L’envoi de documents pour révision autorise les utilisateurs à afficher la vue de votre espace de travail et à apporter des commentaires sur une version spécifique d’un document, qu’il s’agisse d’un premier jet ou de la dernière révision avant le dépôt. Lorsque vous demandez une révision, votre réviseur reçoit une version en lecture seule de votre document, qui lui permet d’ajouter ses commentaires sans modifier votre fichier original.
Envoyer un document pour examen
Pour envoyer un document pour examen :
- Dans la barre d'outils « Révision » , cliquez sur « Révision » puis sélectionnez « Créer une révision » dans le menu. Vous
pouvez également envoyer une révision antérieure pour révision en cliquant sur la flèche située à côté de la révision dans le panneau « Historique » , puis en sélectionnant « Envoyer pour révision ». - Choisissez d'envoyer toutes les sections auxquelles vous avez accès ou seulement les sections sélectionnées. Si vous souhaitez envoyer des sections particulières, sélectionnez-les dans la liste. Utilisez les boutons « Développer » et « Réduire » [ ] pour ouvrir et fermer les sections.
- Sélectionnez « Inclure les pièces jointes » si vous souhaitez que des pièces jointes soient ajoutées à la révision.
-
Sélectionnez les fils de commentaires à inclure.
Remarque : les commentaires soumis à autorisation ne seront pas pris en compte dans les évaluations.
Option de commentaire Description Ne pas inclure les fils de commentaires Cette option n'inclura pas les fils de commentaires laissés sur le fichier original ou les évaluations antérieures. Inclure tous les fils de commentaires Cette option permet d'extraire tous les commentaires laissés sur le document original et sur les révisions antérieures. Les commentaires des avis non sélectionnés peuvent apparaître si vous choisissez d'envoyer tous les commentaires lors de la création de l'avis sélectionné. Inclure les fils de commentaires des révisions passées Cette option n'inclut que les commentaires des revues antérieures sélectionnées. Les commentaires de révisions non sélectionnées peuvent être visibles s’ils étaient inclus dans une autre révision. Exclure les commentaires ajoutés à la révision à partir de la version en ligne du fichier Cette option peut être cochée en plus de l'une des autres options de commentaire sélectionnées ci-dessus. Les commentaires laissés sur l'évaluation envoyée ne seront pas ajoutés à la version en ligne du dossier. - Dans la section « Détails » , ajoutez un titre pour l'avis. Ce titre s'affiche dans le volet « Évaluations » une fois votre demande envoyée, afin de vous permettre de suivre l'avancement du processus d'évaluation.
- Ajoutez des utilisateurs de votre espace de travail à qui envoyer le document. Si votre espace de travail comporte des groupes , vous pouvez envoyer votre avis à tous les membres du groupe en sélectionnant le nom de celui-ci. Les groupes sont signalés par l'icône .
- Ajouter le contenu d'une notification par courrier électronique, y compris l'objet et le contenu. Ce contenu peut être utilisé pour demander aux évaluateurs un retour d'information spécifique ou pour fixer une date limite d'évaluation.
- Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer votre demande. Votre évaluateur reçoit un courriel contenant un lien vers votre document.
Remarque : les autorisations dans les fichiers en révision sont définies différemment de celles de votre fichier d'origine. La demande de révision entraîne la création d'un dossier de révision distinct et ne modifie pas les autorisations définies sur le fichier source.
Par défaut, seuls les propriétaires de documents peuvent envoyer des documents pour examen. Si vous souhaitez autoriser les éditeurs ou les lecteurs à demander des révisions, vous pouvez modifier ce paramètre dans la section « Autorisations » des propriétés du document .
Utiliser le panneau Examens
Une fois que vous avez demandé une révision, les informations relatives à cette demande s'affichent dans le panneau « Révisions ». Pour accéder au panneau, cliquez sur l' icône « Avis » dans le panneau de droite. Lorsque vous sélectionnez une révision, vous pouvez voir quand la demande a été envoyée et à qui elle a été envoyée.
En cliquant sur l'icône « Ouvrir la révision », vous ouvrez le document en lecture seule dans un nouvel onglet. Si votre évaluateur a laissé des commentaires, vous pouvez les consulter ici.
L'icône « Commentaire » dans le panneau de structure indique le nombre de commentaires présents dans chaque section. Vous pouvez consulter les commentaires sur le côté droit des documents.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un avis en cliquant sur la flèche située à côté du titre de l'avis dans le panneau « Avis ». Pour ajouter d'autres évaluateurs ou modifier le nom d'une évaluation, cliquez sur « Paramètres » dans le menu.
Pour supprimer une demande, sélectionnez « Supprimer » dans le menu. La suppression d'une révision entraîne automatiquement la suppression du document en lecture seule.
Les propriétaires de fichiers et les utilisateurs ayant créé la révision peuvent envoyer une version mise à jour de celle-ci. Cette opération met à jour le contenu de la révision en fonction de la dernière version du fichier, de la présentation, de la feuille de calcul ou du classeur, tout en conservant la même instance de révision.
Utilisez cette option lorsque vous souhaitez que les relecteurs puissent consulter le contenu le plus récent sans créer une nouvelle relecture. Les paramètres définis lors de la première évaluation sont conservés et ne peuvent pas être modifiés.
Révision d'un fichier
Remarque : pour les solutions proposant des tableaux personnalisables dans Home , vous pouvez ajouter le widget « Révisions de fichiers » à vos tableaux afin de visualiser toutes les révisions qui vous ont été attribuées en un seul et même endroit.
Si vous recevez une demande d'évaluation, vous serez dirigé vers une version en lecture seule du document.
Pour commencer votre évaluation, cliquez sur « Accéder à l'évaluation » dans l'e-mail de demande.
À partir de là, vous pouvez ajouter des commentaires au document ou à la section.
Pour ajouter un commentaire :
- Mettre en évidence une partie du texte.
- Cliquez sur « Ajouter » dans la barre d'outils.
- Saisissez votre commentaire, puis cliquez sur « Publier ».
Les commentaires apparaissent automatiquement dans la version du document destinée au demandeur. Vous pouvez consulter tous vos commentaires dans le panneau « Commentaires ». Vous pouvez également ajouter de nouveaux commentaires et naviguer entre les commentaires existants à partir de ce panneau.
Remarque : les relecteurs ne pourront pas créer de commentaires s'ils disposent de droits limités dans le cadre des relectures.
La visionneuse vous permet également de
- Exporter le fichier ou la section au format PDF ou DOCX
- Imprimer une copie du fichier
- Utilisez la fonction « Rechercher » pour trouver des mots ou des expressions spécifiques
- Sélectionnez « Afficher les annotations » pour visualiser les annotations ajoutées au document