Les espaces de travail disposent d'un ensemble de groupes par défaut qui permettent de gérer les autorisations pour les fichiers d'un espace de travail. Les responsables d'espace de travail et les gestionnaires de contenu peuvent également créer de nouveaux groupes pour encore plus de flexibilité. En outre, les groupes peuvent être utilisés pour les mentions dans les commentaires et pour l'envoi de critiques.
Définissez et contrôlez les droits d'accès aux fichiers en ajoutant des membres à des groupes, plutôt qu'en définissant les droits d'accès pour des utilisateurs individuels. Cela vous permet de conserver les mêmes structures d'autorisation sur les fichiers et de contrôler l'accès en gérant les membres de chaque groupe.
Remarque : Ne supprimez pas et ne modifiez pas le groupe Tous les utilisateurs. Si vous avez des questions supplémentaires, contactez Workiva Support.
Créer un groupe
Pour créer un groupe :
- En haut à droite, cliquez sur le nom de votre espace de travail et sélectionnez Paramètres pour ouvrir les paramètres de l’espace de travail.
- Dans l'onglet Groupes, cliquez sur Créer un groupe.
- Entrez un nom de groupe et ajoutez des membres de l’espace de travail au groupe en utilisant la fonction de recherche ou en sélectionnant individuellement des personnes.
- Cliquez sur Create Group pour terminer.
Mise à jour en masse des membres d’un groupe par le biais d’un fichier CSV
Pour gagner du temps lorsque vous devez ajouter de nombreux utilisateurs à différents groupes, vous pouvez mettre à jour l’appartenance des utilisateurs à un groupe en vrac à l’aide d’un fichier CSV.
Pour mettre à jour les membres d’un groupe à l’aide d’un fichier CSV :
- Dans l’onglet Groupes, cliquez sur Mettre à jour les groupes.
- Téléchargez le modèle CSV pour vous aider à le formater correctement et remplissez-le. Si vous utilisez votre propre fichier, assurez-vous que les titres des colonnes correspondent à ceux du modèle.
- Les noms d’utilisateur doivent déjà exister dans l’espace de travail.
- Les noms de groupes doivent déjà exister dans l’espace de travail.
Note : Les groupes obtenus à partir du fichier CSV remplaceront les groupes actuels des utilisateurs. Seule l’appartenance au groupe Tous les utilisateurs restera inchangée, quels que soient les groupes répertoriés dans le fichier.
- Un fichier CSV valide ressemble à ceci :
- Chargez le fichier et cliquez sur Suivant.
- Examinez la liste des utilisateurs et des groupes obtenus à partir du fichier CSV. Notez que l’appartenance actuelle des utilisateurs à un groupe sera remplacée par les groupes obtenus à partir du fichier.
- Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Charger un autre fichier pour mettre à jour d’autres membres du groupe, ou cliquez sur Terminer.
Supprimer un groupe
Si vous n'avez plus besoin d'un groupe, vous pouvez le supprimer en cliquant sur Supprimer dans le menu déroulant situé à côté du groupe.
Lorsque vous supprimez un groupe, toutes les permissions accordées aux membres depuis ce groupe seront supprimées. La suppression d'un groupe ne supprime pas ses membres de l'espace de travail.