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Si tu empresa utiliza Hojas de cálculo -en lugar de Programa de sostenibilidad - para recopilar datos medioambientales, sociales y de gobierno (ESG) o de sostenibilidad, puedes utilizar Procesos para que la recopilación de datos fluya. Con Procesos, puedes asignar a miembros del equipo la preparación y aprobación de datos y notificarles automáticamente sus tareas mediante Hojas de cálculo.

Consejo: Desde Programa de sostenibilidad, puedes asignar fácilmente a los miembros del espacio de trabajo que preparen y aprueben los valores de las métricas para los informes de sostenibilidad y hacer un seguimiento del estado de sus tareas. Para más información, consulta Programa de Introducción a la Sostenibilidad.

Paso 1. Asignar tareas

Desde el panel Tareas de la hoja de cálculo, designa a los miembros del espacio de trabajo para cada tema a divulgar:

1. En el panel Tareas , haz clic en Crear tarea .
   
2. Ingresa un título y una descripción para la tarea, como detalles sobre los datos a recopilar y si se deben proporcionar o revisar los datos.
   
3. En Fecha de vencimiento, selecciona cuándo debe completarse la tarea.

   Consejo: El proceso envía automáticamente recordatorios el día antes y el día después de la fecha de vencimiento.

4. Selecciona el miembro del espacio de trabajo para realizar la tarea.
5. En Ubicación, selecciona la hoja del tema dentro de la hoja de cálculo.
6. Haz clic en Crear.

Paso 2. Iniciar el proceso

Para enviar notificaciones por correo electrónico a las personas asignadas de las tareas, el Propietario de la hoja de cálculo puede hacer clic en Ejecutar en la barra de herramientas del proceso Editar. Mientras se ejecuta el proceso, puedes supervisar el progreso de las tareas.

Consejo: Cuando el proceso se ejecuta, envía correo electrónico desde notifications@app.wdesk.com. Si no recibes una notificación, comprueba tu carpeta de Correo no deseado o Spam y añade notifications@app.wdesk.com a tus contactos.

Paso 3. Completar las tareas de recopilación de datos

Cuando el proceso se ejecuta, envía automáticamente un correo electrónico a los preparadores de datos para notificarles sus tareas y proporcionarles detalles sobre los datos que deben recopilar. Cuando recibas esta notificación:

1. Para abrir la hoja de cálculo del tema relacionado, haz clic en Ir a tarea desde el correo electrónico.
   
2. En las celdas de entrada azules:
   • Introduce manualmente los valores de los datos correspondientes.
   • Copia/pega valores del origen, por ejemplo, de Microsoft® Word® o Excel®.
3. Cuando proceda, adjunta la documentación justificativa a la celda de entrada.
4. Después de introducir todos los datos y la documentación justificativa asociada a la tarea, haz clic en Completar desde el panel Tareas de la hoja de cálculo de recopilación de datos. 

Paso 4. Aprobar o devolver tareas

Cuando los preparadores de datos completan una tarea, el proceso envía automáticamente un correo electrónico al aprobador de datos para notificarle que los datos están listos para su revisión. Cuando recibas esta notificación:

1. Para abrir la hoja de cálculo del tema relacionado, haz clic en Ir a tarea desde el correo electrónico.
2. En las celdas de entrada, revisa los valores introducidos por el preparador de datos.
3. En el panel Tareas , selecciona si quieres aprobar o devolver la tarea.

Paso 5. Ajustar los valores devueltos

Si un aprobador de datos devuelve una tarea, el preparador de datos recibe un correo electrónico para notificarle que debe actualizar los valores:

1. Para abrir la hoja de cálculo del tema relacionado, haz clic en Ir a tarea desde el correo electrónico.
2. Desde el panel Comentarios , revisa cualquier comentario del aprobador de datos.
3. En la celda de entrada, ajusta el valor según sea necesario.
4. En el panel Tareas , haz clic en Completar.

Nota: Si el aprobador de datos aprueba una tarea, el preparador de datos recibe un correo electrónico para notificarle la aprobación; no es necesaria ninguna otra acción.