Con las Consultas, puedes compilar y trocear datos de varias fuentes para analizarlos y elaborar Informes. En este ejemplo, combinarás los datos del balance de sumas y saldos con las tablas de dimensiones de cuentas y entidades para analizar las transacciones de cada cuenta y entidad.
Nota: Si aún no lo has hecho, revisa Introducción a las Tablas para crear las tablas utilizadas en este ejercicio.
Dependiendo de tu familiaridad con Lenguaje de Consulta Estructurado (SQL), puedes crear una consulta utilizando un generador de consultas de arrastrar y soltar o un editor de sintaxis; en este ejemplo, usarás el Generador .
Paso 1. Determinar tus fuentes de datos
Antes de iniciar tu consulta, considera los datos que necesitas incluir para los requisitos específicos de análisis o informes. Tu consulta puede incluir datos a los que accedas en tu espacio de trabajo Workiva como tablas u hojas de cálculo. En este caso, utilizarás las tres tablas creadas en el ejercicio anterior:
- TB Datos, para la información del balance de prueba
- DIM FS Asignación, para la asignación de cuentas financieras
- DIM Entidad, para la asignación de entidades
Paso 2. Crear la consulta y añadir sus datos
Ahora que sabes lo que quieres incluir, crea la consulta y añade los datos de las tablas:
- Desde Wdata Página principal, haz clic en Crear , y selecciona Consultar .
- Desde el panel Orígenes, haz clic en Nuevo origen , y selecciona Tablas.
- Selecciona las tablas que quieras incluir -en este caso, todas las tablas de la carpeta de demostración de Cómo empezar- y haz clic en Añadir a.
Nota: Desde el panel Orígenes, puedes Seleccionar desde todas las tablas u hojas de cálculo de las que seas al menos LECTORES.
Etapa 3. Crea relaciones entre las fuentes.
Como tu consulta contiene varias fuentes, crea relaciones para mostrar cómo unir sus datos. Como recordarás de cuando creaste las tablas, la tabla de hechos del balance de sumas y saldos incluye columnas que se asignan a las cuentas y entidades de las tablas de dimensiones.
- Selecciona la pestaña Relaciones.
- En Orígenes, despliega las tablas para ver las columnas de origen disponibles para asignar con una relación.
- Para la Combinación 1, desplaza ACCOUNT_ID de TB Data a la casilla de la izquierda, y ACCOUNT_ID de DIM FS Mapping a la casilla de la derecha.
Consejo: Para encontrar una columna en Orígenes, haz clic en Filtros y busca su nombre.
- Haz clic en Agregar otra combinación.
- Para Join 2, selecciona ENTITY_ID de TB Data de las columnas disponibles en Join 1, y mueve ENTITY_ID de DIM Entity de Sources a la casilla de la derecha.
- Para cada relación, selecciona cómo combinar -o join-los datos de sus tablas. En este caso, para incluir todos los datos de la tabla de hechos de la izquierda y sólo los datos correspondientes de la tabla de dimensiones de la derecha, selecciona Combinación izquierda: para ambas.
Etapa 4. Aplicar filtros a la consulta
Para limitar los resultados de la consulta a solo los registros que cumplan unos criterios específicos, añade filtros desde la pestaña Filtrar a filtros. En este ejemplo, puedes aplicar filtros para incluir solo las transacciones desde 2019 hasta el primer trimestre de 2020. En función de tus requisitos de datos e informes, puedes hacerlo de varias formas: por periodo y ejercicio fiscal, o por filtros de fechas de inicio y finalización.
Utiliza los filtros de Periodo y Año fiscal
Para filtrar por Periodo y Ejercicio Fiscal:
- Mueve AÑO_FISCAL desde TB Data a la pestaña Filtros dos veces, y luego PERIODO_FISCAL desde TB Data una vez.
- Para indicar que se incluyan los años 2019 y 1T 2020, establece el valor de cada filtro desde el panel Propiedades de campo:
- Para incluir transacciones de 2019, en el primer filtroFISCAL_YEAR selecciona =, introduce un valor de 2019 y haz clic en Aplicar.
- Para incluir transacciones a partir de 2020, para el segundo filtroFISCAL_YEAR selecciona =, introduce un valor de 2020 y haz clic en Aplicar.
- Para incluir sólo las transacciones del 1T, en el filtro FISCAL_PERIOD, selecciona <=, introduce un valor de 3 y haz clic en Aplicando. Esto devuelve las transacciones de los tres primeros Meses -o primer Trimestre- del año Fiscal.
- Para aplicar el filtro FISCAL_PERIOD solo a las transacciones del primer trimestre de 2020, actualiza la cadena del filtro a
{1} O {2} Y {3}.
Esto devuelve las transacciones que cumplen el primer filtro-AÑO_FISCAL=2019-o los otros dos filtros combinados-AÑO_FISCAL=2020 yPERÍODO_FISCAL <=3.
