Centro de soporte de Workiva

Dos cosas controlan lo que puedes hacer con una visualización de Workiva Carbon: el rol asignado a ti en el espacio de trabajo, y los permisos configurados en cada visualización individual.

• Tu rol te da acceso a la función. Determina si puedes crear y editar visualizaciones en general.
• Los permisos te dan acceso a una visualización específica. Determinan qué visualizaciones puedes abrir, editar y compartir.

Esto coincide con cómo funcionan los roles y los permisos en toda la plataforma de Workiva; consulta nuestros artículos sobre cómo entender los roles y los permisos para aprender más.

Nota: Este artículo cubre las visualizaciones creadas a partir de datos de Workiva Carbon. Las visualizaciones de GRC funcionan de manera diferente, y los roles y permisos de BI descritos aquí no se aplican.

Roles

Un propietario del espacio de trabajo o un administrador de espacio de trabajo de la organización asigna uno de tres roles desde la lista de miembros del espacio de trabajo.

• Los visualizadores de BI tienen acceso solo de visualización. Pueden acceder a la pantalla Visuales del reporte y abrir las visualizaciones compartidas con ellos, pero no pueden crear, editar, guardar ni insertar una visualización en un archivo.
• Los creadores de BI tienen todas las capacidades otorgadas a los visualizadores de BI. También pueden crear sus propias visualizaciones, editar las que se comparten con ellos (como propietarios o editores) e insertarlas en documentos, presentaciones u hojas de cálculo.
• Los administradores de BI tienen todas las capacidades otorgadas a los visualizadores de BI y a los creadores de BI. También pueden gestionar los permisos en cualquier visualización del espacio de trabajo. Si abren una a la que no tienen acceso, pueden otorgarse acceso ellos mismos en lugar de pedírselo al propietario.

Nota: Ser administrador de BI no te convierte en propietario de todas las visualizaciones. Un administrador que no es propietario de una visualización puede gestionar sus permisos, pero no puede eliminarla.

Permisos

Cada visualización tiene sus propios permisos. Cuando creas una, solo es visible para ti hasta que la compartas.

• Los visualizadores pueden abrir una visualización y explorarla, incluyendo aplicar sus propios filtros. Pueden ver cómo está construida, pero no pueden cambiar su estructura ni su estilo, guardar cambios ni gestionar permisos.
• Los editores tienen todas las capacidades otorgadas a los visualizadores. También pueden cambiar y guardar la visualización, pero no pueden eliminarla ni gestionar sus permisos.
• Los propietarios tienen acceso completo. Además del acceso de editor, los propietarios pueden eliminar la visualización, compartirla, gestionar sus permisos y convertir a alguien más en propietario.

Asignar permisos

Si eres propietario de una visualización o administrador de BI, puedes gestionar quién tiene acceso a ella.

1. Abre la visualización en el Editor de visualizaciones.
2. Haz clic en Permisos en el encabezado, en la parte superior derecha.
   
3. Selecciona o busca un colaborador y luego elige si es propietario, editor o visualizador.
   

Para cambiar el acceso de alguien, selecciona un nivel de permiso diferente junto a su nombre. Para eliminar su acceso, coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Eliminar a la derecha.

Solo puedes compartir una visualización con personas que ya tienen un rol de BI. Alguien sin rol no aparecerá en la búsqueda.

Nota: También puedes acceder a los permisos desde la pantalla Visuales del reporte usando el menú de opciones de una visualización.

Acceso a los datos de Carbon

Los permisos controlan el acceso a una visualización, pero no afectan el acceso a los datos detrás de ella. Los datos que puedes ver en Workiva Carbon son los mismos datos que ves en Visuales del reporte, así que dos personas pueden abrir la misma visualización y ver resultados diferentes.

Permisos en visualizaciones insertadas

Cuando una visualización se inserta en un documento, presentación u hoja de cálculo, sigue los permisos de ese archivo. Cualquiera que pueda abrir el archivo puede ver la visualización insertada, sin importar si tiene el rol adecuado. Los roles y los permisos rigen la creación y edición de visualizaciones, no la lectura de un reporte que contiene una.

Nota: La fuente Visualizaciones del panel de Conexiones aparece solo para administradores de BI y creadores de BI, y necesitas permiso para editar el archivo en el que estás insertando.

Cuando no tienes acceso

Si abres un enlace a una visualización a la que no tienes permiso para ver, la página te indica que no tienes acceso en lugar de cargarla. Desde allí:

• Si puedes gestionar los permisos de la visualización, lo que en la mayoría de los casos significa que eres administrador de BI, selecciona Abrir permisos para otorgarte acceso.
• De lo contrario, contacta al propietario de la visualización y pídele permiso de editor o visualizador.

De cualquier manera, Volver a visuales del reporte te lleva de vuelta a la lista completa.

Modo de solo lectura

Una visualización se abre en modo de solo lectura cuando tienes permiso de visualizador en ella, o cuando tu rol es visualizador de BI. El modo de solo lectura se aplica a cómo se construye la visualización, no a cómo la exploras.

• Las pestañas Estructura y Estilo son de solo lectura. Puedes ver cómo está armada la visualización, pero no puedes cambiarla.
• La pestaña Filtro se mantiene interactiva, así que puedes reducir los datos para responder tus propias preguntas. Los filtros que aplicas de esta manera no se guardan y no afectan lo que ven las demás personas.
• No hay un botón Guardar, y no puedes cambiar el nombre de la visualización.