Los espacios de trabajo tienen un conjunto de grupos predeterminados para ayudar a gestionar los permisos de los archivos de un espacio de trabajo. Los Propietarios de espacios de trabajo y los Gestores de contenidos también pueden crear nuevos grupos para tener aún más flexibilidad. Además, los grupos pueden utilizarse para las menciones en los comentarios y para enviar reseñas.
Establece y controla los permisos de los archivos añadiendo miembros a grupos, en lugar de establecer permisos para usuarios individuales. Esto te permite mantener las mismas estructuras de permisos en los archivos, y controlar el acceso gestionando quién está en cada grupo.
Nota: No borres ni modifiques el grupo Todos los usuarios. Si tienes más preguntas, ponte en contacto con Soporte de Workiva.
Crear un grupo
Para crear un grupo:
- En la parte superior derecha, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo y selecciona Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- En la pestaña Grupos, haz clic en Crear grupo.
- Introduce un nombre de grupo y añade miembros del espacio de trabajo al grupo buscando o seleccionando individuos.
- Para finalizar, haga clic en Crear grupo.
Actualiza la pertenencia a grupos de forma masiva mediante un archivo CSV
Para ahorrar tiempo cuando tengas que añadir muchos usuarios a varios grupos, puedes actualizar la pertenencia de los usuarios a los grupos de forma masiva utilizando un archivo CSV.
Para actualizar la pertenencia a grupos mediante un archivo CSV:
- En la pestaña Grupos, haz clic en Actualizar grupos.
- Descarga la plantilla CSV que te ayudará a dar formato de forma precisa y rellénala. Si utilizas tu propio archivo, asegúrate de que los títulos de las columnas coinciden con los de la plantilla.
- Los nombres de usuario ya deben existir en el espacio de trabajo.
- Los nombres de grupo ya deben existir en el espacio de trabajo.
Nota: Los grupos que se obtengan del archivo CSV sustituirán a los grupos a los que pertenezcan los usuarios actualmente. Solo se mantendrá igual la pertenencia al grupo Todos los usuarios, independientemente de los grupos que figuren en el archivo.
- Un archivo CSV válido tiene este aspecto:
- Sube el archivo y haz clic en Siguiente.
- Revisa la lista de usuarios y grupos obtenidos del archivo CSV. Ten en cuenta que la pertenencia actual de los usuarios a los grupos se sustituirá por los grupos obtenidos del archivo.
- Haz clic en Siguiente.
- Haz clic en Subir otro archivo para actualizar más suscripciones de grupo, o haz clic en Finalizar.
Borrar un grupo
Si ya no necesitas un grupo, puedes eliminarlo haciendo clic en Eliminar en el desplegable situado junto a un grupo.
Cuando elimines un grupo, se suprimirán todos los permisos concedidos a los miembros por un grupo. Eliminar un grupo no elimina a sus miembros de un espacio de trabajo.