Il existe deux types de rappels pour les actions dans les processus : les rappels automatiques et les rappels manuels. Les rappels automatisés sont envoyés automatiquement aux assignés selon un calendrier précis, tandis que les rappels manuels sont envoyés manuellement lorsque vous souhaitez rappeler aux assignés des actions qu'ils ont peut-être oubliées.
Remarque : Si vous souhaitez envoyer manuellement des rappels de tâches pour les tâches dans les fichiers ou les tâches dans l'accueil, voir Envoyer des rappels dans les tâches.
Rappels de processus automatisés
Par défaut, des rappels automatisés avec le contenu par défaut sont envoyés par courrier électronique trois jours avant, le jour même et tous les jours pendant trois jours après la date d'échéance de l'action (pour les actions de certification, vous pouvez modifier ce calendrier par défaut et le contenu du courrier électronique avant le début du processus en vous rendant dans les paramètres de certification). Toutefois, vous pouvez choisir de ne pas envoyer de rappels automatisés ou de personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels.
Note : Vous ne pouvez avoir que trois rappels automatisés pour une action donnée.
Pour personnaliser les rappels automatiques :
- Lors de la création ou de la modification d'une action dans un processus, en fonction du type de rappels que vous souhaitez personnaliser, cliquez sur la liste déroulante Rappels de l'assigné ou Rappels de l'approbateur et sélectionnez Personnalisé.
- Pour chaque rappel automatisé dans la section Email reminders, choisissez le Email schedule pour le moment où le rappel par e-mail sera envoyé à l’assigné ou à l’approbateur. Les rappels seront envoyés une fois par jour selon ce calendrier, à l'heure que vous aurez spécifiée dans la section Task details.
- Remplissez les champs Subject et Body. Vous pouvez voir à quoi ressemblera le rappel dans l'aperçu à droite.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône de menu pour Supprimer ou Dupliquer rappels.
- Cliquez sur enregistrer en haut à droite pour enregistrer vos rappels automatisés personnalisés.
Rappels manuels de processus
Si un assigné ou un approbateur n'a pas terminé son action, vous pouvez lui envoyer un rappel. Les rappels ne sont envoyés qu'aux personnes auxquelles l'action est actuellement attribuée.
Pour envoyer un rappel pour une action individuelle :
- Cliquez sur le menu à trois points situé à côté de l'action.
- Sélectionnez Remind pour envoyer manuellement un rappel aux assignés actuels.
Vous pouvez également envoyer des rappels pour plusieurs actions en utilisant le menu déroulant Remind au-dessus de la liste des actions. Vous pouvez envoyer un rappel pour toutes les actions incomplètes ou uniquement pour les actions ayant un certain statut, comme Envoyé ou Renvoyé.