Enviar los documentos para su revisión permite a los usuarios del espacio de trabajo ver y comentar una versión en particular de un documento, ya sea un primer borrador o la revisión final antes de presentar la declaración. Cuando solicitas una revisión, tu revisor recibe una versión de sólo lectura de tu documento, lo que le permite añadir comentarios sin alterar tu archivo original.
Enviar un documento para revisar
Para enviar un documento para revisar:
- En la barra de herramientas Revisar, haz clic en Revisar y selecciona Crear una revisión en el menú.
También puedes enviar una revisión anterior para su revisión haciendo clic en la flecha situada junto a una revisión en el panel Historial y selecciona Enviar a revisión. - Selecciona para enviar todas las secciones a las que tienes acceso o sólo las secciones seleccionadas. Si quieres enviar secciones concretas, selecciónalas de la lista. Utiliza los botones Expandir y Contraer [ ] para abrir y cerrar secciones.
- Selecciona Incluir archivos adjuntos si quieres que se añadan archivos adjuntos a la revisión.
- Selecciona qué hilos de comentarios quieres incluir.
Nota: Los comentarios con permisos no se incluirán en las revisiones.
Opción de comentario Descripción No incluir hilos de comentarios Esta opción no incluirá ningún hilo de comentarios dejado en el archivo original o en las revisiones anteriores. Incluir todos los hilos de comentarios Esta opción extrae cualquier comentario dejado en el Documento original y en cualquier revisión anterior. Los comentarios de las revisiones no seleccionadas podrían aparecer si optas por enviar todos los comentarios al crear la revisión seleccionada. Incluir hilos de comentarios de las revisiones anteriores Esta opción Solo incluye comentarios de las revisiones anteriores seleccionadas. Los comentarios de las revisiones no seleccionadas pueden aparecer si se incluyeron en otra revisión. Excluir comentarios agregados a la revisión de la versión publicada del archivo Esta opción puede marcarse además de una de las otras opciones de comentario seleccionadas anteriormente. Los comentarios dejados en la revisión que se está enviando no se añadirán a la versión activa del archivo. - Debajo de Detalles, añade un Título de la revisión. Este título aparece en el panel Revisiones después de que envíes tu solicitud, para ayudarte a seguir el proceso de revisión.
- Agrega usuarios de tu espacio de trabajo a los que enviar el documento. Si tu espacio de trabajo tiene grupos, puedes enviar tu revisión a todos los miembros del grupo seleccionando el nombre del grupo. Los Grupos se señalan con el icono .
- Añadir contenido para una notificación por correo electrónico, incluyendo un asunto y contenido. Este contenido puede utilizarse para pedir a los Revisores comentarios específicos o para establecer un plazo de revisión.
- Haz clic en Enviar para enviar tu solicitud. Tu revisor recibe un correo electrónico con un enlace al documento.
Nota: Los permisos en los archivos de revisión están configurados de forma diferente a tu archivo original. Solicitar una revisión crea un archivo de revisión independiente y no cambia el permiso establecido en el archivo de origen.
Por defecto, sólo los Propietarios del documento pueden enviar documentos para revisión. Si quieres permitir que los editores o los lectores soliciten revisiones, puedes cambiar esta configuración en Permisos en Propiedades del documento.
Utiliza el panel Revisiones
Una vez que solicitas una revisión, aparece información sobre la solicitud en el panel Revisiones. Para acceder al panel, haz clic en el icono Revisiones del panel derecho. Cuando seleccionas una revisión, puedes ver cuándo se envió la solicitud y a quién se envió.
Al hacer clic en el icono Abrir revisión se abre el documento de sólo lectura en una pestaña nueva. Si tu Revisor ha dejado comentarios, puedes verlos aquí.
El icono Comentario del panel de esquema muestra el número de comentarios de cada sección. Puedes ver los comentarios en la parte derecha de los Documentos.
También puedes editar o eliminar una revisión utilizando la flecha situada junto al título de una revisión en el panel Revisiones. Para añadir más revisores o cambiar el nombre de una revisión, haz clic en Editar en el menú.
Para eliminar una solicitud, selecciona Eliminar en el menú. Eliminando una revisión se elimina automáticamente el documento de sólo lectura.
Revisar un archivo .
Nota: Para soluciones con tableros asignables en Inicio, puedes añadir el widget de Revisiones de Archivos a tus tableros para ver todas tus revisiones asignadas en un único lugar.
Si recibes una solicitud para dejar una revisión, accederás a una versión de Solo lectura del Documento.
Para empezar tu revisión, haz clic en Ir a Revisión en el correo electrónico de solicitud.
Desde aquí, puedes añadir comentarios al documento o sección.
Para añadir un comentario:
- Resalta una sección del texto.
- Hacer clic en Agregar en la barra de herramientas.
- Escribe tu comentario y haz clic en Publicar.
Los comentarios aparecen automáticamente en la versión del documento del solicitante. Puedes ver todos tus comentarios en el panel Comentarios . También puedes añadir nuevos comentarios y navegar entre comentarios existentes desde este panel.
Nota: Los revisores no podrán crear comentarios con permisos en las revisiones.
El lector también te permite:
- Exportar el archivo o sección a PDF o DOCX.
- Imprime una copia del archivo
- Utiliza Buscar en para buscar palabras o frases concretas.
- Selecciona Mostrar Marcado para ver el marcado que se ha añadido al documento.