L’envoi de documents pour révision autorise les utilisateurs à afficher la vue de votre espace de travail et à apporter des commentaires sur une version spécifique d’un document, qu’il s’agisse d’un premier jet ou de la dernière révision avant le dépôt. Lorsque vous demandez une révision, votre réviseur reçoit une version en lecture seule de votre document, qui lui permet d’ajouter ses commentaires sans modifier votre fichier original.
Envoyer un document pour examen
Pour envoyer un document pour examen :
- Dans la barre d'outils Review, cliquez sur Review et sélectionnez Create a review dans le menu.
Vous pouvez également envoyer une révision antérieure pour révision en cliquant sur la flèche à côté de la révision dans le panneau Historique et en sélectionnant Envoyer pour révision. - Choisissez d'envoyer toutes les sections auxquelles vous avez accès ou seulement les sections sélectionnées. Si vous souhaitez envoyer des sections particulières, sélectionnez-les dans la liste. Utilisez les boutons Expand et Collapse [ ] pour ouvrir et fermer des sections.
- Sélectionnez Inclure les pièces jointes si vous souhaitez que des pièces jointes soient ajoutées à la révision.
- Sélectionnez les fils de commentaires à inclure.
Note: Les commentaires avec des permissions ne seront pas inclus dans les commentaires.
Option de commentaire Description Ne pas inclure les fils de commentaires Cette option n'inclura pas les fils de commentaires laissés sur le fichier original ou les évaluations antérieures. Inclure tous les fils de commentaires Cette option permet d'extraire tous les commentaires laissés sur le document original et sur les révisions antérieures. Les commentaires des avis non sélectionnés peuvent apparaître si vous choisissez d'envoyer tous les commentaires lors de la création de l'avis sélectionné. Inclure les fils de commentaires des révisions passées Cette option n'inclut que les commentaires des revues antérieures sélectionnées. Les commentaires de révisions non sélectionnées peuvent être visibles s’ils étaient inclus dans une autre révision. Exclure les commentaires ajoutés à la révision à partir de la version en ligne du fichier Cette option peut être cochée en plus de l'une des autres options de commentaire sélectionnées ci-dessus. Les commentaires laissés sur l'évaluation envoyée ne seront pas ajoutés à la version en ligne du dossier. - Sous Details, ajoutez un titre à l'évaluation. Ce titre apparaît dans le panneau Reviews après l'envoi de votre demande pour vous aider à suivre le processus de révision.
- Ajoutez des utilisateurs de votre espace de travail à qui envoyer le document. Si votre espace de travail comporte des groupes , vous pouvez envoyer votre révision à tous les membres du groupe en sélectionnant le nom du groupe. Les groupes sont signalés par l'icône .
- Ajouter le contenu d'une notification par courrier électronique, y compris l'objet et le contenu. Ce contenu peut être utilisé pour demander aux évaluateurs un retour d'information spécifique ou pour fixer une date limite d'évaluation.
- Cliquez sur Send pour envoyer votre demande. Votre évaluateur reçoit un courriel contenant un lien vers votre document.
Remarque : Les autorisations dans les fichiers de révision sont définies différemment de votre fichier original. La demande de révision crée un fichier de révision distinct et ne modifie pas les autorisations du fichier source.
Par défaut, seuls les propriétaires de documents peuvent envoyer des documents pour examen. Si vous souhaitez autoriser les éditeurs ou les spectateurs à demander des révisions, vous pouvez modifier ce paramètre sous Permissions dans Propriétés du document.
Utiliser le panneau Examens
Une fois que vous avez demandé une révision, les informations relatives à la demande apparaissent dans le panneau Reviews. Pour accéder au panneau, cliquez sur l'icône Reviews dans le panneau de droite. Lorsque vous sélectionnez une révision, vous pouvez voir quand la demande a été envoyée et à qui elle a été envoyée.
En cliquant sur l'icône Open review , vous ouvrez le document en lecture seule dans un nouvel onglet. Si votre évaluateur a laissé des commentaires, vous pouvez les consulter ici.
L'icône Comment du panneau de configuration indique le nombre de commentaires dans chaque section. Vous pouvez consulter les commentaires sur le côté droit des documents.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un avis en utilisant la flèche à côté du titre de l'avis dans le panneau Avis. Pour ajouter d'autres évaluateurs ou modifier le nom d'une évaluation, cliquez sur Edit dans le menu.
Pour supprimer une demande, sélectionnez Delete dans le menu. La suppression d'une révision entraîne automatiquement la suppression du document en lecture seule.
Révision d'un fichier
Note: Pour les solutions avec assignable boards in Home, vous pouvez ajouter le widget File Reviews à vos boards pour voir tous vos commentaires assignés en un seul endroit.
Si vous recevez une demande d'évaluation, vous serez dirigé vers une version en lecture seule du document.
Pour commencer votre examen, cliquez sur Go to Review dans l'e-mail de demande.
À partir de là, vous pouvez ajouter des commentaires au document ou à la section.
Pour ajouter un commentaire :
- Mettre en évidence une partie du texte.
- Cliquez sur Ajouter dans la barre d’outils.
- Tapez votre commentaire et cliquez sur Post.
Les commentaires apparaissent automatiquement dans la version du document destinée au demandeur. Vous pouvez consulter tous vos commentaires dans le panneau Comments . Vous pouvez également ajouter de nouveaux commentaires et naviguer entre les commentaires existants à partir de ce panneau.
Note: Les évaluateurs ne pourront pas créer de commentaires avec des autorisations dans les évaluations.
La visionneuse vous permet également de
- Exportation le fichier ou la section au format PDF ou DOCX
- Imprimer une copie du fichier
- Utilisez Find pour rechercher des mots ou des phrases spécifiques.
- Sélectionnez Show Markup pour afficher les balises qui ont été ajoutées au document.