L'une des limites est que le système EDGAR de la SEC ne permet pas d'intégrer des polices de caractères dans le code HTML. Cela signifie que, lors du dépôt de documents sur EDGAR au format HTML, les déclarants doivent s'assurer que toutes les polices utilisées dans leur document sont des polices compatibles avec le Web .
Dans le cadre de ce processus, vous pouvez créer des guides de style interchangeables afin de modifier efficacement les polices de caractères dans le document de déclaration, et ainsi vous assurer que le document s'affiche comme prévu lorsque vous l'ouvrez dans la visionneuse de la SEC.
L'utilisation de guides de style peut vous aider à créer plusieurs itérations de vos documents. Avec plusieurs guides de style, vous pouvez également produire une version adaptée à la SEC qui inclut une police de caractères sûre pour le web, garantissant ainsi que votre dossier a l'aspect et la convivialité voulus. Ce processus vous permet également de préserver les normes de votre marque d'entreprise pour d'autres dépôts ou PDF.
Avant de commencer, voici quelques points à connaître :
- Le guide de style de votre document source doit être complet, ou presque complet, avant que ce processus ne soit effectué, afin d'éviter des efforts de suivi supplémentaires plus tard dans le processus et les années suivantes si les guides de style restent cohérents.
- Les textes des graphiques n'ont pas de styles correspondants dans le guide de style. Cependant, les graphiques sont convertis en images, ce qui signifie que toutes les polices personnalisées utilisées dans les graphiques s'afficheront correctement pour tous les utilisateurs.
Créer une nouvelle version du guide de style
Vous créerez ici deux versions du guide de style qui pourront être utilisées pour faire basculer votre document entre la version qui sera déposée auprès de la SEC et la version destinée au format PDF ou au dépôt auprès d'autres autorités de régulation. Cela permettra d'examiner la bonne version des documents de dépôt tout au long du processus.
Ce processus prend environ une heure.
Exporter le guide de style à partir de la source
Pour exporter votre guide de style :
- Dans votre document source, ouvrez votre guide de style et sélectionnez « Exporter » dans la barre d'outils.
- Dans votre bureau, renommez votre guide de style exporté pour décrire le rapport auquel il se rapporte (par exemple BespokeFontName_Style.style).
- Sauvegarder le guide de style exporté dans un emplacement connu pour une utilisation ultérieure. Il est recommandé de télécharger votre fichier Workiva en même temps que votre rapport.
Ensuite, vous devez copier votre document source pour le tester. Cette copie sera un espace pour créer une version web sécurisée de votre guide de style et visualiser les changements. Pour savoir comment copier un fichier, consultez la rubrique « Copier un fichier ou un dossier ».
Modifier le guide de style copié
Pour éditer le guide de style d'un fichier copié :
- Ouvrez le guide de style du fichier copié.
- Pour chaque style, remplacez la police par une police compatible avec le Web et verrouillez le style de police dans l'éditeur de styles . Consultez la liste des polices compatibles avec le Web dans la section « Polices compatibles avec le Web pour Workiva ».
- Cliquez sur « Publier » dans le guide de style, puis quittez ce dernier pour vérifier les modifications apportées au fichier copié.
- Vérifiez le nombre de pages du document et comparez-le à la source.
Il peut y avoir une différence dans le nombre de pages en raison des différentes tailles de police.
Pour résoudre ce problème, dans le style de votre fichier copié :
- Définissez un espacement plus serré entre les caractères dans le style du contenu principal de votre rapport (par exemple, « Corps du texte »), si le fichier copié comporte plus de pages que le fichier source.
- Appliquez un espacement plus large entre les caractères dans le style du contenu principal de votre rapport (par exemple, « Corps du texte »), si le fichier copié comporte moins de pages que le fichier source.
Vérifier le guide de style
Pour vérifier votre guide de style :
-
Effectuez un contrôle de l'intégrité du document afin d'identifier les parties du contenu susceptibles d'être tronquées dans les cellules de tableau, les zones de texte ou les sections de mise en page .
Remarque : pour que l'analyse de l'état du document s'exécute correctement, assurez-vous que le type de document correspond au classement prévu dans les propriétés du document . Pour en savoir plus sur l'état des documents , consultez la section « État des documents » dans Workiva .
- Apportez les modifications nécessaires au guide de style en fonction des résultats de l'analyse de la qualité du document .
- Cliquez sur « Publier » et vérifiez la mise en page de votre fichier.
Exporter un guide de style copié
Lorsque vous êtes satisfait de la mise en page, vous devez exporter votre guide de style.
Pour exporter :
- Consultez le guide de style du fichier copié.
- Cliquez sur « Exporter ».
- Dans l'ordinateur, renommez le guide de style pour décrire le rapport auquel il se rapporte (par exemple, Arial.style).
- Enregistrez le guide de style exporté au même endroit que l'exportation de guide de style précédemment enregistrée. Il est recommandé de télécharger votre fichier Workiva en même temps que votre rapport.
Ce guide de style sera réutilisé pour passer d'une version à l'autre de votre classement avec des polices différentes.
Changer de version du guide de style
Pour changer de guide de style dans votre rapport :
- Dans votre document source, ouvrez son guide de style.
- Sélectionnez « Importer » , puis choisissez le fichier de guide de style contenant la police de votre choix.
- Cliquez sur « Remplacer ».
Vos deux versions du guide de style vous permettront de passer facilement d'une version à l'autre avec des polices différentes.
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