Ordenar y filtrar hojas de cálculo

Puede organizar sus datos para una visualización más sencilla y un análisis más profundo mediante la clasificación y el filtrado.

Ordenar datos en una hoja

Para ordenar un rango de datos:

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Seleccione el rango que desea ordenar.

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Desde la barra de herramientas Datos , haga clic en Ordenar.

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Si la selección tiene una fila de encabezado, marque La selección incluye la fila de encabezado.

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Seleccione la columna por la que desea ordenar en el menú desplegable y elija orden alfabético (A → Z) o orden alfabético inverso (Z → A).

5

Haga clic en Ordenar.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con datos en hojas de cálculo, consulte Visualización de datos en hojas de cálculo.

Filtrar una hoja

Puede mostrar u ocultar filas de la tabla según sus propios filtros.

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Seleccione una tabla completa, columnas o un rango de celdas.

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En la barra de herramientas [ Datos , haga clic en Filtroy luego en Aplicar filtro.

3

Para ver las opciones de filtro, haga clic en el ícono de filtro en la parte superior del rango por el que desea filtrar.

- Valores seleccionados: utilice las casillas de verificación para filtrar valores, también puede buscar para encontrar ciertos valores.

- Condiciones: elija una condición para filtrar en el menú desplegable. También puede utilizar fórmulas para crear condiciones de filtro personalizadas.

4

Haga clic en Aplicar para filtrar la hoja de cálculo.

Puede cambiar el parámetro de filtro haciendo clic en el icono de filtro en la parte superior de la columna y ajustando la configuración del filtro. 

Filtrar por condición de fórmula

Puede escribir fórmulas personalizadas para filtrar el contenido de su tabla.

Hay dos condiciones de filtro de fórmula disponibles:

• La fórmula es verdadera : se mostrarán las filas si la condición de la fórmula se evalúa como verdadera para la fila. Las filas en las que la condición de la fórmula se evalúa como falsa se filtrarán de la vista.
• La fórmula es falsa : se mostrarán las filas si la condición de la fórmula se evalúa como falsa para la fila. Las filas en las que la condición de la fórmula se evalúa como falsa se filtrarán de la vista.

Las condiciones del filtro de fórmula se evalúan fila por fila, comenzando con la fila debajo de la fila en la que se aplica el filtro. Por ejemplo,

Para ocultar filas, excluyendo números negativos:

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Seleccione La fórmula es falsa  en el menú de condiciones.

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Introduzca la expresión de fórmula, =AND(ISNUMBER(B2),ISNUMBER(D2),B2=0,D2=0)


En este ejemplo,

• El filtro se aplica a A1:D9.
• La condición de filtro de fórmula hace referencia únicamente a la fila debajo de la primera fila del filtro.
  • AND se utiliza como función principal para especificar los requisitos para que una fila se filtre de la vista. Cada condición de la expresión AND debe cumplirse para que la fila se filtre con La fórmula es falsa.
  • ISNUMBER se utiliza para verificar que haya un valor numérico presente en las celdas de la fila que contiene datos (B2, D2).
  • Las expresiones B2=0, D2=0 se utilizan para requerir que el número presente en las celdas B2 y D2 sea igual a cero.

Para ocultar filas con saldos cero, excluyendo números negativos:

• La fórmula es falsa: =SUMA(2:2)=0

Para ocultar filas en blanco:

• La fórmula es falsa: =COUNTA(2:2)=0
• La fórmula es verdadera: =CONTARA(2:2)>0

También puede filtrar valores dentro de una columna. A continuación se muestran ejemplos de filtrado en la columna A.

Para ocultar filas con un valor vacío:

• La fórmula es falsa: =ISBLANK(A2)

Para mostrar filas con un valor mayor que el valor de una celda específica (por ejemplo, J10):

• La fórmula es verdadera: =A2>$J$10

Para mostrar filas con un valor mayor que el valor correspondiente en otra columna (por ejemplo, la columna B):

• La fórmula es verdadera: =A2>B2

Volver a aplicar filtros

Si sus datos de origen cambiaron, puede volver a aplicar sus filtros para reflejar esos cambios en los datos.

Para volver a aplicar filtros:

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En la barra de herramientas [ Datos , haga clic en Filtro.

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Seleccione Volver a aplicar filtro.

Volver a aplicar todos los filtros

Los propietarios y editores de archivos pueden volver a aplicar todos los filtros a una hoja de cálculo o tabla.

Para volver a aplicar todos los filtros:

1

En la barra de herramientas [ Datos , haga clic en Filtro.

2

Seleccione Volver a aplicary luego Todos los filtros.

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Para confirmar, haga clic en Volver a aplicar.

Volver a aplicar todos los filtros no funcionará en secciones para las que no tienes permisos de edición o que estén bloqueadas.

Quitar un filtro

Para eliminar un filtro:

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En la barra de herramientas [ Datos , haga clic en Filtro.

2

Seleccionar Eliminar filtro.

Crear una vista filtrada

Puede utilizar vistas filtradas para ocultar datos de una hoja de cálculo sin editar la vista para todos los colaboradores.

Para crear un nuevo filtro:

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Desde la barra de herramientas Datos , haga clic en Filtro y seleccione Crear vista en el menú desplegable.

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Seleccione el rango que desea incluir en la vista filtrada.

Para editar el filtro:

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Seleccione el ícono filtro  en la parte superior de la columna que desea filtrar.

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Seleccione los elementos que desea ver y ocultar de la lista.

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Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro.

Para guardar su vista filtrada:

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Haga doble clic en el cuadro de texto Vista de filtro para nombrar su filtro.

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Haga clic en Guardar en la barra de herramientas Vista de filtro.

Puede compartir su vista filtrada haciendo clic en la flecha junto al botón Guardar y seleccionando Copiar enlace. Puede enviar este enlace a sus colaboradores, quienes les enviarán una copia de su hoja de cálculo con el filtro aplicado automáticamente. 

Utilice una vista filtrada existente

Para abrir una vista filtrada existente:

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Desde la barra de herramientas [ Datos , haga clic en Filtrar.

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Seleccione Abrir en el menú desplegable.

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Haga clic en la vista filtrada de la lista que desea aplicar.