y aura accès. En tant que responsable du fichier, vous pouvez modifier le niveau d’accès de ces groupes depuis l’éditeur de permissions. Pour en savoir plus, consultez notre article sur updating file permissions.

Permissions dans les fichiers copiés

Lorsque vous copiez un document, le nouveau document conserve les permissions du fichier initial. Toutefois, en définissant manuellement les permissions dans le nouveau fichier, les permissions initiales seront remplacées.

Permissions au sein des groupes

Si vous avez créé des groupes au sein de votre workspace, vous pourrez définir des permissions pour l'ensemble du groupe à partir de l'éditeur des permissions. Une fois que vous avez défini les permissions pour un groupe, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs au groupe à tout moment. Leurs permissions seront mises à jour en conséquence. Pour en savoir plus, consultez notre article sur Use groups.

Si un utilisateur fait partie d'un groupe mais est doté d'un niveau de permissions différent défini individuellement, il conservera le niveau de permissions qui lui a été attribué individuellement (par exemple, un utilisateur possédant la permission « Editor » mais qui fait également partie d'un groupe avec des permissions « Owner » conservera les privilèges liés aux permissions d'Editor).

Comment fonctionnent les permissions qui se chevauchent

En règle générale, lorsque deux autorisations se chevauchent, l'autorisation la plus élevée prévaut.

Toutefois, cette règle ne s'applique que lorsque les autorisations sont attribuées au même niveau. Par exemple, si un utilisateur appartient à plusieurs groupes disposant d'autorisations explicites sur la même section, c'est l'autorisation la plus élevée qui s'applique.

Une autorisation plus spécifique et directe prévaudra toujours sur une autorisation plus large et générale, quel que soit le niveau d'autorisation :

• Priorité à l'individu plutôt qu'au groupe : Une autorisation attribuée directement à un utilisateur individuel remplace toute autorisation qu'il reçoit par l'intermédiaire d'un groupe.
• Section sur document : Une autorisation attribuée directement à une section de document remplace les autorisations héritées du document parent.

Remarque : Si un utilisateur appartient

à un groupe disposant d’autorisations explicites, mais qu’un propriétaire supprime manuellement ses autorisations individuelles, l’utilisateur perdra l’accès au document.

Vous pouvez également définir simultanément des permissions pour plusieurs utilisateurs et sections. Pour en savoir plus sur l'utilisation du rôle d'"Editor" dans Advanced permissions, consultez notre article Advanced Permissions.

Consultez les tableaux ci-dessous pour découvrir ce que les utilisateurs peuvent faire par niveau de permission.

Niveaux de permissions

 

Modifier les propriétés

	Responsable	Éditeur	Visionneuse
Modifier les propriétés de l'en-tête et de pied de page
Modifier les propriétés du document
Modifier les "advanced permissions"
Modifier le guide de style

 

Modifier les documents

	Responsable	Éditeur	Visionneuse
Ajouter et modifier du contenu
Formater le texte et les tableaux
Appliquer les styles
Créer des liens
Roll forward les fichiers
Trier et filtrer les données
Publier tous les liens

 

Pièces jointes

	Responsable	Éditeur	Visionneuse
Ajouter une pièce jointe
Ouvrir une pièce jointe
Marquer une pièce jointe
Télécharger une pièce jointe

 

Collaborer

	Responsable	Éditeur	Visionneuse
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