Il existe deux types de rappels de tâches : les rappels de tâches automatisés et les rappels de tâches manuels. Les rappels de tâches automatisés sont envoyés automatiquement aux assignés selon un calendrier, tandis que les rappels de tâches manuels sont envoyés manuellement chaque fois que vous souhaitez rappeler aux assignés des tâches qu'ils ont peut-être oubliées.
Remarque : Si vous souhaitez envoyer manuellement des rappels pour des tâches basées sur des processus, voir Envoyer des rappels dans les processus.
Rappels de tâches automatisés
Par défaut, les rappels automatisés avec le contenu par défaut sont envoyés par e-mail trois jours avant, le jour même et tous les jours pendant trois jours après la date d'échéance de la tâche. Toutefois, vous pouvez choisir de ne pas envoyer de rappels automatisés ou de personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels.
Remarque : Actuellement, vous ne pouvez personnaliser vos rappels automatisés que lorsque vous créez des tâches à partir de Home. Si vous souhaitez personnaliser les rappels automatiques pour les tâches que vous avez créées dans un fichier, vous pouvez le faire en modifiant la tâche à partir de l'onglet Tâches dans Accueil.
Remarque : Vous ne pouvez avoir que trois rappels automatisés pour une tâche donnée.
Pour personnaliser les rappels de tâches automatisés à partir de l’onglet Tâches dans Accueil :
- Lors de la création ou de la modification d'une tâche, selon le type de rappels que vous souhaitez personnaliser, cliquez sur la liste déroulante Rappels de l'assigné ou Rappels de l'approbateur et sélectionnez Personnalisé.
- Pour chaque rappel automatisé dans la section Email reminders, choisissez le Email schedule pour le moment où le rappel par e-mail sera envoyé à l’assigné ou à l’approbateur. Les rappels seront envoyés une fois par jour selon ce calendrier, à l'heure que vous aurez spécifiée dans la section Task details.
- Remplissez les champs Subject et Body. Vous pouvez voir à quoi ressemblera le rappel dans l'aperçu à droite.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône de menu pour Supprimer ou Dupliquer rappels.
- Cliquez sur enregistrer en haut à droite pour enregistrer vos rappels automatisés personnalisés.
Rappels manuels de tâches
Pour envoyer manuellement un rappel de tâche :
- Recherchez la tâche dans votre liste Tâches dans Accueil ou dans le panneau droit Tâches dans un fichier.
- Dans Task steps, cliquez sur le menu à trois points en regard du devoir pour lequel vous souhaitez envoyer un rappel et cliquez sur Send reminder. Vous pouvez également cliquer sur le menu à trois points situé à côté du titre de la tâche et sélectionner Send reminder.
- Dès que vous cliquez sur Envoyer un rappel, un courriel de rappel est envoyé à tous les assignés.