Ordenar y filtrar hojas de cálculo

Puede organizar sus datos para una visualización más sencilla y un análisis más profundo mediante la clasificación y el filtrado.

Ordenar datos en una hoja

Para ordenar un rango de datos:

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Seleccione el rango que desea ordenar.

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En la barra de herramientas Datos , haga clic en Ordenar.

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Si la selección tiene una fila de encabezado, marque La selección incluye la fila de encabezado.

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Seleccione la columna por la que desea ordenar en el menú desplegable y elija alfabético (A → Z) o alfabético inverso (Z → A).

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Haga clic en Ordenar.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con datos en Hojas de cálculo, consulte Visualización de datos en Hojas de cálculo.

Filtrar una hoja

Puede mostrar u ocultar las Filas de la Tabla en función de sus propios Filtros.

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Selecciona toda una Tabla, Columnas o un rango de celdas.

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En la barra de herramientas Datos , haga clic en Filtrary, a continuación, en Aplicar filtro.

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Para ver las opciones de filtrado, haga clic en el icono de filtro situado en la parte superior del intervalo por el que desea filtrar.

- Valores seleccionados: Utilice las casillas de verificación para filtrar los valores, también puede Buscar para encontrar determinados valores.

- Condiciones: Elija una condición por la que filtrar en el desplegable. También puede utilizar fórmulas para crear condiciones de filtrado personalizadas.

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Haga clic en Aplicar para filtrar la hoja de cálculo.

Puede cambiar el parámetro de filtrado haciendo clic en el icono del filtro situado en la parte superior de la columna y ajustando la configuración del filtro. 

Filtrar por condición de la fórmula

Puede escribir fórmulas personalizadas para filtrar el contenido de su Tabla.

Hay dos fórmulas de filtro disponibles:

• La fórmula es verdadera - se mostrarán las filas si la condición de la fórmula se evalúa como verdadera para la fila. Las Filas en las que la condición de la fórmula se evalúe como falsa se filtrarán de la vista.
• La fórmula es falsa - se mostrarán las filas si la condición de la fórmula se evalúa como falsa para la fila. Las Filas en las que la condición de la fórmula se evalúe como falsa se filtrarán de la vista.

Las condiciones de los filtros de fórmula se evalúan por fila, empezando por la fila situada debajo de la fila en la que se aplica el filtro. Por ejemplo,

Para ocultar Filas, excluyendo Números negativos:

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Seleccione Formula is false  en el menú de condiciones.

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Introduzca la expresión de la fórmula, =AND(ISNUMBER(B2),ISNUMBER(D2),B2=0,D2=0)


En este ejemplo,

• El filtro se aplica a A1:D9.
• La condición de filtro de la fórmula sólo hace referencia a la fila situada debajo de la primera fila del filtro.
  • AND se utiliza como función principal para especificar los requisitos que debe cumplir una fila para ser filtrada de la vista. Cada condición de la expresión AND debe cumplirse para que la fila se filtre con Formula is false.
  • ISNUMBER se utiliza para verificar que hay un valor numérico presente en las celdas de la fila que contiene datos (B2, D2).
  • Las expresiones B2=0, D2=0 se utilizan para exigir que el número presente en las celdas B2 y D2 sea igual a cero.

Para ocultar Filas con saldo cero, excluyendo Números negativos:

• La fórmula es falsa: =SUMA(2:2)=0

Para ocultar las Filas en blanco:

• La fórmula es falsa: =COUNTA(2:2)=0
• La fórmula es verdadera: =COUNTA(2:2)>0

También puede filtrar valores dentro de una columna. A continuación se muestran ejemplos de filtrado en la columna A.

Para ocultar Filas con un valor vacío:

• La fórmula es falsa: =ISBLANK(A2)

Para mostrar Filas con un valor mayor que el valor de una celda específica (por ejemplo, J10):

• La fórmula es verdadera: =A2>$J$10

Para mostrar Filas con un valor mayor que el valor correspondiente en otra columna (por ejemplo, la columna B):

• La fórmula es verdadera: =A2>B2

Volver a aplicar los Filtros

Si sus datos de Origen cambiaron, puede volver a aplicar sus Filtros para reflejar esos cambios en los datos.

Para volver a aplicar los Filtros:

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En la barra de herramientas Data , haga clic en Filtrar.

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Seleccione Vuelva a aplicar el Filtrar.

Volver a aplicar todos los Filtros

Los propietarios y editores de archivos pueden volver a aplicar todos los Filtros a una hoja de cálculo o tabla.

Para volver a aplicar todos los Filtros:

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En la barra de herramientas Data , haga clic en Filtrar.

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Seleccione Reaplicar, luego Todos los Filtros.

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Para confirmar, haga clic en Reapply.

Volver a aplicar todos los filtros no funcionará en las secciones que no tienen permisos de edición o secciones bloqueadas.

Quitar un filtro

Para Quitar un Filtrar:

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En la barra de herramientas Data , haga clic en Filtrar.

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Seleccione Quitar Filtros.

Crear una vista filtrada

Puede utilizar vistas filtradas para ocultar datos de una hoja de cálculo sin editar la vista para todos los colaboradores.

Para crear un nuevo Filtrar:

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En la barra de herramientas Datos , haga clic en Filtrar y seleccione Crear vista en el menú desplegable.

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Seleccione el intervalo que desea incluir en la vista filtrada.

Para editar el Filtrar:

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Seleccione el filtro   icono en la parte superior de la columna que desea filtrar.

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Seleccione los Elementos que desea ver y ocultar de la Lista.

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Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro.

Para guardar la vista filtrada:

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Haga doble clic en el cuadro de texto Filtrar vistas para dar nombre a su filtro.

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Haga clic en Guardar como en la barra de herramientas Filtrar vistas.

Puede compartir su vista filtrada haciendo clic en la flecha  situada junto al botón Guardar y seleccionando Copiar vínculo. Puede Enviar este enlace a los colaboradores, que les envía una copia de su hoja de cálculo con el filtro aplicado automáticamente. 

Utilizar una vista filtrada existente

Para abrir una vista filtrada existente:

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En la barra de herramientas Data , haga clic en Filtrar.

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Seleccione Abrir en el menú desplegable.

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Haga clic en la vista filtrada de la Lista que desee aplicar.