Hay dos tipos de recordatorios de tareas: recordatorios de tareas automatizados y recordatorios de tareas manuales. Los Recordatorios de tareas automáticos se envían automáticamente a los asignados según un calendario, mientras que los Recordatorios de tareas manuales se envían manualmente siempre que quieras recordar a los asignados tareas que puedan haber olvidado.
Nota: Si quieres enviar manualmente recordatorios de tareas basadas en Procesos, consulta Enviar recordatorios en Procesos.
Recordatorios automatizados de tareas
Por defecto, los Recordatorios automatizados con contenido predeterminado se envían por correo electrónico tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la fecha de vencimiento de la tarea. Sin embargo, puedes elegir no enviar ningún recordatorio automatizado o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales.
Nota: Actualmente sólo puedes personalizar tus recordatorios automáticos mientras creas tareas desde Inicio. Si quieres personalizar los recordatorios automáticos de las tareas que has creado en un archivo, puedes hacerlo editando la tarea desde la pestaña Tareas de Inicio.
Nota: Solo puedes tener hasta tres Recordatorios automatizados para cualquier tarea.
Para personalizar los recordatorios automatizados de tareas desde el pestaña de tareas en Inicio:
- Al crear o editar una tarea, dependiendo del tipo de recordatorios que quieras personalizar, haz clic en el menú desplegable Recordatorios de la Persona asignada o Recordatorios del Aprobador y selecciona Personalizar.
- Para cada recordatorio automatizado en la sección Recordatorios por correo electrónico, elige el Horario de correo electrónico para saber cuándo se enviará el recordatorio por correo electrónico al asignado o al aprobador. Se enviará un correo electrónico de recordatorio. Los Recordatorios se enviarán una vez al día según ese horario a la hora que especifiques en la sección Detalles de la tarea.
- Rellena los campos del Correo electrónico Asunto y Cuerpo. Puedes ver el aspecto que tendrá el recordatorio en Vista previa a la derecha.
- Puedes hacer clic en el icono del menú para Eliminar o Duplicar recordatorios.
- Haz clic en Guardar en la parte superior derecha para guardar tus recordatorios automatizados a medida.
Recordatorios de tareas manuales
Para enviar manualmente un recordatorio de tarea:
- Busca la tarea en tu lista Tareas en Inicio o en el panel derecho Tareas en un archivo.
- En Pasos de la tarea, haz clic en el menú de tres puntos situado junto a la tarea para la que deseas enviar un recordatorio y haz clic en Enviar recordatorio. También puedes hacer clic en el menú de tres puntos situado junto al título de la tarea y seleccionar Enviar recordatorio.
- En cuanto hagas clic en Enviar recordatorio, se enviará un correo electrónico de recordatorio a todos los asignados.