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Par défaut, les lettres signées sans explications, exceptions ou pièces jointes seront automatiquement approuvées. Sinon, une fois qu'une lettre a été signée et si une approbation est requise, l'approbateur recevra un courriel qui renvoie directement à la lettre pour qu'il l'examine et l'approuve ou la renvoie.
Note : Si aucune étape d'approbation n'est ajoutée lors de l'ajout de l'action de certification au processus et qu'une approbation est nécessaire, la personne qui a lancé le processus sera ajoutée en tant qu'approbateur.
Approuver ou renvoyer une lettre
Si une lettre signée doit être approuvée, tous les approbateurs doivent approuver la lettre afin de compléter la certification.
Examiner et approuver ou renvoyer une lettre signée :
- Ouvrez la lettre en utilisant le lien figurant dans la notification par courrier électronique ou en ouvrant la tâche de certification dans l’onglet Tasks dans Home.
- Activez la bascule Approver view et filtrez les réponses en fonction de leur statut Review status (Rejected, Accepted, or All responses) afin d’accepter ou de rejeter plus facilement chaque réponse de la lettre.
-
Examinez les réponses, le cas échéant, ainsi que les explications et les pièces jointes.
- Par défaut, les réponses sans exception seront acceptées et les exceptions seront rejetées, mais vous pouvez modifier ces sélections si nécessaire. Vous pouvez également ajouter des commentaires facultatifs à chaque réponse.
- Si des réponses sont rejetées, la lettre ne peut être approuvée et doit être renvoyée pour être signée à nouveau.
- Si toutes les réponses ont été acceptées, cliquez sur Approve dans la barre d'outils. Sinon, Retour renvoie la lettre aux signataires pour qu'ils la signent à nouveau. S'il y a plusieurs approbateurs et que vous n'êtes pas le premier, vous pouvez choisir de Retourner aux signataires ou Retourner aux approbateurs (voir Consensus avec plusieurs signataires ou approbateurs).
- Si vous renvoyez la lettre, vous pouvez ajouter une note facultative pour expliquer votre décision.
En outre, vous pouvez consulter la tâche de certification Details et ajouter un approbateur facultatif Notes à tout moment pour que les autres collaborateurs puissent la voir dans le panneau latéral. Les signataires ne pourront pas ajouter de notes d'approbation.
Sauter l'approbateur
Si vous n'êtes pas en mesure d'examiner et d'approuver la lettre, le propriétaire du processus peut vous ignorer en allant voir les détails de l'action de certification dans l'onglet Process (voir Monitorer les actions de certification dans un processus) et en cliquant sur Skip dans le menu déroulant situé à côté de votre nom. L'action de certification sera ensuite poursuivie.
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