El traspaso te permite copiar un conjunto de documentos que mantienen sus vínculos en lugar de crear y vincular nuevas versiones desde cero. Para el traspaso, utilizarás una carpeta que tiene todos los documentos que quieres incluir.
Para los documentos con XBRL, también utilizarás este proceso para transferir los archivos de tu carpeta. Una vez hecho esto, puedes traspasar las fechas de XBRL.
Paso 1: Preparar una carpeta
Como mejor práctica, recomendamos crear una subcarpeta para tener los archivos organizados después de traspasarlos varias veces. Para crear una subcarpeta, haz clic con el botón derecho del ratón en la carpeta y selecciona Nueva subcarpeta en el menú.
Por ejemplo, puedes crear una subcarpeta que se llame «2020» en tu carpeta principal de finanzas para incluir en ella los informes trimestrales del año.
También te recomendamos que crees una hoja de cálculo principal que contenga todas las fechas utilizadas en tus archivos y que vincules desde la hoja de cálculo principal para cada uso. De este modo, podrás actualizar todas las fechas de una sola vez (obtén más información sobre Vinculación).
También puedes establecer fechas en una parte de un documento y luego vincular esas fechas en el resto del documento.
Asegúrate de que todos los documentos vinculados están incluidos en la carpeta antes del traspaso, de lo contrario los vínculos no funcionarán correctamente en los archivos copiados.
Paso 2: Copiar una carpeta
Al copiar una carpeta, se crean copias de todos los archivos adjuntos y se actualiza la información vinculada sin alterar los archivos originales.
Nota: Tienes que ser propietario de un espacio de trabajo para copiar una carpeta.
- En la Página principal, selecciona Archivos .
- Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieres traspasar y selecciona Copiar.
- Asegúrate de que la carpeta contiene todos los documentos que quieres transferir y haz clic en Siguiente.
- Selecciona lo que se incluye en la copia.
Nota: Si los archivos incluidos tienen automatizaciones, se incluirán automáticamente en la copia. Para reducir errores en las automatizaciones copiadas, asegúrate de incluir cualquier otra cosa que sea necesaria para que tus automatizaciones se ejecuten.
- En Configuración de vínculos, selecciona Crear copias de todos los archivos de origen. Esto te permite actualizar las fechas en tus archivos vinculados sin alterar las fechas en tus archivos originales.
Nota: La opción Conexiones de Copiar incluye solo aparece si utilizas la solución FSA/Wdata.
- Actualiza el nombre de la carpeta para que refleje el período correspondiente.
- En Ubicación, selecciona la subcarpeta que has creado en el paso anterior.
- Haz clic en Copiar.
Nota: Cualquier actualización realizada en los permisos de tu archivo antes de copiar una carpeta pasará al archivo copiado.
Copiar la carpeta puede llevar varios minutos, pero puedes seguir utilizando Workiva durante el proceso de copia. Recibirás una notificación y un correo electrónico cuando la carpeta copiada esté lista.
Paso 3: Actualizar y revisar los archivos
Una vez finalizado el proceso de copia, actualiza la información de fecha necesaria para traspasar los archivos. Puedes encontrar errores en el estado del documento si las fechas y los hipervínculos no están actualizados.
Primero, puedes cambiar el nombre de los archivos desde la Página principal haciendo clic con el botón derecho del ratón en el archivo y seleccionando Cambiar nombre . Con esta opción, puedes cambiar rápidamente los nombres de los archivos para que coincidan con el período actual (como cambiar de T1 a T2).
A continuación, tendrás que actualizar el contenido en los archivos individuales.
- Abre la hoja de cálculo principal y actualiza las fechas vinculadas.
- Comprueba los documentos para asegurarte de que todas las fechas están vinculadas y se han traspasado al nuevo período de presentación. Por ejemplo, si se traspasa del segundo al tercer trimestre, se comprueba que seis meses han cambiado a nueve meses, el segundo trimestre ha cambiado al tercer trimestre, etc.
- Comprueba que las fechas se han actualizado en la página de firmas y en los anexos.
- Actualiza los hipervínculos según sea necesario.
- Comprueba el Estado del documento.