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Para aprender a crear un proceso en general, consulta Crear un proceso.
Todas las Acciones de certificación requieren, en primer lugar, Cartas que serán firmadas por los firmantes. Más información: Creando carta... de certificación.
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Agregar una acción de certificación a un proceso.
Después de crear un proceso y las cartas de certificación que vas a utilizar en el proceso, puedes añadir una acción Certificación desde el botón Añadir acción de la barra de herramientas.
A continuación, rellena los Campos del panel derecho de Detalles de acción. Cada acción de certificación debe incluir la siguiente información:
- Título de la acción: El nombre de la acción.
- Carta: la carta que debe ser firmada
- Enviar a: Las personas que deben ser firmadas en la carta
- Si quieres varias etapas de firmante, haz clic en Añadir etapa de firmante. Podrás editar los pasos del firmante que aún no se hayan iniciado, incluso después de ejecutar el proceso, si es necesario.
- Si añades varios firmantes a un mismo paso, especifica si todos en el paso deben firmar o sólo alguien en el paso debe firmar para que proceda la acción de certificación.
También puedes añadir:
- Fecha de vencimiento (opcional): Cuando la carta debe ser firmada por
- Recordatorios a la Persona asignada: Por defecto (puedes cambiar esta definición por defecto antes de iniciar el proceso mediante la configuración de la certificación en las propiedades del proceso), se envían correos electrónicos recordatorios automatizados con contenido por defecto a los asignatarios tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la fecha de vencimiento del asignatario. En su lugar, puedes elegir no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Aprobación por (opcional): las personas que revisarán y aprobarán o devolverán la carta firmada si se necesita aprobación
- Si quieres varios aprobadores, haz clic en Agregar paso de aprobación. Podrás editar los pasos de aprobación que aún no se hayan iniciado, incluso después de ejecutar el proceso, si es necesario.
- Si añades varios aprobadores a un mismo paso, especifica si todos los del paso deben aprobarlo o sólo alguien del paso debe aprobarlo para que la acción de certificación siga adelante.
Nota: Si no se añade ningún paso de aprobación y se necesita la aprobación, se añadirá como aprobador al propietario del proceso que lo inició (el gestor del proceso).
- Fecha de vencimiento de aprobación (opcional): cuando la carta firmada debe ser aprobada por si se necesita aprobación
- Recordatorios del Aprobador: Si añades un Aprobador, puedes personalizar los Recordatorios del Aprobador. Por defecto (puedes cambiar esta definición por defecto antes de iniciar el proceso mediante la configuración de certificación en las propiedades del proceso), se envían correos electrónicos recordatorios automatizados con contenido por defecto a los Aprobadores tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la Fecha de vencimiento de aprobación. En su lugar, puedes elegir no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Instrucciones (opcional): cualquier información adicional necesaria para completar la tarea de certificación
- Etiquetas (opcional): Información de identificación de la acción mediante una categoría y un valor (por ejemplo: Prioridad: Baja). Podrás editar estas etiquetas incluso después de que comience la acción de certificación, si es necesario.
- Notificación por correo electrónico personalizada (opcional): Una notificación por correo electrónico personalizada enviada a los firmantes para esta acción cuando se inicia la acción.
Agregar en masa acciones de certificación a un proceso.
Puedes utilizar la opción Certificación masiva si quieres enviar copias de una única carta dedicada a cada persona de un grupo.
Después de seleccionar Certificación masiva, rellena los campos obligatorios:
- Título de: El nombre de la acción que será el mismo para cada firmante
- Carta: la carta que debe ser firmada por cada firmante
- Asignada a: El Grupo del Espacio de Trabajo cuyos miembros deben firmar la carta.
También puedes añadir:
- Fecha de vencimiento (opcional): Cuando todas las cartas deben ser firmadas por
- Recordatorios a la Persona asignada: Por defecto (puedes cambiar esta definición por defecto antes de iniciar el proceso mediante la configuración de la certificación en las propiedades del proceso), se envían correos electrónicos recordatorios automatizados con contenido por defecto a los asignatarios tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la fecha de vencimiento del asignatario. En su lugar, puedes elegir no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Aprobación por (opcional): La persona que revisará y aprobará o devolverá cualquiera de las Cartas firmadas que necesiten aprobación.
Nota: Si no se agrega ningún paso de aprobación y se necesita la aprobación de , el propietario del proceso que inició el proceso (el administrador del proceso) se agregará como aprobador.
