Puedes organizar tus datos para facilitar su visualización y profundizar en su análisis utilizando la clasificación y el filtrado.
Ordenar datos en una hoja
Para ordenar un rango de datos:
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- Selecciona el rango que quieres ordenar.
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- En la barra de herramientas Datos , haz clic en Ordenar.
- 3
- Si la selección tiene una fila de encabezado, marca La selección incluye la fila de encabezado.
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- Selecciona la columna por la que quieres ordenar en el menú desplegable y elige alfabético (A → Z) o alfabético inverso (Z → A).
- 5
- Haz clic en Ordenar por.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con datos en Hojas de cálculo, consulta Visualizando hoja de cálculo:.
Filtrar una hoja
Puedes mostrar u ocultar filas de la tabla en función de tus propios filtros.
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- Selecciona una tabla completa, columnas o un rango de celdas.
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- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Filtrar y, a continuación, en Aplicar filtro.
- 3
- Para ver las opciones de filtrado, haz clic en el icono de filtrado situado en la parte superior del rango por el que quieras filtrar.
- - No se ha seleccionado ningún valor: Utiliza las casillas para filtrar valores, también puedes buscar para encontrar determinados valores.
- - Condiciones: Elige una condición por la que filtrar en el desplegable. También puedes utilizar fórmulas para crear condiciones de filtrado personalizadas.
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- Haz clic en Aplicar para filtrar la hoja de cálculo.
Puedes cambiar el parámetro de filtrado haciendo clic en el icono del filtro situado en la parte superior de la columna y ajustando la configuración del filtro.
Filtrar por condición de fórmula
Puedes escribir fórmulas personalizadas para filtrar el contenido de tu tabla.
Hay dos condiciones para filtrar fórmulas:
- La fórmula es verdadera - Se mostrarán las filas si la condición de la fórmula se evalúa como verdadera para la fila. Las filas en las que la condición de la fórmula se evalúe como falsa se filtrarán de la vista.
- La fórmula es falsa - se mostrarán las filas si la condición de la fórmula se evalúa como falsa para la fila. Las filas en las que la condición de la fórmula se evalúe como falsa se filtrarán de la vista.
Las condiciones de los filtros de fórmula se evalúan por filas, empezando por la fila situada debajo de la fila en la que se aplica el filtro. Por ejemplo,
Ocultar filas, excluyendo los números negativos:
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- Selecciona La fórmula es falsa desde el menú de condiciones.
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- Introduce la expresión de la fórmula,
=AND(ISNUMBER(B2),ISNUMBER(D2),B2=0,D2=0)
En este ejemplo,
- El filtro se aplica a A1:D9.
- La condición de filtrado de la fórmula hace referencia solo a la fila situada bajo la primera fila del filtro.
- Y se utiliza como función principal para especificar los requisitos para que una fila se filtre desde la vista. Cada condición de la expresión AND debe cumplirse para que la fila se filtre con La fórmula es falsa.
- ISNUMBER se utiliza para verificar que hay un valor numérico presente en las celdas de la fila que contiene datos (B2, D2).
- Las expresiones B2=0, D2=0 se utilizan para exigir que el número presente en las celdas B2 y D2 sea igual a cero.
Para ocultar filas con saldo cero, excluyendo los números negativos:
- La fórmula es falsa: =SUMA(2:2)=0
Para ocultar filas en blanco:
- La fórmula es falsa:
=COUNTA(2:2)=0 - La fórmula es verdadera:
=COUNTA(2:2)>0
También puedes filtrar valores dentro de una columna. A continuación se muestran ejemplos de filtrado en la columna A.
Ocultar filas con un valor vacío:
- La fórmula es falsa:
=ISBLANK(A2)
Para mostrar filas con un valor mayor que el valor de una celda concreta (por ejemplo, J10):
- La fórmula es verdadera:
=A2>$J$10
Para mostrar filas con un valor mayor que el valor correspondiente en otra columna (por ejemplo, la columna B):
- La fórmula es verdadera:
=A2>B2
Volver a aplicar filtros
Si tus datos de origen cambiaron, puedes volver a aplicar tus filtros para reflejar esos cambios en los datos.
Para volver a aplicar filtros:
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- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Filtrar.
- 2
- Selecciona Volver a aplicar filtro.
Volver a aplicar todos los filtros
Los Propietarios y Editores de Archivos pueden volver a aplicar todos los filtros a una hoja de cálculo o tabla.
Para volver a aplicar todos los filtros:
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- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Filtrar.
- 2
- Selecciona Vuelve a aplicar, luego Todos los filtros.
- 3
- Para confirmar, haz clic en Reaplicar.
Volver a aplicar todos los filtros no funcionará en las secciones que no tengas permisos de edición o en las secciones bloqueadas.
Quitar un filtro
Para eliminar un filtro:
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- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Filtrar.
- 2
- Selecciona Quitar filtro.
Crear una vista filtrada
Puedes utilizar vistas filtradas para ocultar datos de una hoja de cálculo sin editar la vista para todos los colaboradores.
Para crear un filtro nuevo:
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- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Filtrar y selecciona Crear vista en el menú desplegable.
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- Selecciona el rango que quieres incluir en la vista filtrada.
Para editar el filtro:
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- Selecciona el icono del filtro situado en la parte superior de la columna que quieras filtrar.
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- Selecciona los elementos que quieres ver y ocultar de la lista.
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- Haz clic en Aplicar para aplicar el filtro.
Para guardar tu vista filtrada:
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- Haz clic dos veces en el cuadro de texto Filtrar vistas para asignar un nombre a tu filtro.
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- Haz clic en Guardar en la barra de herramientas Filtrar vista.
Puedes compartir tu vista filtrada haciendo clic en la flecha situada junto al botón Guardar y seleccionando Copiar vínculo. Puedes enviar este Vincular a colaboradores, que les envía una copia de tu hoja de cálculo con el filtro aplicado automáticamente.
Utiliza una vista filtrada existente.
Para abrir una vista filtrada existente:
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- Desde la barra de herramientas Datos , haz clic en Filtrar.
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- Selecciona Abrir desde el desplegable.
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- Haz clic en la vista filtrada de la lista que quieras aplicar.