Los grupos de campos personalizados se utilizan para clasificar, organizar y estructurar los campos personalizados en tu espacio de trabajo. Mediante la creación de grupos de campos adecuados, puedes gestionar y modificar fácilmente varios campos personalizados a la vez. Además, los grupos de campos personalizados pueden reducir el desorden visual garantizando que cada archivo de tu espacio de trabajo solo muestre los campos específicos necesarios para ese trabajo.
Nota: Esta función solo está disponible actualmente como parte de un Programa de Adopción Temprana. Si estás interesado en utilizar campos personalizados en tu espacio de trabajo, ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes para hablar de la participación en el programa.
Requisitos
- Este artículo asume que has creado previamente campos personalizados en tu espacio de trabajo. Más información sobre los campos personalizados.
- El rol Administrador de campos personalizados es necesario para modificar grupos y definiciones de campos personalizados. Esto también se aplica a los usuarios de la API.
- Se necesitan permisos de Propietario o Editor para gestionar los valores de campos personalizados de un archivo.
- Propietario Se necesitan permisos para gestionar el grupo de campos personalizados de un archivo.
Crear grupos de campos personalizados
El primer paso para gestionar grupos de campos personalizados es crear el grupo dentro de tu espacio de trabajo y asignarle los campos pertinentes. En los pasos siguientes, aplicaremos estos grupos a archivos individuales de tu espacio de trabajo.
Para crear un grupo de campos personalizados:
- En la pantalla Campos personalizados, haz clic en el botón Crear > Crear grupo personalizado .
- Introduce los detalles de tu nuevo grupo de campos personalizados.
Nombre del grupo El nombre del grupo o «título» tal y como aparece en tu espacio de trabajo. ID de grupo El identificador único del campo; se utiliza principalmente mediante programación o a través de la API.
Caracteres compatibles:
- Cartas
- Números
- Periodos
- Subraya
- Guiones
Ten en cuenta que una vez que un grupo se activa por primera vez, el ID no se puede cambiar.
Objetos Determina a qué objetos de Workiva (como un documento o una sección) puede aplicarse este grupo.
Descripción Una breve descripción de la finalidad del grupo de campos personalizados. Esto ayuda a aclarar qué campos pertenecen a este grupo. - Haz clic en Guardar y agregar campos personalizados.
Nota: Si prefieres añadir campos personalizados más tarde, simplemente haz clic en Guardar para terminar.
- En el lado izquierdo, selecciona cada campo personalizado que pertenezca a este grupo y haz clic en Añadir.
Aplicar grupos de campos a archivos individuales
Ahora que has creado grupos de campos y ordenado tus campos personalizados en ellos, debes asignar estos grupos a archivos individuales de tu espacio de trabajo. Esto indica a Workiva qué campos personalizados deben mostrarse para ese objeto concreto.
Para aplicar un grupo de campos:
- En la pantalla Archivos , selecciona un documento, hoja de cálculo o presentación.
- Haz clic en el menú desplegable Propiedades situado en la parte superior de la pantalla y selecciona el primer elemento de la lista (Documento, Hoja de Cálculo o Presentación).
- En la ventana Propiedades del documento, selecciona la pestaña Grupos de campos personalizados de la parte derecha.
- Selecciona qué grupos se aplican a este documento o sección, y haz clic en Guardar cambios.
Ver un grupo de campos
Los grupos de campos aplicados en el paso anterior aparecerán ahora en el panel Campos personalizados de ese archivo. Aquí siempre se muestra el grupo de campos por defecto, pero puedes minimizarlo y seleccionar uno alternativo.
Para ver un grupo de campos:
- En la pantalla Archivos , selecciona un documento, hoja de cálculo o presentación.
- Selecciona el icono Campos personalizados del panel derecho.
- Pasa de un tipo de objeto a otro (como un Documento o una Sección) utilizando las pestañas de la parte superior.
- Minimiza el grupo de campos por defecto y, a continuación, expande el grupo específico que quieras utilizar.
Gestionar grupos de campo
Puedes editar los grupos de campos existentes y los campos asignados a ellos a través de la sección Gestionar grupos de la pantalla Campos personalizados.
Para añadir campos a un grupo existente:
- Localiza el grupo de campos que quieras editar y selecciona Gestionar campos en el menú Accionesde la derecha.
- Haz clic en el botón Añadir campos situado junto al cuadro de búsqueda, a la derecha.
- Utiliza las casillas de verificación de la izquierda para seleccionar los campos que deben formar parte de este grupo.
- Haz clic en Agregar para terminar.
Para eliminar campos de un grupo existente:
- Localiza el grupo de campos que quieras editar y selecciona Gestionar campos en el menú Accionesde la derecha.
- Selecciona los campos que quieras eliminar en la parte izquierda de la pantalla.
- Haz clic en el botón Eliminar campos para eliminarlos en masa.
También puedes eliminar un solo campo utilizando el menú Accionesde la derecha.
Para editar las propiedades de un grupo de campos:
- Localiza el grupo de campos que quieres editar.
- En el menú Accionesde la derecha. selecciona Editar propiedades del grupo.
- Edita el nombre del grupo de campos, la descripción y a qué tipos de objetos se aplica, y luego Guardar.
Ten en cuenta que el ID de grupo no se puede cambiar después de haber guardado el grupo.
Nota: Eliminar una categoría previamente asignada del campo Objetos no afectará a ningún objeto existente. Por ejemplo, puedes eliminar la categoría «Todos los documentos» sin que ello afecte a ninguno de los campos que tienes asignados, pero no podrás asignarla a ningún otro documento.
Selecciona grupos de campos en la parte izquierda de tu pantalla y utiliza los botones Activar o Desactivar para activarlos en masa.
También puedes activar o desactivar un único grupo de campos utilizando el menú Accionesde la derecha.