L'envoi de feuilles de calcul pour révision permet aux utilisateurs de votre espace de travail de visualiser et de commenter une version particulière d'une feuille de calcul. Lorsque vous demandez une révision, votre réviseur reçoit une version en lecture seule de votre feuille de calcul, ce qui lui permet d'ajouter des commentaires sans modifier votre fichier original.
Créer une feuille de calcul
Vous pouvez créer une révision à partir de l'onglet Review, du panneau History, du panneau Blacklines ou du panneau Translate Spreadsheet.
Pour créer une revue dans chacun de ces lieux :
- Dans l'onglet Review, cliquez sur Review et sélectionnez Create a Review dans le menu.
- Envoyez une révision précédente pour révision en cliquant sur la flèche à côté d'une révision dans le panneau Historique et en sélectionnant Envoyer pour révision.
- Dans le panneau Blacklines, sélectionnez la flèche à côté de blackline et choisissez Send for Review.
- Pour envoyer une feuille de calcul traduite pour révision, accédez au panneau Translate Spreadsheet, sélectionnez la flèche à côté de votre traduction , et choisissez Send for Review.
Envoyer une feuille de calcul pour examen
Une fois que vous avez créé un avis dans l'onglet Avis ou dans les panneaux de droite, vous pouvez choisir les paramètres de l'avis et l'envoyer.
Pour envoyer un commentaire :
- Sélectionnez pour envoyer toutes les sections auxquelles vous avez droit à ou pour envoyer les sections sélectionnées à. Si vous souhaitez envoyer des sections spécifiques, cochez la case en regard de chaque section que vous souhaitez inclure.
Utilisez les boutons Expand et Collapse pour ouvrir et fermer des sections. - Sélectionnez Inclure les pièces jointes si vous souhaitez que des pièces jointes soient ajoutées à la révision.
- Sélectionnez les fils de commentaires à inclure ou à exclure.
Option de commentaire Description Ne pas inclure les fils de commentaires Cette option n'inclura pas les fils de commentaires laissés sur le fichier original ou les évaluations antérieures. Inclure tous les fils de commentaires Cette option permet d'extraire tous les fils de commentaires laissés sur la feuille de calcul d'origine et sur les évaluations antérieures. Les commentaires des avis non sélectionnés peuvent apparaître si vous choisissez d'envoyer tous les commentaires lors de la création de l'avis sélectionné. Inclure les fils de commentaires des révisions passées Cette option n'inclut que les commentaires des revues antérieures sélectionnées. Les commentaires de révisions non sélectionnées peuvent être visibles s’ils étaient inclus dans une autre révision. Exclure les commentaires ajoutés à la révision à partir de la version en ligne du fichier Cette option peut être cochée en plus de l'une des options de commentaire ci-dessus. Les commentaires laissés sur l'évaluation envoyée ne seront pas ajoutés à la version en ligne du dossier. Remarque : les options de commentaire de ne sont pas incluses dans Send Translation for Review. Vous n'aurez que la possibilité d'envoyer l'intégralité de la traduction ou d'envoyer des sections sélectionnées.
- Sous Details, ajoutez un titre à l'évaluation. Ce titre apparaît dans le panneau Reviews après l'envoi de votre demande pour vous aider à suivre le processus de révision.
- Ajoutez des utilisateurs de votre espace de travail à qui envoyer la révision. Si votre espace de travail comporte des groupes , vous pouvez envoyer votre révision à tous les membres du groupe en sélectionnant le nom du groupe.
- Ajouter le contenu d'une notification par courrier électronique, y compris l'objet et le message. Ce contenu peut être utilisé pour demander aux évaluateurs un retour d'information spécifique ou pour fixer une date limite d'évaluation.
- Cliquez sur Send pour envoyer votre demande. Votre évaluateur reçoit un courriel contenant un lien vers le fichier en lecture seule.
Remarque : Les autorisations dans les fichiers de révision sont définies différemment de votre fichier original. La demande de révision crée un fichier de révision distinct et ne modifie pas les autorisations du fichier source.
Par défaut, seuls les propriétaires peuvent envoyer des feuilles de calcul pour examen. Si vous souhaitez autoriser les éditeurs ou les spectateurs à envoyer des commentaires, vous pouvez modifier ce paramètre sous Permissions dans Propriétés de la feuille de calcul.
Utiliser le panneau Examens
Une fois que vous avez demandé une révision, les informations relatives à la demande apparaissent dans le panneau Reviews. Pour accéder au panneau, cliquez sur l'icône Reviews dans le panneau de droite. Lorsque vous sélectionnez une révision, vous pouvez voir quand la demande a été envoyée et à qui elle a été envoyée.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un avis en utilisant la flèche à côté du titre de l'avis dans le panneau Avis. Pour ajouter d'autres évaluateurs ou modifier le nom d'une évaluation, cliquez sur Edit dans le menu.
Pour supprimer une demande, sélectionnez Delete dans le menu. La suppression d'une révision entraîne automatiquement la suppression de la feuille de calcul en lecture seule. En cliquant sur l'icône Open Review, vous ouvrez la feuille de calcul en visualisation seule dans un nouvel onglet. Si votre évaluateur a laissé des commentaires, vous pouvez les consulter ici.
Révision d'un fichier
Si vous recevez une demande d'évaluation, vous serez dirigé vers une version en lecture seule de la feuille de calcul.
Pour commencer votre examen, cliquez sur Go To Review dans l'e-mail de demande.
À partir de là, vous pouvez ajouter des commentaires à la ou aux feuilles de calcul. Pour ajouter un commentaire :
- Sélectionnez les cellules souhaitées dans la feuille.
- Cliquez sur Add dans la barre d'outils ou dans le panneau Comments.
- Tapez votre commentaire et cliquez sur Post. Vous pouvez répondre aux commentaires directement sur la feuille ou dans le panneau Comments.
Lors de l'examen de tous les commentaires, l'icône Comment du panneau de configuration indique le nombre de commentaires dans chaque section.
Vous pouvez également utiliser le panneau Comments pour accéder à l'emplacement de chaque fil de commentaires dans la révision de la feuille de calcul.
Lors de l'examen de la feuille de calcul, vous pouvez également :
- Exportation le contenu au format PDF, XHTML, Excel ou CSV.
- Utilisez Find pour rechercher des mots ou des phrases spécifiques.