Les fonctionnalités de reporting conçues font partie d'une extension disponible pour toutes les solutions. Contactez votre Customer Success Manager pour obtenir l'accès. Pour en savoir plus sur la conception des rapports , cliquez sur.
Dans les rapports conçus par , vous pouvez utiliser le suivi des modifications et les lignes noires pour garder une trace des modifications apportées aux fichiers. L'utilisation de ces deux outils peut également vous aider, ainsi que d'autres collaborateurs, à améliorer le contenu des objets flottants dans votre document.
- Utilisez le suivi des modifications pour afficher les changements apportés au texte dans vos objets flottants. Pour en savoir plus sur les objets flottants, voir Utiliser les objets flottants.
- Consultez le panneau Blackline Changes pour voir le contenu supprimé et ajouté dans une section.
- Envoyer des lignes noires pour examen avec un mode d'affichage spécifique.
Utiliser le suivi des modifications
Le suivi des modifications vous permet d'afficher une liste des modifications individuelles apportées à un document, que vous pouvez approuver ou rejeter. Vous pouvez activer le suivi des modifications pour l’ensemble de votre document ou pour des sections spécifiques.
Les modifications sont suivies pour le texte à l’intérieur des objets flottants, y compris l’ajout et la suppression d’objets flottants. Toutefois, le déplacement d’objets flottants dans le fichier ne sera pas suivi.
Note : l’approbation des paragraphes supprimés par le suivi associera les ancres de l’objet flottant au paragraphe non supprimé le plus proche
Modes d’affichage du suivi des modifications
Dans l’onglet Révision, vous pouvez basculer entre trois modes d’affichage différents pour afficher les modifications.
- Masquer les modifications : Cache toutes les modifications. Cela vous permet de voir le fichier comme la dernière révision dans un affichage clair.
- Changements simplifiés : Masque le contenu supprimé mais affiche une épingle à l'emplacement général. Cela vous permet de voir l’affichage final du document tout en indiquant les zones de modification. Vous pouvez cliquer sur les épingles pour voir les fiches de modification détaillées dans le panneau Track Changes.
- Toutes les modifications : Il s’agit de l’affichage par défaut pour le suivi des modifications. Vous verrez les contenus supprimés et ajoutés.
Note: La vue All changes peut affecter la mise en page finale du contenu car elle fait de la place pour le contenu supprimé qui n'est pas présent dans la révision finale.
Pour les documents très élaborés, nous recommandons la vue Simplified changes. Les réviseurs peuvent ainsi voir à quoi ressemblera le fichier final après les modifications apportées. Pour plus d’informations sur le suivi des modifications dans les documents, voir Suivi des modifications dans les documents.
Note: Si vous souhaitez déplacer du texte tout en conservant le suivi des modifications, utilisez Copier et Coller. Si vous utilisez Cut et Paste, vous perdrez la possibilité de suivre les modifications.
Utiliser des lignes noires
Les blacklines sont des modifications historiques de deux versions d’un fichier. Chaque fois que vous ou un collaborateur modifiez un document, une révision apparaît dans le panneau d’historique pour lequel vous pouvez créer une blackline. Les révisions sont affichées lorsqu’un changement de contenu est apporté au document et qu’il est susceptible d’affecter la capacité de compréhension du lecteur. En créant une blackline avec deux révisions, vous pouvez afficher et comparer deux versions différentes de votre document.
Modes d’affichage des blacklines
Dans l’onglet Révision, vous pouvez basculer entre trois modes d’affichage différents pour afficher les modifications.
- Masquer les modifications : Cache toutes les modifications. Cela vous permet de voir le fichier comme la dernière révision dans un affichage clair.
- Changements simplifiés : Masque le contenu supprimé mais affiche une épingle à l'emplacement général. Cela vous permet de voir l’affichage final du document tout en indiquant les zones de modification. Vous pouvez cliquer sur les épingles pour voir les fiches de modification détaillées dans le panneau Modifications de la blackline.
