Note: Seuls les propriétaires d'espace de travail, les gestionnaires de contenu et les gestionnaires de copie peuvent copier des fichiers. Si vous avez besoin de copier un fichier, contactez un propriétaire d'espace de travail. Pour trouver un propriétaire d'espace de travail, voir Trouver des membres et des administrateurs.
Vous pouvez faire avancer les processus en les copiant, afin de pouvoir les réutiliser pour des événements récurrents, tels que les flux de rapports trimestriels. Vous pouvez copier un processus à tout moment, même s'il est déjà lancé.
Si vous définissez généralement les dates d'échéance de vos tâches en fonction d'un calendrier spécifique (ex : vous avez une tâche récurrente qui doit être terminée le 5ème jour ouvrable d'un cycle de deux semaines), configure les jours ouvrables avant la copie pour faciliter la mise à jour des dates d'échéance des tâches dans le nouveau processus copié.
Note: Les calendriers Workiva, les fonctionnalités liées au calendrier (telles que l'utilisation des jours ouvrables dans les processus), les modèles de processus, les graphiques et les aperçus de suivi des processus, ainsi que la carte récapitulative des copies de processus ne sont actuellement disponibles que dans certaines de nos solutions Financial Reporting et Financial Services.
Faire avancer un processus
Pour faire avancer un processus, vous devez copier le fichier du processus :
- Allez à la page Files et trouvez votre processus.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier de processus et sélectionnez Copy.
- Confirmez votre sélection et cliquez sur Suivant.
-
Sélectionnez vos paramètres de copie .
Note: Pour conserver toutes les références aux fichiers de votre processus, veillez à sélectionner Links and Process References.
- Nommez votre nouveau dossier et cliquez sur Copy.
En savoir plus sur la copie de fichiers et de dossiers.
Examiner le processus de copie avec les actions de certification
Examiner la fiche de synthèse du processus
Après avoir copié un processus et ouvert le fichier de processus copié, vous verrez une tuile Process copy summary dans le panneau de gauche Overview. Cette tuile vous donnera des informations sur la dernière fois que ce processus s'est déroulé :
- Tâches en retard: Toutes les tâches qui ont été achevées après leur date d'échéance la dernière fois que ce processus a été exécuté
- Tâches annulées: Toutes les tâches qui ont été annulées lors de la dernière exécution de ce processus
- Tâches ajoutées: Toutes les tâches qui ont été ajoutées après le dernier démarrage de ce processus
Cliquez sur la flèche située à côté de Tâches en retard, Tâches annulées, ou Tâches ajoutées dans cette tuile pour afficher les actions correspondantes dans la liste des actions.
Vous pouvez également cliquer sur View details pour comparer plus de détails entre les processus et voir des recommandations qui vous aideront à configurer votre prochain processus.
Examiner les paramètres, les lettres et les actions de certification du processus
En outre, ouvrez Settings dans la barre d'outils pour revoir et mettre à jour les paramètres de processus suivants :
- Sous l'onglet General:
- Le nom du processus
- L'ordre de départ
- Le processus Close type
- Les autorisations
- Sous l'onglet Calendar:
- Les Calendriers qui ont été ajoutés au calendrier du processus
- Si des jours ouvrables ont été configurés dans le processus original, mettez à jour les valeurs pour Premier jour ouvrable, Dernier jour ouvrable, Jours ouvrables, et toutes les exceptions en fonction du calendrier de votre entreprise pour le processus copié.
- Sous l'onglet Certifications:
- L'approbation automatique Paramètres
- Les courriels de rappel par défaut de Certifications
Ensuite, allez à l'onglet Letters dans le processus, et pour chaque lettre que vous utiliserez dans le processus :
- Réviser et mettre à jour le contenu de la lettre
- Lorsque la lettre est ouverte, ouvrez Properties dans la barre d'outils de la lettre pour examiner et mettre à jour les propriétés suivantes de la lettre :
- Le Nom de la lettre
- Le point de contact
- Les options de certification
Ensuite, dans l'onglet Process, pour toutes les actions de certification dans le processus copié, révisez et mettez à jour les éléments suivants (vous pouvez éditer ces champs en masse pour gagner du temps) :
- L'action Titre
- La lettre attribuée à l'action
- Les signataires et approbateurs assignés
- Vérifier si des utilisateurs ont été suspendus et les remplacer par des utilisateurs actifs.
- Les dates d'échéance de l'action et Date d'échéance de l'approbation. Si des jours ouvrables ont été configurés dans le processus original et que vous avez déjà mis à jour les paramètres du calendrier avec vos nouveaux jours ouvrables pour le processus copié, les dates d'échéance de l'action auront été mises à jour automatiquement. Veillez à ce qu'ils soient corrects, conformément au calendrier de votre entreprise pour le processus de copie.
- Notification par courriel de l'action (la notification par courriel envoyée aux signataires de cette action)
- L'action est Tags
Utilisez la fonction d'exportation dans la barre d'outils du processus pour croiser les titres des actions, les affectations des lettres de certification, les signataires et les approbateurs, ainsi que d'autres champs.
Votre processus est maintenant prêt à redémarrer.