Centro de soporte de Workiva

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• Next Gen Files

Para colaborar en tiempo real, todos los usuarios deben tener permiso para acceder a tu documento. Cada nivel de permiso (propietario, editor o lector) otorga a los colaboradores un determinado nivel de acceso para editar o interactuar con tu archivo.

Nota: Tener solo permisos sobre un archivo podría no ser suficiente para realizar acciones relacionadas con él si no existe un rol específico. Asegúrate de revisar tus roles. Para más información, consulta Entender los roles.

Resumen de permisos

Estructura de permisos

Para ver o editar un archivo de Workiva, debe tener permiso de acceso para el documento, la hoja de cálculo o la presentación en su conjunto. Los propietarios de los documentos pueden entonces establecer permisos específicos de visualización, edición y propiedad para secciones individuales de un documento. 

Nota: Si la configuración Acceso a archivos está activada en la configuración del espacio de trabajo (habilitada de forma predeterminada), los usuarios podrán solicitar acceso de visualización o edición a archivos para los que no tienen permisos. Los propietarios de los archivos podrán entonces aprobar o rechazar las solicitudes de acceso a los mismos. Los administradores del espacio de trabajo pueden desactivar esta configuración si lo desean.

Una vez que a un individuo o grupo se le ha otorgado permiso de visualización, edición o propiedad sobre un archivo de Workiva (documento, hoja de cálculo o presentación), los permisos a nivel de sección anulan los permisos establecidos a nivel de documento, mientras que los permisos asignados a usuarios individuales anulan los permisos de grupo. Además, tener permisos para ciertas secciones de un archivo, pero no para el archivo en sí, no les permitirá acceder a esas secciones.

Por ejemplo, a Laura se le han otorgado permisos de visualización para toda la hoja de cálculo, permisos de visualización para la Hoja1 y permisos de edición para la Hoja3. Puede ver la Hoja1 y editar la Hoja3, pero no puede ver ni editar la Hoja2. Katie tiene permisos de edición para la Hoja4 y la Hoja3, pero como no tiene ningún permiso para la Hoja de muestra n.° 2 en su totalidad, no podrá ver ni editar ninguna de estas hojas.

Permisos por defecto

Cuando creas un archivo, se te asigna automáticamente como propietario por defecto. Ningún otro colaborador o grupo tendrá acceso. Como propietario del archivo, puedes cambiar el nivel de acceso que tienen estos grupos desde el Editor de permisos. Obtén más información sobre la actualización de permisos de archivos.

Permisos en archivos copiados

Al copiar un documento, el nuevo documento mantiene los permisos del archivo original. Sin embargo, la configuración manual de permisos en el nuevo archivo anulará los permisos iniciales.

Permisos en grupos

Si tu espacio de trabajo tiene grupos, puedes establecer permisos para todo el grupo desde el Editor de permisos. Una vez establecidos los permisos para un grupo, puedes agregar o eliminar usuarios del grupo en cualquier momento; sus permisos se actualizan en consecuencia. Obtén más información sobre la utilización de grupos.

Si un usuario es miembro de un grupo pero tiene un nivel de permiso diferente establecido individualmente, mantendrá su nivel de permiso asignado individualmente (por ejemplo, un usuario que está configurado como «Editor» pero que también está en un grupo con permisos de «Propietario», conservará los permisos de Editor).

Cómo funcionan los permisos superpuestos

Por lo general, cuando dos permisos se superponen, el permiso de mayor nivel tiene prioridad.

Sin embargo, esta regla solo se aplica cuando los permisos se asignan al mismo nivel. Por ejemplo, si un usuario pertenece a varios grupos con permisos explícitos en la misma sección, se aplicará el permiso de mayor nivel.

Un permiso más específico y directo siempre prevalecerá sobre un permiso más amplio y general, independientemente del nivel de permiso:

• Individual sobre grupo: Un permiso asignado directamente a un usuario individual anula cualquier permiso que reciba a través de un grupo.
• Sección sobre documento: Un permiso asignado directamente a una sección de documento anula los permisos heredados del documento principal.

Nota: Si un usuario pertenece a un grupo con permisos explícitos, pero el propietario elimina manualmente sus permisos individuales, el usuario perderá el acceso al documento.

También puedes establecer permisos para varios usuarios y secciones al mismo tiempo. Para obtener más información sobre el uso del editor de permisos avanzados, consulta Permisos avanzados.

Lee las tablas a continuación para averiguar qué pueden hacer los usuarios en cada nivel de permiso.

Niveles de permisos

Cambiar propiedades

Editar documentos

Archivos adjuntos

Colaborar