Les champs personnalisés et leurs valeurs peuvent être rapidement transférés entre les espaces de travail de votre organisation à l’aide de la fonction d’importation/exportation. En exportant un ensemble de champs personnalisés d’un espace de travail existant et en les intégrant dans un nouvel espace, vous pouvez créer un « modèle » transférable dans plusieurs espaces de travail ou cycles de reporting, ce qui simplifie considérablement le processus de mise en œuvre pour votre entreprise.
Remarque : Cette fonctionnalité n’est actuellement disponible que dans le cadre du programme Early Adopter. Si vous souhaitez utiliser des champs personnalisés dans votre espace de travail, contactez votre Customer Success Manager pour discuter de votre participation au programme.
Exigences
- Le rôle d’administrateur des champs personnalisés est nécessaire pour modifier les groupes et les définitions de champs personnalisés. Ceci s’applique également aux utilisateurs de l’API.
- Les permissions du propriétaire ou de l’éditeur sont nécessaires pour gérer les valeurs des champs personnalisés d’un fichier.
- Les permissions du propriétaire sont nécessaires pour gérer le groupe de champs personnalisés d’un fichier.
Importer et exporter des champs personnalisés
Lors de la création d’un espace de travail dans votre organisation, les champs personnalisés peuvent être exportés d’un espace de travail existant et importés dans le nouveau via un fichier JSON téléchargeable.
Note : Les valeurs des champs personnalisés définies dans l’espace de travail d’origine ne seront pas transférées dans l’espace de travail de destination, à moins qu’un champ personnalisé identique n’existe déjà. Vous pouvez importer et exporter les valeurs des champs personnalisés séparément en suivant les étapes ci-dessous.
Dans l’écran Champs personnalisés :
- Sélectionnez au moins un fichier à l’aide des cases à cocher situées à gauche.
- Cliquez sur le bouton Exporter en haut à gauche de l’écran.
- Cliquez à nouveau sur Exporter pour télécharger le fichier JSON sur votre ordinateur.
Dans l’écran Champs personnalisés :
- Cliquez sur Créer > Importer un champ personnalisé.
- Faites glisser et déposez un fichier depuis votre bureau, ou cliquez pour trouver le fichier dans un dossier particulier.
- Cliquez sur Importation pour terminer.
Remarque : Après avoir importé un champ personnalisé, vous pouvez en personnaliser les propriétés en sélectionnant Modifier dans le menu à trois points sur le côté droit.
Importer et exporter les valeurs des champs personnalisés
Lorsqu’un cycle de reporting se termine et qu’un autre commence, vous pouvez garantir l’exactitude de vos données en reportant les valeurs des champs personnalisés d’un espace de travail existant vers un nouveau. L’importation et l’exportation de cette manière vous permettent également de mettre à jour en masse les valeurs de plusieurs champs personnalisés à la fois, ce qui simplifie plus que jamais les changements de processus en milieu de cycle.
- Recherchez le fichier contenant les champs personnalisés que vous souhaitez exporter, sélectionnez le sur le côté droit et cliquez sur Exporter les valeurs des champs personnalisés.
- Cliquez sur Télécharger en bas à droite pour télécharger le fichier .zip sur votre disque dur.
Avant d’importer les valeurs de vos champs personnalisés, décompressez le fichier exporté depuis l’espace de travail source et vérifiez que tous les champs requis sont inclus dans les fichiers .csv. Il doit comprendre le type d’objet, l’ID de l’objet, l’ID de l’objet parent et au moins un ID de champ qui sera mis à jour.
Nous vous recommandons également de sauvegarder une copie de votre document actuel. Le processus d’importation écrase définitivement toutes les valeurs existantes et ne peut être annulé.
Note : Si un ID du champ vide est téléchargé, il remplacera toutes les valeurs existantes dans ces champs.
Pour importer les valeurs des champs personnalisés :
- Sélectionnez Créer > Importer > Champs personnalisés.
- Cliquez sur le bouton Déposer le fichier ici ou cliquer dessus pour le charger pour localiser le fichier .csv sur votre ordinateur, ou faites-le glisser et déposez-le. Cliquez sur Suivant.
Note : Un seul fichier peut être téléchargé à la fois. Si votre fichier contient plusieurs fichiers .csv, chacun d’entre eux doit être téléchargé séparément.
- Cliquez sur Terminer l’importation.
Mise en forme
Le type de champ personnalisé sélectionné lors de la configuration d’un nouveau champ personnalisé définit les entrées ou les valeurs qu’il acceptera. Les formats suivants sont acceptés :
- Texte/Chaîne
- Liste
- Entier (un nombre entier ; par exemple, 1 ou -1)
- Nombre (toute valeur numérique ; par exemple, 1,1 ou -1,1)
- Booléen (vrai ou faux)
Note : Les champs booléens sont sensibles à la casse et doivent être saisis entièrement en minuscules : vrai ou faux
- Date (AAAA-MM-JJ)
- Utilisateur (ID utilisateur Workiva)
Bon à savoir
- Lorsque vous utilisez le format automatique d’Excel, les dates sont formatées en MM/JJ/AAAA. Il se peut que vous deviez appliquer un format Excel personnalisé avant l’importation.