Centro de soporte de Workiva

Con Wdata, puedes conectar datos de varias fuentes y cortarlos en rodajas según sea necesario para el análisis y la elaboración de informes en la plataforma Workiva. Tara resumir la contabilidad financiera -como saldos, ingresos y flujo de caja- de un periodo determinado, puedes conectar los datos del balance de sumas y saldos con tu entidad y las asignaciones financieras para crear un estado financiero.

Paso 1. Establecer asignación de estados financieros en hojas de cálculo

Para empezar, crea una hoja de cálculo para asignar tu plan de cuentas a una lista desplegable de las partidas y declaraciones de tus estados financieros. Como mínimo, incluye una hoja con columnas para:

• Número de cuenta
• Nombre de la cuenta
• Partida de los estados financieros, como Inmovilizado material, Dinero y cuasidinero e Ingresos a distribuir en varios ejercicios.
• Divulgación de estados financieros, para proporcionar más detalles sobre una partida; por ejemplo, una partida de Propiedad y equipo puede incluir divulgaciones de Terrenos, Edificios, Mobiliario, Arrendamientos, etc.
• Tipo de estado financiero, como Cuenta de resultados o Balance.
• Signo del informe-positivo o negativo- para ingresos o gastos, respectivamente.

Paso 2. Exportar el balance de comprobación y los datos de la entidad de tus fuentes

Además de la asignación de estados financieros, necesitarás:

• A balance de sumas y saldos de las cuentas del libro mayor, incluyendo los valores y el ejercicio y el Periodo
• Una asignación de entidades con los ID, nombres y agrupaciones de tus cuentas financieras

Antes de poder introducir estos datos en Wdata, sácalos de tus sistemas de registro. Una de las formas más fáciles es simplemente exportar estos datos como archivos de valores separados por comas (CSV).

Consejo: En lugar de exportar desde tu sistema de registros, también puedes construir cadenas para extraer automáticamente los datos directamente de las soluciones a una tabla.

Etapa 3. Añadir los datos a tablas.

Para introducir los datos en Wdata, crea una tabla basada en cada archivo CSV. Para crear una tabla, haz clic en Crear, y selecciona Tabla, carga el CSV y configura los nombres, ID y tipos de datos de sus columnas. 

• Para el balance de comprobación, selecciona un tipo de tabla de Dato, ya que sus datos seguirán creciendo en función de la actividad futura.
• Para la asignación de entidades, selecciona una Tipo de tabla de Dimensión, ya que contiene datos relacionales.

Para crear una tabla basada en la asignación de estados financieros creada en Hojas de cálculo:

1. Desde la página principal de Wdata, haz clic en Crear, Tabla.
2. Para ayudar a identificar la tabla, introduce un nombre que sea único y una descripción.
   
3. En Tipo de tabla, selecciona Dimensión.
4. En Carpeta, selecciona dónde guardar la tabla en Inicio. 
5. Para cada columna de la hoja, haz clic en Agregar a columnas, y configura su nombre, descripción, ID y tipo. Para la columna con el Número de la cuenta, selecciona Tecla: para indicar que contiene valores únicos.
6. Haz clic en Crear tabla.
7. Desde el panel Conjuntos de datos, haz clic en Agregar conjunto de datos, y selecciona Hoja de cálculo.
   
8. Busca la hoja de cálculo de asignación de estados financieros y añádela como conjunto de datos a. Cuando añadas el conjunto de datos, selecciona Conectar a hoja para actualizar fácilmente la tabla en función de los cambios en la hoja.

Etapa 4. Crea una consulta basada en los datos

Para trocear los datos y analizar las finanzas a través de tus asignaciones de entidades, crea una consulta utilizando las tablas como fuentes:

1. En la pestaña Campos, elige qué columnas de las tablas quieres incluir en los resultados de la consulta de un estado financiero:
   
   
   • Desde el balance de sumas y saldos, incluye el ejercicio, el Periodo fiscal y el valor.
   • Desde la asignación de estados financieros, incluye la partida del estado financiero, la información de divulgación y el tipo. 
2. Para combina los datos de las tablas, en la pestaña Relaciones :
   • Desplaza la columna ID de cuenta de los datos del balance de sumas y saldos y de la asignación del estado financiero, y une las tablas para incluir todos los datos del balance de sumas y saldos y sólo los ID de cuenta coincidentes de la asignación.
   • Desplaza la columna ID de entidad de los datos del balance de comprobación y de la asignación de entidad, y une las tablas para incluir todos los datos del balance de comprobación y solo los ID de entidad coincidentes de la asignación.
3. En la pestaña Ordenar, selecciona por qué campos ordenar los resultados, en orden ascendente o descendente.

Etapa 5. Crear valores de parámetros

Para centrarte en diferentes entidades o periodos de tiempo en los que se ejecuta la consulta, utilizarás filtros basados en los valores de los parámetros. Desde el panel Parámetros, añade a la consulta parámetros para el nombre de la entidad, el año actual y el periodo actual:

• Si el propietario de tu espacio de trabajo configuró un parámetro global para uno de estos valores, haz clic en Añadir, Seleccionar parámetro global, y selecciona el parámetro que quieras añadir a la consulta.
• Y/Otros, para Agregar un nuevo valor de parámetro a la consulta, haz clic en Agregar, Crear un nuevo parámetro, y configurar el parámetro. Para activar los cálculos, añade el parámetro del año o periodo actual con un tipo de Entero.

Etapa 6. Establece los filtros de consulta

Después de añadir los parámetros a la consulta, en la pestaña Filtros, añade filtros para entidad, año actual, año anterior y periodo actual. Para añadir un filtro, mueve su columna desde Orígenes a la pestaña Filtros, selecciona su operador y, a continuación, introduce o selecciona el valor de su parámetro en la pestaña Propiedades del filtro.

Después de añadir los filtros, establece su orden de operaciones en la barra de fórmulas. En la fórmula, cada filtro se numera según su orden en la pestaña Filtros; por ejemplo, en el orden que aparece aquí, el filtro del año anterior aparece como {1}, el filtro del año en curso como {2}, y así sucesivamente. Para que el estado financiero incluya la actividad del año anterior o del año y periodo actuales para una entidad concreta, introduce:

{1} O ({2} Y {3}) Y {4}

Etapa 7. Conecta la consulta a una hoja de cálculo

Para propagar los datos por toda la plataforma Workiva, en Hojas de cálculo, abre la hoja para conectarte a la consulta, y conecta la consulta desde el panel derecho de Conexiones de Wdata. Por ejemplo, puedes conectar la consulta a un libro de trabajo de informes utilizado para crear estados financieros y otros resultados. Después de conectar la consulta a una hoja, también puedes vincular sus datos a documentos y presentaciones.

Para actualizar la hoja con los últimos resultados de la consulta:

1. En el panel Conexiones Wdata, selecciona la conexión de la hoja en De Wdata.
   
2. Actualiza los parámetros de la conexión con la entidad, el ejercicio fiscal y el Periodo sobre los que informar.
3. Haz clic en Aplicar y actualizar.