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En los informes diseñados en , puedes utilizar el seguimiento de cambios y las líneas negras para controlar los cambios en los archivos. Utilizar ambos también puede ayudarte a ti y a otros colaboradores a mejorar el contenido de los objetos flotantes en tu documento.
- Utiliza el control de cambios para ver los cambios en el texto dentro de tus objetos flotantes. Para obtener más información sobre los Objetos Flotantes, consulta Utilizar Objetos Flotantes.
- Consulta el panel Cambios en comparación para ver el contenido añadido y eliminado dentro de una sección.
- Envía comparaciones para revisar con un modo de vista específico.
Utilizar control de cambios
El seguimiento de los cambios te permite ver una lista de los cambios individuales realizados en un documento que puedes aprobar o rechazar. Puedes activar el control de cambios en todo el documento o en secciones específicas.
Se realiza un control de los cambios en el texto de los objetos flotantes, incluida la adición y eliminación de objetos flotantes. Sin embargo, no se hará un seguimiento de los objetos flotantes que se muevan por el archivo.
Nota: La aprobación de los párrafos suprimidos asociará los anclajes del objeto flotante al párrafo no suprimido más próximo.
Modos de vista del control de cambios
En la pestaña Revisión, hay tres modos de vista diferentes que puedes alternar para ver los cambios.
- Ocultar cambios: Oculta todas las marcas de cambios. Esto te permite ver el archivo como la última revisión en una vista limpia.
- Simplifica los cambios: Oculta el contenido eliminado pero muestra una chincheta en la ubicación general. Esto te permite ver la vista final del documento al mismo tiempo que indica las áreas de cambios. Puedes hacer clic en las chinchetas para ver las tarjetas detalladas de los cambios en el panel Control de cambios.
- Todos los cambios: Esta es la vista por defecto para el control de cambios. Verás los contenidos eliminados y añadidos.
Nota: La vista All cambios puede afectar al diseño final del contenido, ya que hace sitio al contenido eliminado que no está presente en la revisión final.
Para documentos muy diseñados, recomendamos la vista Cambios simplificados. De este modo, los revisores pueden ver cómo quedará el archivo final con los cambios realizados. Para obtener más información sobre el control de cambios en documentos, consulta Control de cambios en Documentos.
Nota: Si quieres mover el texto y mantener el seguimiento de los cambios, utiliza Copiar a y Pegar a. Si utilizas Cortar y Pegar, perderás la capacidad de seguir los cambios.
Usar comparaciones
Las comparaciones son cambios históricos de dos versiones de un archivo. Cada vez que tú o un colaborador editáis un documento, aparece una revisión en el panel Historial que puedes comparar. Las revisiones se muestran cuando se produce un cambio de contenido en el documento que pueda afectar a la capacidad de comprensión del lector. Al crear una comparación con dos revisiones, puedes ver y comparar dos versiones diferentes del documento.
Modos de vista de comparación
En la pestaña Revisión, hay tres modos de vista diferentes que puedes alternar para ver los cambios.
- Ocultar cambios: Oculta todas las marcas de cambios. Esto te permite ver el archivo como la última revisión en una vista limpia.
- Simplifica los cambios: Oculta el contenido eliminado pero muestra una chincheta en la ubicación general. Esto te permite ver la vista final del documento al mismo tiempo que indica las áreas de cambios. Puedes hacer clic en los alfileres para ver las fichas detalladas de los cambios en el panel Control de comparaciones.
- Todos los cambios: Esta es la vista por defecto para las comparaciones. Verás los contenidos eliminados y añadidos.
Nota: La vista All cambios puede afectar al diseño final del contenido, ya que hace sitio al contenido eliminado que no está presente en la revisión final.
Para documentos muy diseñados, recomendamos la vista Cambios simplificados. De este modo, los revisores pueden ver cómo quedará el archivo final con los cambios realizados.
A la derecha, puedes abrir el panel Cambios de comparaciones o hacer clic en los marcadores dentro del archivo. El panel solo muestra los cambios para la sección actual en la que se encuentra el cursor.
Las comparaciones realizan un seguimiento de las adiciones y eliminaciones de objetos flotantes. También realizan un seguimiento del subtexto dentro de los objetos flotantes. Para obtener más información sobre las comparaciones en los documentos, consulta Crear y ver comparaciones de documentos.
Enviar comparaciones para revisar
Puedes enviar una revisión para que los usuarios de tu espacio de trabajo vean y comenten una línea negra existente. Cuando solicitas una revisión, tu revisor puede abrir la comparación en Workiva y agregar comentarios que aparecerán en el archivo de origen. Actualmente, solo puedes enviar comparaciones para su revisión.
Nota: Solo puedes enviar contenidos que te pertenezcan para su revisión o para los que cuentes con permisos para enviar para revisión.
También puedes establecer una vista predeterminada para el Revisor. Cuando reciban la revisión, aparecerá en uno de los tres modos de vista que hayas elegido. El revisor puede cambiar de vista a menos que marques la casilla para impedir que el revisor cambie de vista.
Las revisiones de comparaciones funcionan igual que las revisiones normales de documentos. Para obtener más información sobre el envío y la revisión de archivos, consulta Enviar para revisión.
Exportar comparación y control de cambios en PDF
Puedes exportar tus o cambios rastreados a un PDF que puedes compartir fácilmente con otras personas. Hay dos opciones al exportar a PDF:
Nota: Estas opciones no permiten visualizar los cambios en los objetos flotantes.
- Todos los cambios: Exporta a un PDF mostrando todos los cambios en línea en el documento.
- Cambios simplificados con registro de cambios: Exporta a un PDF que utiliza indicadores directamente en el documento para mostrar dónde se han realizado los cambios. Los cambios detallados se muestran en un registro independiente para cada página. Te recomendamos que utilices esta opción si quieres ver cómo será el informe final con todos los cambios realizados.
Para exportar una comparación como PDF:
- En tu línea negra, haz clic en Guardar como PDF en la Barra de herramientas.
Si no tienes la línea negra abierta, también puedes ir al panel Comparaciones y seleccionar Exportar a PDF en el menú desplegable de la línea negra.
- Elige mostrar Todos los cambios o Cambios simplificados con registro de cambios.
Nota: Etiquetar para accesibilidad web no puede activarse al exportar como cambios simplificados con registro de cambios.
- Cuando hayas seleccionado todas las opciones que quieres incluir, haz clic en Exportar.
Para exportar tu documento con los cambios rastreados como PDF:
- En tu documento, haz clic en Archivo, y luego en Guardar como. Desde el menú desplegable, selecciona PDF.
- Debajo de Avanzado, selecciona Incluir cambios realizados.
- Elige mostrar Todos los cambios o Cambios simplificados con registro de cambios.
Nota: Etiquetar para accesibilidad web no puede activarse al exportar como cambios simplificados con registro de cambios.
- Cuando hayas seleccionado todas las opciones que quieres incluir, haz clic en Exportar.