(Opcional) Utiliza filtros de fechas de inicio y finalización.
También puedes filtrar por Fecha de inicio y Fecha de finalización. Por hacer esto, mueve PERIOD_ENDING desde TB Datos a la pestaña Filtros dos veces, e introduce los criterios para cada filtro desde el panel Propiedades de campo :
- Para incluir las transacciones de 2019, para el primer filtro, selecciona >= y, en el panel Propiedades, introduce 1 de enero de 2019 y haz clic en Aplicar.
- Para incluir las transacciones de 2020, para el segundo filtro, selecciona <= y, desde el panel de propiedades, introduce 31 de marzo de 2020 y haz clic en Aplicar.
Valores de los parámetros
Con estos filtros, la consulta siempre solo incluirá transacciones de 2019 y del primer trimestre de 2020. Para prolongar el uso y la vida útil de esta consulta, utiliza variables (conocidas como parámetros) para establecer los valores de los filtros de forma dinámica cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, en lugar de los valores estáticos del año fiscal, puedes incluir parámetros que pidan los años anteriores y actuales cuando ejecutes la consulta.
Por ejemplo, para el primer filtro FISCAL_YEAR:
- En la pestaña Filtros, selecciona el valor del filtro de 2019.
- Desde el panel Propiedades de campo, haz clic en Crear nuevo parámetro junto a Valor.
- Introduce un nombre que sea único para ayudar a identificar el parámetro, como PY o Año_anterior.
Nota: Los nombres de los parámetros solo pueden incluir caracteres alfanuméricos y guiones bajos; no espacios, guiones ni caracteres especiales.
- Para Tipo de filtro, selecciona el tipo de datos de los valores. Por ejemplo, selecciona Entero para garantizar solo números enteros para los Años.
- Introduce un valor predeterminado de 2019, y haz clic en Crear.
- Para Valor, selecciona el nuevo parámetro y haz clic en Aplicar.
Agregar parámetros para los filtros restantes:
- Para el segundo filtro FISCAL_YEAR:
- Introduce un nombre de CY o Año_actual.
- Selecciona un Tipo de filtro de Entero.
- Introduce un valor predeterminado de 2020.
- Para el filtro FISCAL_PERIOD:
- Introduce un nombre de Periodo_actual.
- Selecciona un Tipo de filtro de Entero.
- Introduce un valor predeterminado de 3.
Etapa 5. Selecciona y ordena los Campos de la consulta.
Ahora que has unido las fuentes de la consulta y reducido el ámbito de sus datos, selecciona la información que quieres incluir en los resultados:
- Para seleccionar la información que se incluirá en los resultados, mueve su columna del panel Fuentes a la pestaña Campos.
En este caso:- AÑO_FISCAL y PERÍODO_FISCAL de TB Data, para analizar la actividad mensual o trimestral
- ENTITY_NAME de la entidad DIM, para permitir el desglose por entidad en lugar de informes consolidados.
- FINANCIAL_STATEMENT_LINE_ITEM y DISCLOSURE_LINE_ITEM de DIM FS Asignación, para permitir el desglose por asignación de cuentas y partidas individuales
- VALOR desde TB Data, para permitir resúmenes de rollup de los valores
- Desde el panel Propiedades de campo, ajusta los Encabezados o Tipos de columna o aplica las agregaciones que sean necesarias. Por ejemplo, para resumir los valores en función de las distintas dimensiones, selecciona valor en la pestaña Campos y, en el panel Propiedades de Campos, asegúrate de que su Agregación es Suma de.
- En la pestaña Ordenar, selecciona cómo ordenar los datos de los resultados. Por ejemplo, para ordenar por año fiscal y entidad, mueve año_fiscal y nombre_entidad de Sin ordenar a Ordenado, y selecciona si quieres ordenar sus datos en orden ascendente o descendente.
- Para verificar que los resultados aparecen como te gustaría, haz clic en Ejecutar consulta , y acepta los valores de los parámetros por defecto.
Paso 6. Guardar la consulta
Para guardar la consulta:
- Haz clic en Guardar .
- Introduce un nombre que sea único y una descripción que ayude a identificar la consulta, como Informe resumido de tuberculosis.
- Para Carpeta, selecciona la misma carpeta Demostración de inicio como sus orígenes de tabla.
- Haz clic en Guardar consulta.
Próximos pasos
Después de crear tu consulta, puedes:
- Crear una vista de sus resultados para visualizar los datos como un gráfico o una tabla dinámica con datos desglosados.
- Conecta tus resultados a una hoja de cálculo para impulsar la elaboración de informes en otras partes de la plataforma Workiva.
- Establece una cadena para ejecutar automáticamente la consulta y exportar sus resultados, por ejemplo a una hoja de cálculo.