- Toutes les modifications : Il s’agit de l’affichage par défaut pour les blacklines. Vous verrez les contenus supprimés et ajoutés.
Note: La vue All changes peut affecter la mise en page finale du contenu car elle fait de la place pour le contenu supprimé qui n'est pas présent dans la révision finale.
Pour les documents très élaborés, nous recommandons la vue Simplified changes. Les réviseurs peuvent ainsi voir à quoi ressemblera le fichier final après les modifications apportées.
À droite, vous pouvez ouvrir le panneau Modifications de la blackline ou cliquer sur les épingles dans le fichier. Le panneau n’affiche que les modifications de la section dans laquelle le curseur se trouve.
Les blacklines suivent l’ajout et la suppression d’objets flottants. Elles permettent également de suivre le sous-texte dans les objets flottants. Pour plus d’informations sur les blacklines dans les documents, voir Créer et afficher des blacklines des documents.
Envoi de blacklines pour examen
Vous pouvez envoyer une révision pour permettre aux utilisateurs de votre espace de travail de visualiser et de commenter une ligne noire existante. Lorsque vous demandez une révision, votre réviseur peut ouvrir la blackline dans Workiva et ajouter des commentaires qui apparaîtront sur le fichier source. Actuellement, vous pouvez seulement envoyer des copies annotées pour révision.
Note : vous ne pouvez envoyer en révision que le contenu dont vous êtes responsable ou pour lequel vous disposez des permissions nécessaires pour envoyer le document en révision.
Vous pouvez également définir une vue par défaut pour l'évaluateur. Lorsqu’il reçoit la révision, celle-ci est affichée dans l’un des trois modes d’affichage que vous avez choisis. Le réviseur peut toujours passer d’un affichage à l’autre, à moins que vous ne cochiez la case empêchant le réviseur de changer d’affichage.
Les réviseurs de blacklines fonctionnent comme les réviseurs de documents normaux. Pour en savoir plus sur l’envoi et la révision des fichiers, voir Envoyer pour révision.
Exportation de la ligne noire et du suivi des modifications au format PDF
Vous pouvez exporter votre blackline ou tracked changes vers un PDF que vous pouvez facilement partager avec d'autres. Il existe deux options pour l'exportation au format PDF :
Note: Ces options ne permettent pas de visualiser les modifications apportées aux objets flottants.
- Toutes les modifications : Exporte vers un PDF montrant toutes les modifications en ligne dans le document.
- Changements simplifiés avec changelog : Exporte vers un PDF qui utilise des indicateurs directement sur le document pour montrer où les changements ont été faits. Les modifications détaillées sont affichées dans un journal distinct pour chaque page. Nous vous recommandons d'utiliser cette option si vous souhaitez voir à quoi ressemblera le rapport final après toutes les modifications apportées.
Pour exporter une ligne noire au format PDF :
- Dans votre blackline, cliquez sur enregistrer PDF dans la barre d'outils.
Si la ligne noire n'est pas ouverte, vous pouvez également aller sur le panneau Blacklines et sélectionner Export to PDF dans la liste déroulante de la ligne noire.
- Choisissez d'afficher Tous les changements ou Changements simplifiés avec changelog.
Note: Le balisage pour l'accessibilité web ne peut pas être activé lors de l'exportation en tant que modifications simplifiées avec changelog.
- Une fois que vous avez sélectionné toutes les options que vous souhaitez inclure, cliquez sur Export.
Pour exporter votre document avec les modifications suivies au format PDF :
- Dans votre document, cliquez sur File, puis sur Save As. Dans le menu déroulant, sélectionnez PDF.
- Sous Advanced, sélectionnez Include track changes.
- Choisissez d'afficher Tous les changements ou Changements simplifiés avec changelog.
Note: Le balisage pour l'accessibilité web ne peut pas être activé lors de l'exportation en tant que modifications simplifiées avec changelog.
- Une fois que vous avez sélectionné toutes les options que vous souhaitez inclure, cliquez sur Export.