Para extraer datos de una hoja de cálculo, puedes conectar tus hojas a consultas de Wdata. Desde la barra de herramientas Datos o el panel Conexiones de la hoja de cálculo, puedes añadir y actualizar conexiones a las consultas para mantener tus datos actualizados.
Nota: En el esquema de una hoja de cálculo, puedes ver qué hojas tienen conexiones entrantes , conexiones salientes , o ambas . Si tu organización utiliza Informes, una hoja de cálculo también puede tener conexiones entrantes desde informes en la Base de Datos. Cada hoja de cálculo puede tener hasta 100 conexiones, con una sola conexión entrante por hoja.
Conexiones y celdas de hojas de cálculo
Cuando añades o actualizas una conexión, esta:
- Extrae los últimos resultados de la consulta de origen en la hoja, empezando por la celda A1.
- Elimina cualquier dato de las celdas desbloqueadas de la hoja. Para conservar un cálculo u otros datos en la hoja, bloquea la celda antes de añadir o actualizar la conexión.
- Bloquea las celdas conectadas para garantizar la integridad de los datos. Para actualizar los datos de una celda conectada, actualiza la conexión.
Nota: Si la conexión no se actualiza, comprueba que la hoja de cálculo está dentro del límite de 2 000 000 de celdas.
En la barra de fórmulas, puedes ver cuándo una celda tiene una conexión entrante .
Nota: Para determinar qué celdas están bloqueadas, haz clic en Superposición en la barra de herramientas Vista. En Superposición, las celdas bloqueadas por una conexión aparecen en verde; las demás celdas bloqueadas aparecen en gris.
Conectar una hoja a una consulta
Desde la barra de herramientas Datos o desde el panel Conexiones de una hoja de cálculo, el propietario de una hoja puede conectar una consulta que tenga permiso para ver.
- En la hoja de cálculo, selecciona la hoja que quieres conectar a la consulta.
- Añade la conexión desde la barra de herramientas Datos o desde el panel Conexiones:
- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Agregar conexión , Conexión entrante y Consulta de Wdata .
- En el panel Conexiones, en Entrante , haz clic en Agregar conexión y Consulta de Wdata .
- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Agregar conexión , Conexión entrante y Consulta de Wdata .
- Busca y selecciona la consulta de la que extraer resultados.
- Configura los parámetros de la consulta y haz clic en Conectar.
Actualizar conexiones entrantes
Para actualizar una hoja con la información más reciente de su consulta conectada, los Propietarios o Editores de las hojas pueden actualizar su conexión entrante desde la barra de herramientas Datos o desde el panel Conexiones:
- En la barra de herramientas Datos, abre la hoja que quieres actualizar y haz clic en Actualizar y Conexión entrante .
- En el panel Conexiones, selecciona Entrante y haz clic en la opción Actualizar conexión de la conexión.
Para actualizar todas las conexiones entrantes de la hoja de cálculo, haz clic en Actualizar conexiones en Entrantes en el panel Conexiones.
Nota: Para cancelar la actualización de una conexión, haz clic en su X.
Filtrar conexiones
Para facilitar el trabajo con el panel Conexiones, haz clic en Filtrar y selecciona qué conexiones quieres ver:
- Para ver todas las conexiones de la hoja de cálculo, selecciona Documento completo.
- Para ver solo las conexiones de la hoja actual, selecciona Sección actual.
Actualizar los parámetros de una consulta conectada
Para ajustar los valores de los parámetros de una consulta conectada, por ejemplo, para adelantar o retrasar el período de tiempo:
- En el panel Conexiones, haz clic en la conexión de la consulta en Entrante.
- En Parámetros, establece los criterios de los resultados de la consulta que quieres extraer.
- Haz clic en Aplicar y actualizar.
Abrir una consulta conectada
Para abrir una consulta conectada desde el panel Conexiones de la hoja de cálculo, haz clic en su nombre en Entrante o selecciona Abrir origen en el menú de su conexión.
Nota: Para abrir la hoja conectada a un origen, selecciona Ir a la hoja en el menú de la conexión.
Cambiar el nombre de una conexión
Por defecto, cada conexión utiliza el mismo nombre que su hoja conectada. Para editar el nombre de una conexión:
- En el panel Conexiones, selecciona Cambiar nombre de conexión en el menú en Entrante.
- Introduce el nuevo nombre de la conexión.
Reemplazar una consulta conectada
Para reemplazar el origen conectad de una hoja, actualiza su conexión para utilizar otra consulta:
- En el panel Conexiones, selecciona Reemplazar origen en el menú de la conexión en Entrante.
- Selecciona la nueva consulta de la que quieres extraer los datos y haz clic en Reemplazar.
Nota: Para reemplazar una conexión por un origen de un tipo diferente como, por ejemplo, por Informes en lugar de una consulta, elimina la conexión y, a continuación, agrega una conexión al nuevo origen.
Eliminar una conexión
Para desconectar una hoja de su consulta, por ejemplo, para conservar una instantánea de los datos actuales, selecciona Eliminar conexión en el menú de la conexión que se encuentra en Entrantes en el panel Conexiones.
Migrar una hoja conectada a una conexión
Desde el panel Hojas conectadas , puedes ver cualquier consulta seleccionada como origen a través de una hoja conectada en lugar de una conexión. Para actualizar la hoja con los datos más recientes, haz clic en Migrar en el panel Hojas conectadas para agregar una conexión a la consulta en su lugar.
Ver los ID de una conexión
Para ver el ID de una conexión o de su hoja conectada, selecciona Ver propiedades en el menú de la conexión en el panel Conexiones.
Nota: Puedes utilizar un ID para identificar su elemento en un punto final de la API de Workiva o un comando de conector de Workiva en Cadenas.
Conexiones entrantes y permisos
El propietario de una hoja puede conectar la hoja solo a las consultas que tiene permiso para ver.
Si colaboras en la hoja de cálculo con otras personas, su acceso a las conexiones dependerá de los permisos que tengan para la hoja y la consulta.
| Permiso de consulta | Permiso de hoja | Acceso a la conexión |
|---|---|---|
| Visualizador, Editor o Propietario | Visualizador o Ninguno | Bloqueada |
| Visualizador | Editor | Actualizar la conexión y actualizar los parámetros de una consulta conectada |
| Editor o propietario | Propietario | Acceso total |