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La función «Evergreen roll forward» de Workiva, también conocida como «Copiar al archivo», es el método recomendado para mantener los archivos de informes de un periodo a otro. Una vez finalizado un período contable, se crea una copia archivada y se sigue trabajando en los archivos originales para el siguiente período. Esto permite conservar el historial de revisiones de tus archivos activos y te permite comparar períodos de informe mediante hitos y marcas de revisión.

Dado que tus archivos permanecen activos, no tendrás que actualizar las conexiones de Wdata ni mostrar los hipervínculos cuando pases a un nuevo periodo.

En el caso de los documentos con XBRL, completa primero este proceso y, a continuación, actualiza las fechas de XBRL .

Paso 1: Finaliza tus archivos

Antes de realizar la actualización, lleva a cabo los siguientes pasos para establecer una versión final limpia correspondiente al periodo de referencia.

1. Abre cada archivo de la carpeta por separado. Esto incluye documentos, presentaciones, hojas de cálculo y textos descriptivos habituales.
2. Asegúrate de que todos los cambios controlados se hayan aceptado o rechazado en todos los archivos de trabajo.
3. Comprueba que se hayan tenido en cuenta todos los comentarios.
4. Asegúrate de que se hayan publicado todos los enlaces de tu documento, hoja de cálculo y archivos de texto.
5. Realiza una comprobación del estado de cada archivo y resuelve cualquier problema que se det ecte .
6. Genera un informe de archivos vinculados de la carpeta para confirmar que se incluyen todos los archivos vinculados previstos antes de proceder a la actualización.

Paso 2: Una vez finalizado un archivo

1. Crea un hito en cada archivo para indicar cuál es la versión definitiva antes de archivarlo.
   • En el panel «Historial» , selecciona el menú desplegable y elige «Crear hito» en la revisión más reciente.
   • Cambia el nombre del hito para que refleje el periodo de referencia y la versión, siguiendo una convención de nomenclatura coherente. Por ejemplo: 1. º trimestre de 2025 (tal y como se presentó ), 1. º trimestre de 2025 (definitivo, firmado y distribuido) . Más información sobre los hitos .
2. Una vez que el archivo se haya distribuido o archivado, desactiva todos los filtros aplicados antes de copiar la carpeta. De este modo, se garantiza que los archivos copiados comiencen el siguiente ciclo de generación de informes con todo el contenido visible.

Paso 3: Comprobar que la carpeta está lista

Copia la carpeta, no los archivos individuales. Asegúrate de que todos los documentos vinculados estén incluidos en la carpeta antes de realizar la copia, ya que, de lo contrario, los enlaces no se conservarán correctamente en los archivos copiados.

Como buena práctica, crea subcarpetas para mantener tus archivos organizados tras haber realizado varias actualizaciones. Para crear una subcarpeta, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y selecciona «Nueva subcarpeta » en el menú.

Por ejemplo, puedes crear una carpeta principal para el año con subcarpetas para cada período de presentación de informes.

Paso 4: Copiar una carpeta

Al copiar una carpeta, se crean copias de su contenido sin modificar los archivos originales. Se conservan los vínculos entre los archivos copiados juntos. Los enlaces a los archivos de origen que se encuentran fuera de la carpeta dependen de la configuración de copia que elijas.

Nota: Solo los propietarios del espacio de trabajo, los gestores de contenidos y los gestores de copias pueden copiar archivos.

1. En la página de inicio , selecciona «Archivos ».
2. Haz clic con el botón derecho del ratón en la carpeta que quieras transferir y selecciona «Copiar ». 
   
3. Comprueba que la lista de archivos incluya todos los archivos que deseas transferir y haz clic en «Siguiente ».

4. En «Configuración de copia» , selecciona qué elementos quieres incluir junto con los archivos copiados y revisa la sección «Ubicación» para elegir dónde guardar los archivos copiados.

   Nota: Si los archivos adjuntos contienen automatizaciones, estas se incluirán automáticamente en la copia. Para reducir los errores en las automatizaciones copiadas, incluye cualquier otro elemento necesario para que funcionen.

   

5. Deseleccionar enlaces y procesar referencias .

   Nota: Los archivos vinculados entre sí dentro de la misma estructura de carpetas se conservan en las copias. Esta configuración solo afecta a los enlaces a archivos que se encuentran fuera de la carpeta.

6. Desmarcar conexiones .

   Nota: Al desmarcar las conexiones, se impide la actualización de los datos en los archivos archivados, sin que ello suponga la eliminación de las conexiones de los archivos originales. Si utilizas conexiones de marcadores de posición de contenido, revísalas en las copias archivadas antes de actualizar los archivos activos para el próximo periodo.

   

7. En «Configuración de ubicación », configura el «Nombre de la nueva carpeta » para que quede claro que esta carpeta contiene archivos históricos.

   

8. En cuanto a la ubicación , puedes:
   • Selecciona la carpeta del año y el trimestre actuales, que se convertirá en la carpeta principal del historial, o
   • Selecciona «Crear una carpeta de destino» , asigna un nombre a la copia que indique que se trata de un archivo y elige la carpeta principal de fin de año. A continuación, cambia el nombre de la carpeta «live» en «Archivos ».
9. Selecciona «Copiar ».

La copia se ejecutará en segundo plano. Recibirás una notificación y un correo electrónico cuando esté listo.

Nota: Cualquier cambio en los permisos que se haya realizado antes de copiar se aplicará al archivo copiado.

Paso 5: Actualiza y revisa tus archivos

Una vez finalizada la copia, cambia el nombre de todos los archivos y, a continuación, bloquea los archivos archivados.

Nota: Solo puedes cambiar el nombre de los archivos por uno único.

1. Ve a tus archivos originales de Evergreen, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona «Cambiar nombre» para que reflejen el nuevo periodo de informe.
2. Ve a la carpeta donde has copiado los archivos, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona «Cambiar nombre» para que reflejen el periodo de referencia anterior.

3. Haz clic con el botón derecho del ratón en cada archivo de la carpeta archivada y selecciona «Bloquear edición » para evitar que se realicen cambios en los archivos históricos.
   

   Nota: La opción «Bloquear edición» impide la edición directa del contenido, pero no impide que se produzcan actualizaciones a través de los enlaces de destino en otros archivos. Asegúrate de que tus archivos archivados no contengan enlaces a fuentes activas que puedan modificar el contenido histórico.

4. Comprueba que se hayan incluido en la copia todos los archivos previstos.
5. Vuelve a tu carpeta original de Evergreen y abre la hoja de cálculo principal para actualizar las fechas del nuevo periodo de informe. Una vez revisados, publica los cambios.
   
6. Comprueba los documentos para asegurarte de que todas las fechas están vinculadas y se han traspasado al nuevo período de presentación. Por ejemplo, al pasar del segundo trimestre al tercero, comprueba que «seis meses» haya cambiado a «nueve meses», que «segundo trimestre» haya cambiado a «tercer trimestre», y así sucesivamente.
7. Comprueba si hay fechas actualizadas en las páginas de firmas y en los anexos.
8. Actualiza los hipervínculos según sea necesario. Si no hay cambios nuevos en los hipervínculos, omite este paso.
9. Comprueba el estado del documento .
10. Empieza con las modificaciones del próximo periodo.