Los espacios de trabajo tienen un conjunto de grupos predeterminados para ayudar a gestionar los permisos de los archivos de un espacio de trabajo. Los Propietarios de espacios de trabajo y los Gestores de contenidos también pueden crear nuevos grupos para tener aún más flexibilidad. Además, los grupos pueden utilizarse para las menciones en los comentarios y para enviar reseñas.
Establece y controla los permisos de los archivos añadiendo miembros a grupos, en lugar de establecer permisos para usuarios individuales. Esto te permite mantener las mismas estructuras de permisos en los archivos, y controlar el acceso gestionando quién está en cada grupo.
Nota: No borres ni modifiques el grupo Todos los usuarios. Si tienes más preguntas, ponte en contacto con Workiva Support.
Crear un grupo
Para crear un grupo:
- En la parte superior derecha, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo y selecciona Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- En la pestaña Grupos, haz clic en Crear grupo.
- Introduce un nombre de grupo y añade miembros del espacio de trabajo al grupo buscando o seleccionando individuos.
- Para finalizar, haga clic en Crear grupo.
Actualizar las membresías de grupos de forma masiva mediante un archivo CSV
Para ahorrar tiempo cuando necesita agregar muchos usuarios a varios grupos, puede actualizar las membresías de los grupos de los usuarios de manera masiva usando un archivo CSV.
Para actualizar las membresías de grupos a través de un archivo CSV:
- En la pestaña Grupos, haga clic en Actualizar grupos.
- Descárgate la plantilla CSV para ayudarte con el formato exacto, y rellénala. Si utilizas tu propio archivo, asegúrate de que los títulos de las columnas coinciden con los de la plantilla.
- Los nombres de usuario ya deben existir en el espacio de trabajo.
- Los nombres de los grupos ya deben existir en el espacio de trabajo.
Nota: Los grupos que se obtienen del archivo CSV reemplazarán las membresías de grupo actuales de los usuarios. Solo la membresía del grupo Todos los usuarios permanecerá igual sin importar qué grupos estén enumerados en el archivo.
- Un archivo CSV válido tiene este aspecto:
- Sube el archivo y haz clic en Siguiente.
- Revise la lista de usuarios y grupos que se obtuvieron del archivo CSV. Tenga en cuenta que las membresías de grupos actuales de los usuarios serán reemplazadas por los grupos obtenidos del archivo.
- Haz clic en Siguiente.
- Haga clic en Cargar otro archivo para actualizar más membresías de grupo, o haga clic en Finalizar.
Borrar un grupo
Si ya no necesitas un grupo, puedes eliminarlo haciendo clic en Eliminar en el desplegable situado junto a un grupo.
Cuando elimines un grupo, se suprimirán todos los permisos concedidos a los miembros por un grupo. Eliminar un grupo no elimina a sus miembros de un espacio de trabajo.