- Fecha de vencimiento de aprobación (opcional): cuando las cartas firmadas deben ser aprobadas por si se necesita aprobación
- Recordatorios del Aprobador: Si añades un Aprobador, puedes personalizar los Recordatorios del Aprobador. Por defecto (puedes cambiar esta definición por defecto antes de iniciar el proceso mediante la configuración de certificación en las propiedades del proceso), se envían correos electrónicos recordatorios automatizados con contenido por defecto a los Aprobadores tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la Fecha de vencimiento de aprobación. En su lugar, puedes elegir no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Instrucciones (opcional): Cualquier información adicional necesaria para completar las tareas de certificación.
- Notificación por correo electrónico personalizada (opcional): Notificación por correo electrónico personalizada enviada a los firmantes para cada acción de esta certificación masiva cuando se inicia la acción.
Cuando hagas clic en Añadir a, se añadirá al proceso una acción de certificación independiente para cada persona del grupo asignado.
Editar en masa de todos los correos electrónicos de certificación
Además de personalizar las notificaciones por correo electrónico para acciones de certificación específicas, también puedes editar esas notificaciones por correo electrónico en bloque.
Para editar en masa los correos electrónicos de certificación:
- En la lista de acciones, selecciona las acciones de certificación que deseas editar.
- Haz clic en el desplegable Editar acciones y selecciona Correos electrónicos de Certificación.
- Elige qué correos electrónicos de certificación (de entre las acciones de certificación que seleccionaste) quieres actualizar:
- Selecciona Correos electrónicos no modificados (seleccionado por defecto) para actualizar los correos electrónicos de certificación que aún contienen el contenido predeterminado del correo electrónico y que aún no se han personalizado.
- Selecciona Correos electrónicos modificados para actualizar los correos electrónicos de certificación que ya se han personalizado.
- Selecciona Todos los correos electrónicos de certificación para actualizar todos los correos electrónicos de certificación (tanto los no modificados como los modificados).
- Cambia el asunto y el cuerpo del correo electrónico según tus necesidades.
- Revisa las acciones de certificación afectadas para asegurarte de que quieres editar los correos electrónicos de certificación de esas acciones.
- Haz clic en Guardar para realizar los cambios.
Nota: Antes de ejecutar tu proceso, te recomendamos que verifiques que todos los correos electrónicos de certificación son correctos mediante exportando todas las acciones del proceso como un archivo CSV.
Editar en masa asignaciones de cartas de certificación
También puedes editar en masa las cartas de certificación asignadas a tus acciones de certificación.
Para editar en masa las asignaciones de cartas de certificación:
- En la lista de acciones, selecciona las acciones de certificación que deseas editar.
- Haz clic en el desplegable Editar acciones y selecciona Carta de certificación.
- De las acciones de certificación seleccionadas, elige primero la carta de certificación originalmente asignada. Al hacerlo, obtendrás las acciones de certificación que están actualmente adjuntas a esa carta de certificación original.
- A continuación, elige la nueva carta de certificación a la que quieras asignar esas acciones de certificación en su lugar.
- Revisa las acciones de certificación afectadas para asegurarte de que quieres editar las cartas de certificación asignadas a esas acciones.
- Haz clic en Guardar para realizar los cambios.
Configuración de certificación
Puedes abrir Propiedades en la barra de herramientas e ir a la sección Configuración de las Certificaciones para ver varias configuraciones de certificación:
Nota: No podrás cambiar estos ajustes de certificación una vez que se ejecute el proceso.
Aprobación automática
Por defecto, las cartas firmadas sin explicaciones adicionales, excepciones ni archivos adjuntos se aprobarán automáticamente (consulta Firmar una carta de certificación). Puedes anular la selección de esta opción una vez que hayas añadido las acciones de certificación y si quieres exigir aprobaciones manuales para todas las certificaciones del proceso.
Correos electrónicos de recordatorios predeterminados de certificaciones
Por defecto, los correos electrónicos recordatorios de las Acciones de certificación se envían automáticamente tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la Fecha de vencimiento. Antes de iniciar el proceso, puedes cambiar el horario y el texto de estos valores predeterminados de certificación, tanto para los correos electrónicos del asignatario como del Aprobador.
Ejecutar un proceso con acciones de certificación
Nota: Antes de ejecutar tu proceso, te recomendamos que verifiques que todas las acciones de certificación y sus detalles son correctos mediante exportando todas las acciones del proceso como un archivo CSV.
Después de construir tu proceso, haz clic en Ejecutar en la barra de herramientas para iniciarlo. Una vez iniciada una Acción de certificación, los firmantes recibirán un Correo electrónico que les enlazará directamente con la carta que deben firmar.
Nota: Solo un propietario del proceso puede ejecutarlo. Este propietario del proceso se convertirá en el gestor del proceso.