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La fonctionnalité « Evergreen roll forward » de Workiva, également appelée « Copy to Archive », est la méthode recommandée pour assurer la continuité des fichiers de reporting d'une période à l'autre. Une fois la période comptable clôturée, vous créez une copie archivée et continuez à travailler sur vos fichiers d'origine pour la période suivante. Cela permet de conserver l'historique des révisions dans vos fichiers actifs et de comparer les périodes de reporting à l'aide de jalons et de versions annotées.

Comme vos fichiers restent actifs, vous n'aurez pas besoin de mettre à jour les connexions Wdata ni d'afficher les liens hypertextes lorsque vous passerez à une nouvelle période.

Pour les documents contenant des données XBRL, effectuez d'abord cette procédure, puis mettez à jour les dates XBRL .

Étape 1 : Finalisez vos fichiers

Avant de procéder au report, veuillez effectuer les opérations suivantes afin d'établir une version finale valide pour la période de référence.

1. Ouvrez chaque fichier du dossier un par un. Cela comprend les documents, les présentations, les feuilles de calcul et les textes explicatifs courants.
2. Assurez-vous que toutes les modifications suivies ont été acceptées ou rejetées dans tous les fichiers de travail.
3. Vérifiez que toutes les remarques ont bien été prises en compte.
4. Assurez-vous que tous les liens ont bien été publiés à partir de votre document, de votre feuille de calcul et de vos fichiers de description généraux.
5. Effectuez un contrôle de la qualité de chaque fichier et corrigez les éventuels problèmes.
6. Générez un rapport sur les fichiers liés dans ce dossier afin de vérifier que tous les fichiers liés attendus y figurent bien avant de procéder à la mise à jour.

Étape 2 : Une fois le fichier finalisé

1. Créez un jalon dans chaque fichier pour marquer la version finale avant l'archivage.
   • Dans le panneau « Historique », sélectionnez le menu déroulant et choisissez « Créer un jalon » sur la révision la plus récente.
   • Renommez le jalon afin qu'il reflète la période de référence et la version, en respectant une convention de nommage cohérente. Par exemple : 1er trimestre 2025 (version déposée ), 1er trimestre 2025 (version finale signée/diffusée ). En savoir plus sur les étapes clés .
2. Une fois le fichier distribué ou classé, désactivez tous les filtres appliqués avant de copier le dossier. Cela garantit que les fichiers copiés s'affichent dans leur intégralité dès le début du cycle de reporting suivant.

Étape 3 : Vérifier que le dossier est prêt

Copiez le dossier, et non les fichiers un par un. Assurez-vous que tous les documents liés se trouvent bien dans le dossier avant de procéder à la mise à jour ; sinon, les liens ne seront pas correctement conservés dans les fichiers copiés.

Il est recommandé de créer des sous-dossiers afin de garder vos fichiers bien organisés après plusieurs mises à jour. Pour créer un sous-dossier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis sélectionnez « Nouveau sous-dossier » dans le menu.

Par exemple, vous pouvez créer un dossier parent pour l'année, avec des sous-dossiers pour chaque période comptable.

Étape 4 : Copier un dossier

La copie d'un dossier crée des copies de son contenu sans modifier les fichiers d'origine. Les liens entre les fichiers copiés ensemble sont conservés. Les liens vers les fichiers source situés en dehors du dossier dépendent des paramètres de copie que vous choisissez.

Remarque : seuls les propriétaires d'espaces de travail, les gestionnaires de contenu et les gestionnaires de copie peuvent copier des fichiers.

1. Dans la page d'accueil , sélectionnez « Fichiers ».
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez transférer et sélectionnez « Copier ». 
   
3. Vérifiez que la liste des fichiers contient bien tous ceux que vous souhaitez transférer, puis cliquez sur « Suivant ».

4. Dans « Paramètres de copie », sélectionnez les éléments à inclure avec vos fichiers copiés, puis consultez la section « Emplacement » pour choisir où enregistrer les fichiers copiés.

   Remarque : si vos fichiers joints contiennent des automatisations, celles-ci seront automatiquement incluses dans la copie. Pour limiter les erreurs dans les automatisations copiées, veillez à inclure tous les éléments supplémentaires nécessaires à leur bon fonctionnement.

   

5. Désélectionner les liens et traiter les références .

   Remarque : les fichiers liés entre eux au sein d'une même structure de dossiers sont conservés dans les copies. Ce paramètre ne s'applique qu'aux liens vers des fichiers situés en dehors du dossier.

6. Désélectionner les connexions .

   Remarque : le fait de désélectionner les connexions empêche l'actualisation des données dans vos fichiers archivés sans pour autant supprimer les connexions de vos fichiers d'origine. Si vous utilisez des liens vers des espaces réservés de contenu, vérifiez-les dans les copies archivées avant de mettre à jour les fichiers actifs pour la période suivante.

   

7. Dans les paramètres d'emplacement , définissez le nom du nouveau dossier de manière à indiquer que celui-ci contient des fichiers historiques.

   

8. Pour le champ « Emplacement » , vous pouvez soit :
   • Sélectionnez le dossier correspondant à l'année et au trimestre en cours, qui deviendra le dossier parent historique, ou
   • Sélectionnez « Créer un dossier de destination », donnez à la copie un nom indiquant qu'il s'agit d'une archive, puis choisissez le dossier parent « Fin d'année ». Renommez ensuite le dossier « live » dans « Fichiers ».
9. Sélectionnez « Copier ».

La copie s'effectuera en arrière-plan. Vous recevrez une notification et un e-mail dès que ce sera prêt.

Remarque : toute modification des droits d'accès effectuée avant la copie sera répercutée dans le fichier copié.

Étape 5 : Mettez à jour et vérifiez vos fichiers

Une fois la copie terminée, renommez tous les fichiers, puis verrouillez vos fichiers archivés.

Remarque : vous ne pouvez renommer les fichiers qu'en leur attribuant un nom unique.

1. Accédez à vos fichiers Evergreen d'origine, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez « Renommer » afin d' indiquer la nouvelle période de reporting.
2. Accédez à vos fichiers copiés, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez « Renommer » afin de leur attribuer un nom correspondant à la période de reporting précédente.

3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur chaque fichier du dossier archivé et sélectionnez « Verrouiller la modification » pour empêcher toute modification des fichiers historiques.
   

   Remarque : le verrouillage de l'édition empêche toute modification directe du contenu, mais n'empêche pas les mises à jour provenant des liens de destination dans d'autres fichiers. Assurez-vous que vos fichiers archivés ne contiennent pas de liens vers des sources actives susceptibles de modifier le contenu historique.

4. Vérifiez que tous les fichiers attendus ont bien été inclus dans la copie.
5. Revenez à votre dossier Evergreen d'origine et ouvrez la feuille de calcul principale pour mettre à jour les dates correspondant à la nouvelle période de reporting. Une fois les modifications vérifiées, publiez-les.
   
6. Vérifiez vos documents pour vous assurer que toutes les dates sont liées et restaurées par progression pour la nouvelle période de rapport. Par exemple, si vous passez du deuxième trimestre au troisième trimestre, vérifiez que la durée est passée de six mois à neuf mois, que le « deuxième trimestre » est devenu le « troisième trimestre », et ainsi de suite.
7. Vérifiez que les dates figurant sur les pages de signature et les annexes sont à jour.
8. Mettez à jour les liens hypertextes si nécessaire. S'il n'y a pas de nouvelles modifications apportées aux liens hypertextes, passez cette étape.
9. Vérifier l'état du document .
10. Commencez les modifications pour la période suivante.