Nota: Si su proceso contiene acciones de certificación, repase esta lista de comprobación para garantizar el éxito de la transferencia.
Nota: Solo los propietarios de espacios de trabajo, los administradores de contenido y los administradores de copias pueden copiar archivos. Si necesitas copiar un archivo, ponte en contacto con un propietario del espacio de trabajo. Para encontrar al propietario de un espacio de trabajo, consulta Buscar miembros y administradores.
Puedes transferir procesos copiándolos, de modo que puedas reutilizarlos para eventos recurrentes, como los flujos de trabajo de informes trimestrales. Puedes copiar un proceso en cualquier momento, aunque ya se haya iniciado.
Si normalmente establece las fechas de vencimiento de sus tareas en relación con un calendario específico (por ejemplo: tiene una tarea recurrente que debe completarse antes del 5º día laborable de un ciclo de dos semanas), configure los días laborables antes de copiar para facilitar la actualización de las fechas de vencimiento de las tareas en el nuevo proceso copiado.
Nota: Los calendarios de Workiva, las funciones relacionadas con los calendarios (como el uso de días laborables en los procesos), las plantillas de procesos, los gráficos y perspectivas de supervisión de procesos y la tarjeta de resumen de copia de procesos sólo están disponibles actualmente en algunas de nuestras soluciones de Informes Financieros y Servicios Financieros.
Hacer avanzar un proceso
Para transferir un proceso, tendrá que copiar el archivo del proceso:
- Vaya a la página Files y busque su proceso.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo de proceso y seleccione Copiar.
- Confirma tu selección y haz clic en Siguiente.
-
Seleccione su configuración de copia.
Nota: Para mantener todas las referencias a archivos en su proceso, asegúrese de seleccionar Links and Process References.
- Pon un nombre a tu nueva carpeta y haz clic en Copiar.
Más información sobre copia de archivos y carpetas.
Revisar el proceso de copia
Revisar la ficha resumen del proceso
Después de copiar un proceso y abrir el archivo de proceso copiado, verá un mosaico Resumen de la copia del proceso en el panel izquierdo Resumen. Este mosaico le dará información sobre la última vez que se ejecutó este proceso:
- Tareas atrasadas: Todas las tareas que se completaron después de su fecha de vencimiento la última vez que se ejecutó este proceso
- Tareas canceladas: Todas las tareas que se cancelaron la última vez que se ejecutó este proceso
- Tareas añadidas: Cualquier tarea añadida después de la última vez que se inició este proceso
Haga clic en la flecha situada junto a Tareas atrasadas, Tareas canceladas, o Tareas añadidas en este mosaico para ver las acciones correspondientes en la lista de acciones.
También puede hacer clic en Ver detalles para comparar más detalles entre procesos y ver recomendaciones que le ayuden a configurar su próximo proceso.
Revisar la configuración y las acciones del proceso
Además, abra Settings en la barra de herramientas para revisar y actualizar los siguientes ajustes de proceso:
- En la pestaña General:
- El nombre del proceso
- Orden de inicio
- El proceso Cerrar tipo
- Permisos
- En la pestaña Calendar:
- Los Calendarios que se han añadido al calendario del proceso
- Si se han configurado días laborables en el proceso original, actualice los valores de Primer día laborable, Último día laborable, Días laborables, y cualquier Excepciones de acuerdo con la programación de su empresa para el proceso copiado.
A continuación, en la pestaña Proceso, para todas las acciones del proceso copiado, revise y actualice lo siguiente (puede editar en bloque estos campos para ahorrar tiempo):
- La acción es Título
- Los asignatarios y aprobadores
- Comprueba si hay usuarios suspendidos y reemplázalos por usuarios activos.
- Fecha de vencimiento de la acción y Fecha de vencimiento de la aprobación. Si se han configurado días laborables en el proceso original, y ya ha actualizado los ajustes de Calendar con sus nuevos días laborables para el proceso copiado, las fechas de vencimiento de la acción se habrán actualizado automáticamente. Asegúrese de que son correctos de acuerdo con el calendario de su empresa para el proceso de copia.
- La acción es Etiquetas
Utilice la función Export de la barra de herramientas de procesos para cruzar los títulos de las acciones, los asignatarios y aprobadores, y otros campos.
Su proceso está ahora listo para empezar de nuevo.