Envoyer une feuille de calcul pour examen

L'envoi de feuilles de calcul pour révision permet aux utilisateurs de votre espace de travail de visualiser et de commenter une version particulière d'une feuille de calcul. Lorsque vous demandez une révision, votre réviseur reçoit une version en lecture seule de votre feuille de calcul, ce qui lui permet d'ajouter des commentaires sans modifier votre fichier original.

Créer une feuille de calcul

Vous pouvez créer une révision à partir de l'onglet « Révision » , du volet « Historique » , du volet « Modifications » ou du volet « Traduire la feuille de calcul ».

Pour créer une revue dans chacun de ces lieux :

Dans l'onglet « Révision » , cliquez sur « Révision » , puis sélectionnez « Créer une révision » dans le menu.
Pour soumettre une version antérieure à révision, cliquez sur la flèche située à côté d'un révision dans le panneau « Historique », puis en sélectionnant « Envoyer pour révision ».
Dans le panneau « Blacklines », sélectionnez la flèche située à côté de la blackline puis sélectionnez « Envoyer pour révision ».
Pour envoyer une feuille de calcul traduite afin qu'elle soit relue, accédez au panneau « Traduire la feuille de calcul », puis cliquez sur laflèche située à côté de votre traduction , puis sélectionnez « Envoyer pour révision ».

Une fois que vous avez créé un avis dans l'onglet Avis ou dans les panneaux de droite, vous pouvez choisir les paramètres de l'avis et l'envoyer.

Pour envoyer un commentaire :

Sélectionnez cette option pour envoyer toutes les sections pour lesquelles vous disposez d'autorisations ou pour envoyer uniquement les sections sélectionnées . Si vous souhaitez envoyer des sections spécifiques, cochez la case en regard de chaque section que vous souhaitez inclure.

Utilisez les boutons « Développer » et « Réduire » pour ouvrir et fermer les sections.
Sélectionnez « Inclure les pièces jointes » si vous souhaitez que des pièces jointes soient ajoutées à la révision.

Sélectionnez les fils de discussion à inclure ou à exclure.

Option de commentaire	Description
Ne pas inclure les fils de commentaires	Cette option n'inclura pas les fils de commentaires laissés sur le fichier original ou les évaluations antérieures.
Inclure tous les fils de commentaires	Cette option permet d'extraire tous les fils de commentaires laissés sur la feuille de calcul d'origine et sur les évaluations antérieures. Les commentaires des avis non sélectionnés peuvent apparaître si vous choisissez d'envoyer tous les commentaires lors de la création de l'avis sélectionné.
Inclure les fils de commentaires des révisions passées	Cette option n'inclut que les commentaires des revues antérieures sélectionnées. Les commentaires de révisions non sélectionnées peuvent être visibles s’ils étaient inclus dans une autre révision.
Exclure les commentaires ajoutés à la révision à partir de la version en ligne du fichier	Cette option peut être cochée en plus de l'une des options de commentaire ci-dessus. Les commentaires laissés sur l'évaluation envoyée ne seront pas ajoutés à la version en ligne du dossier.

Remarque : Les options de commentaire ne sont pas incluses dans Envoyer la traduction pour révision. Vous n'aurez d'autre choix que de envoyer la traduction dans son intégralité ou vers envoyer les sections sélectionnées.

Dans la section « Détails » , ajoutez un titre pour l'avis. Ce titre s'affiche dans le volet « Révisions » une fois votre demande envoyée, afin de vous permettre de suivre l'avancement du processus de révision.
Ajoutez des utilisateurs de votre espace de travail à qui envoyer la révision. Si votre espace de travail comporte groupes, vous pouvez envoyer votre avis à tous les membres du groupe en sélectionnant le nom du groupe.
Ajouter le contenu d'une notification par courrier électronique, y compris l'objet et le message. Ce contenu peut être utilisé pour demander aux évaluateurs un retour d'information spécifique ou pour fixer une date limite d'évaluation.
Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer votre demande. Votre évaluateur reçoit un courriel contenant un lien vers le fichier en lecture seule.

Remarque : les autorisations dans les fichiers en révision sont définies différemment de celles de votre fichier d'origine. La demande de révision entraîne la création d'un dossier de révision distinct et ne modifie pas les autorisations définies sur le fichier source.

Par défaut, seuls les propriétaires peuvent envoyer des feuilles de calcul pour examen. Si vous souhaitez autoriser les éditeurs ou les lecteurs à envoyer des avis, vous pouvez modifier ce paramètre dans la section « Autorisations » des propriétés de la feuille de calcul .

Utiliser le panneau Examens

Une fois que vous avez demandé une révision, les informations relatives à cette demande s'affichent dans le panneau « Révisions ». Pour accéder au panneau, cliquez sur l'icône « Avis » dans le panneau de droite. Lorsque vous sélectionnez une révision, vous pouvez voir quand la demande a été envoyée et à qui elle a été envoyée.

Vous pouvez également modifier ou supprimer un avis en cliquant sur la flèche située à côté du titre de l'avis dans le panneau « Avis ». Pour ajouter d'autres relecteurs ou modifier le nom d'une relecture, cliquez sur « Modifier » dans le menu.

Pour supprimer une demande, sélectionnez « Supprimer » dans le menu. La suppression d'un avis entraîne automatiquement la suppression de la feuille de calcul en lecture seule. En cliquant sur l'icône « Ouvrir la révision », vous ouvrez la feuille de calcul en lecture seule dans un nouvel onglet. Si votre évaluateur a laissé des commentaires, vous pouvez les consulter ici.

Révision d'un fichier

Si vous recevez une demande d'évaluation, vous serez dirigé vers une version en lecture seule de la feuille de calcul.

Pour commencer votre évaluation, cliquez sur « Accéder à l'évaluation » dans l'e-mail de demande.

À partir de là, vous pouvez ajouter des commentaires à la ou aux feuilles de calcul. Pour ajouter un commentaire :

Sélectionnez les cellules souhaitées dans la feuille.
Cliquez sur « Ajouter » dans la barre d'outils ou dans le volet « Commentaires ».
Saisissez votre commentaire, puis cliquez sur « Publier ». Vous pouvez répondre aux commentaires directement dans la feuille de calcul ou dans le volet « Commentaires ».

Après avoir examiné l'ensemble des commentaires, le L'icône de commentaire dans le panneau de structure indique le nombre de commentaires dans chaque section.

Vous pouvez également utiliser le volet « Commentaires » pour accéder directement à l'emplacement de chaque fil de commentaires dans la révision de la feuille de calcul.

Lors de l'examen de la feuille de calcul, vous pouvez également :

Exportez le contenu au format PDF, XHTML, Excel ou CSV.
Utilisez la fonction « Rechercher » pour trouver des mots ou des expressions spécifiques.

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