Enviar los documentos para su revisión permite a los usuarios del espacio de trabajo ver y comentar una versión en particular de un documento, ya sea un primer borrador o la revisión final antes de presentar la declaración. Cuando solicitas una revisión, tu revisor recibe una versión de sólo lectura de tu documento, lo que le permite añadir comentarios sin alterar tu archivo original.
Enviar un documento para revisar
Para enviar un documento para revisar:
- En la barra de herramientas «Revisión» , haz clic en «Revisión » y selecciona «Crear una revisión» en el menú. También
puedes enviar una revisión anterior para su revisión haciendo clic en la flecha situada junto a la revisión en el panel «Historial » y seleccionando «Enviar para revisión ». - Selecciona para enviar todas las secciones a las que tienes acceso o sólo las secciones seleccionadas. Si quieres enviar secciones concretas, selecciónalas de la lista. Utiliza los botones «Expandir » y «Contraer» [ ] para abrir y cerrar secciones.
- Selecciona «Incluir archivos adjuntos » si quieres que se añadan archivos adjuntos a la revisión.
-
Selecciona qué hilos de comentarios quieres incluir.
Nota : Los comentarios sujetos a permisos no se incluirán en las revisiones.
Opción de comentario Descripción No incluir hilos de comentarios Esta opción no incluirá ningún hilo de comentarios dejado en el archivo original o en las revisiones anteriores. Incluir todos los hilos de comentarios Esta opción extrae cualquier comentario dejado en el Documento original y en cualquier revisión anterior. Los comentarios de las revisiones no seleccionadas podrían aparecer si optas por enviar todos los comentarios al crear la revisión seleccionada. Incluir hilos de comentarios de las revisiones anteriores Esta opción Solo incluye comentarios de las revisiones anteriores seleccionadas. Los comentarios de las revisiones no seleccionadas pueden aparecer si se incluyeron en otra revisión. Excluir comentarios agregados a la revisión de la versión en vivo del archivo Esta opción puede marcarse además de una de las otras opciones de comentario seleccionadas anteriormente. Los comentarios dejados en la revisión que se está enviando no se añadirán a la versión activa del archivo. - En la sección «Detalles» , añade un título para la reseña. Este título aparece en el panel «Revisiones» una vez enviada la solicitud, para que puedas hacer un seguimiento del proceso de revisión.
- Agrega usuarios de tu espacio de trabajo a los que enviar el documento. Si tu espacio de trabajo tiene grupos , puedes enviar tu revisión a todos los miembros del grupo seleccionando el nombre del grupo. Los Grupos se señalan con el icono .
- Añadir contenido para una notificación por correo electrónico, incluyendo un asunto y contenido. Este contenido puede utilizarse para pedir a los Revisores comentarios específicos o para establecer un plazo de revisión.
- Haz clic en «Enviar» para enviar tu solicitud. Tu revisor recibe un correo electrónico con un enlace al documento.
Nota: Los permisos de los archivos en revisión se configuran de forma diferente a los de tu archivo original. Al solicitar una revisión se crea un archivo de revisión independiente y no se modifican los permisos del archivo original.
Por defecto, sólo los Propietarios del documento pueden enviar documentos para revisión. Si deseas permitir que los editores o los lectores soliciten revisiones, puedes modificar esta configuración en la sección «Permisos » de las «Propiedades del documento ».
Utiliza el panel Revisiones
Una vez que solicites una revisión, la información sobre la solicitud aparecerá en el panel «Revisiones ». Para acceder al panel, haz clic en el icono «Reseñas » del panel de la derecha. Cuando seleccionas una revisión, puedes ver cuándo se envió la solicitud y a quién se envió.
Al hacer clic en el icono «Abrir revisión », se abre el documento de solo lectura en una nueva pestaña. Si tu Revisor ha dejado comentarios, puedes verlos aquí.
El icono de «Comentarios » del panel de estructura muestra el número de comentarios que hay en cada sección. Puedes ver los comentarios en la parte derecha de los Documentos.
También puedes editar y eliminar una reseña utilizando la flecha situada junto al título de la reseña en el panel «Reseñas ». Para añadir más revisores o cambiar el nombre de una revisión, haz clic en «Configuración» en el menú.
Para eliminar una solicitud, selecciona «Eliminar» en el menú. Eliminando una revisión se elimina automáticamente el documento de sólo lectura.
Los propietarios de los archivos y los usuarios que hayan creado la revisión pueden enviar una versión actualizada de la misma. Esto actualiza el contenido de la revisión a la última versión del archivo, la presentación, la hoja de cálculo o la carpeta, manteniendo al mismo tiempo la misma instancia de revisión.
Utiliza esta opción cuando necesites que los revisores vean el contenido más actualizado sin crear una nueva revisión. Se mantienen los ajustes de la reseña original y no se pueden modificar.
Revisar un archivo .
Nota : En las soluciones de Home que cuentan con tableros asignables , puedes añadir el widget «Revisiones de archivos» a tus tableros para ver todas las revisiones que se te han asignado en un solo lugar.
Si recibes una solicitud para dejar una revisión, accederás a una versión de Solo lectura del Documento.
Para iniciar tu revisión, haz clic en «Ir a la revisión» en el correo electrónico de la solicitud.
Desde aquí, puedes añadir comentarios al documento o sección.
Para añadir un comentario:
- Resalta una sección del texto.
- Haz clic en «Añadir » en la barra de herramientas.
- Escribe tu comentario y haz clic en «Publicar ».
Los comentarios aparecen automáticamente en la versión del documento del solicitante. Puedes ver todos tus comentarios en el panel «Comentarios ». También puedes añadir nuevos comentarios y navegar entre comentarios existentes desde este panel.
Nota : Los revisores no podrán crear comentarios debido a las restricciones de permisos en las revisiones.
El lector también te permite:
- Exporta el archivo o la sección a PDF o DOCX
- Imprime una copia del archivo
- Utiliza la función «Buscar» para buscar palabras o frases concretas
- Selecciona «Mostrar marcas» para ver las marcas que se han añadido al documento