Después de ejecutar un informe de archivos vinculados, hay opciones adicionales para ver y trabajar con los detalles de los archivos vinculados. Puedes crear una hoja de cálculo que enumere todos los enlaces de los archivos individuales del informe, o descargar una lista de todos los archivos vinculados del informe.
Descargar una lista de archivos
Cuando ejecutas un informe de archivos vinculados, puedes optar por descargar un archivo .csv que incluye un listado de todos los archivos vinculados, junto con detalles adicionales.
Para descargar una lista de archivos:
- Abre un informe de archivos vinculados.
- Haz clic en Exportar y selecciona Lista de archivos (.csv).
- El archivo se descargará automáticamente en tu ordenador.
Una vez finalizada la descarga, puedes abrir el archivo .csv en tu ordenador o importarlo a una hoja de cálculo en Workiva.
Descripción de las columnas
- Nombre de archivo contiene el nombre del archivo vinculado.
- Tipo de archivo te permite conocer el tipo de un archivo, como una hoja de cálculo o un Documento.
- Categoría muestra el tipo de relación de vínculo.
- Dentro de indica que un archivo está entre los archivos que has seleccionado.
- Fuera de indica que un archivo no está entre los archivos que has seleccionado y contiene un vínculo de origen necesario para los archivos seleccionados.
- Dependiente indica que un archivo no está en los archivos que seleccionaste y contiene un vínculo de destino que depende de valores de los archivos seleccionados o ajenos.
- ID del documento contiene el ID específico del archivo.
- Fecha de creación indica la fecha de creación del archivo.
- Última modificación indica la fecha en que se modificó el archivo por última vez.
- URL del archivo proporciona un vínculo directo al archivo.
Exportar archivos vinculados
Desde el Informe de Archivos vinculados, puedes exportar archivos como un archivo Wdesk (.tar.gz) que luego puedes utilizar para importar a un espacio de trabajo. Cuando exportas archivos desde el Informe de Archivos vinculados, puedes elegir incluir o excluir archivos específicos, junto con varias opciones de exportación.
Si excluyes los archivos de la exportación, así es como se gestionan los vínculos:
- Los vínculos de origen en el texto se mantienen
- Se eliminan los vínculos de origen en las tablas, si todos los vínculos de destino están en archivos excluidos
- Se eliminan los vínculos de destino que hacen referencia a documentos
Para exportar archivos:
- Abre un informe de archivos vinculados.
- Haz clic en Exportar y selecciona Archivo Wdesk (.tar.gz).
- A continuación, selecciona la configuración de exportación y revisa qué archivos quieres exportar. Para excluir un archivo, desmarca la casilla junto a él.
- Haga clic en Exportar para finalizar.
Para descargar tu exportación, recibirás un correo electrónico cuando se complete la exportación o puedes hacer clic en descargar en la notificación de la parte inferior derecha.
Ver una lista de vínculos de archivos
Puedes ver un listado de todos los vínculos de un archivo concreto. Esto es útil cuando quieres revisar el listado total de todos los vínculos de un archivo.
Para ver los detalles del vínculo de un archivo individual:
- Busca un archivo en tu informe de archivos vinculados.
- Sitúa el cursor sobre el archivo.
- Haz clic en Crear hoja de cálculo de vínculos de archivos en el menú desplegable.
- Una vez creado, haz clic en Abrir informe en la notificación de la parte inferior derecha.
- A continuación, puedes revisar una hoja de cálculo con todos los vínculos de ese archivo.