Après avoir exécuté un rapport sur les fichiers liés , vous disposez d’options supplémentaires pour consulter et travailler sur les détails des fichiers liés. Vous pouvez créer une feuille de calcul répertoriant tous les liens des fichiers individuels du rapport ou télécharger une liste de tous les fichiers liés du rapport.
Télécharger une liste de fichiers
Lorsque vous exécutez un rapport sur les fichiers liés, vous pouvez choisir de télécharger un fichier .csv qui contient une liste de tous les fichiers liés, ainsi que des détails supplémentaires.
Pour télécharger une liste de fichiers :
- Ouvrez un rapport sur les fichiers liés.
- Cliquez sur Exporter et sélectionnez Liste de fichiers (.csv).
- Le fichier sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Une fois le téléchargement terminé, vous pouvez ouvrir le fichier .csv sur votre ordinateur ou l’importer dans une feuille de calcul dans Workiva.
Descriptions des colonnes
- Nom du fichier contient le nom du fichier lié.
- Type de fichier vous permet de connaître le type de fichier, tel qu’une feuille de calcul ou un document.
- Catégorie indique le type de lien.
- Intérieur indique qu’un fichier se trouve dans les fichiers que vous avez sélectionnés.
- Extérieur indique qu’un fichier ne se trouve pas dans les fichiers que vous avez sélectionnés et qu’il contient un lien source nécessaire aux fichiers sélectionnés.
- Dépendant indique qu’un fichier ne se trouve pas dans les fichiers que vous avez sélectionnés et qu’il contient un lien de destination qui dépend des valeurs des fichiers sélectionnés ou extérieurs.
- ID du document contient l’identifiant spécifique du fichier.
- Date de création indique la date de création du fichier.
- Dernière modification indique la date à laquelle le fichier a été modifié pour la dernière fois.
- URL du fichier fournit un lien direct vers le fichier.
Exporter des fichiers liés
À partir du rapport sur les fichiers liés, vous pouvez exporter des fichiers sous la forme d’un fichier Wdesk (.tar.gz) que vous pouvez ensuite utiliser pour importer dans un espace de travail. Lorsque vous exportez des fichiers à partir du rapport sur les fichiers liés, vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure des fichiers spécifiques, ainsi que plusieurs options d’exportation.
Si vous excluez les fichiers de l’exportation, voici comment les liens sont traités :
- Les liens de source dans le texte sont conservés
- Les liens sources dans les tableaux sont supprimés si tous les liens de destination se trouvent dans des fichiers exclus
- Les liens de destination faisant référence à des documents de fichiers sont supprimés
Pour exporter des fichiers :
- Ouvrez un rapport sur les fichiers liés.
- Cliquez sur Exporter et sélectionnez Fichier Workiva (tar.gz).
- Ensuite, sélectionnez les paramètres d’exportation et examinez les fichiers que vous souhaitez exporter. Pour exclure un fichier, décochez la case en regard de celui-ci.
- Cliquez sur Export pour terminer.
Pour télécharger votre exportation, vous recevrez un courriel lorsque l’exportation sera terminée ou vous pouvez cliquer sur télécharger dans la notification en bas à droite.
Afficher une liste de liens de fichiers
Vous pouvez afficher une liste de tous les liens pour un fichier spécifique. Cette fonction est utile lorsque vous souhaitez consulter la liste complète de tous les liens d’un fichier.
Pour afficher les détails du lien pour un fichier individuel :
- Recherchez un fichier dans votre rapport de fichiers liés.
- Placez votre curseur sur le fichier.
- Cliquez sur Créer une feuille de calcul de liens de fichiers dans le menu déroulant.
- Une fois qu’il est créé, cliquez sur Ouvrir le rapport dans la notification en bas à droite.
- Vous pouvez ensuite consulter une feuille de calcul contenant tous les liens relatifs à ce fichier.