Hay dos tipos de recordatorios para acciones en Procesos: recordatorios automatizados y recordatorios manuales. Los Recordatorios automáticos se envían automáticamente a los asignados según un calendario, mientras que los Recordatorios manuales se envían manualmente siempre que quieras recordar a los asignados acciones que puedan haber olvidado.
Nota: Si quieres enviar manualmente recordatorios de tareas en archivos o tareas en Inicio, consulta Enviar recordatorios en Tareas.
Recordatorios de procesos automatizados
Por defecto, los recordatorios automáticos con el contenido predeterminado se envían por correo electrónico tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la fecha de vencimiento de la acción (para las acciones de certificación, puede cambiar este calendario predeterminado y el contenido del correo electrónico antes de que comience el proceso yendo a la configuración de la certificación). Sin embargo, puedes elegir no enviar ningún recordatorio automatizado o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales.
Nota: Solo puedes tener hasta tres Recordatorios automatizados para cualquier acción.
Para personalizar los recordatorios automatizados:
- Al crear o editar una acción en un proceso, dependiendo del tipo de recordatorios que quieras personalizar, haz clic en el menú desplegable Recordatorios de la Persona asignada o Recordatorios del Aprobador y selecciona Personalizar.
- Para cada recordatorio automatizado en la sección Recordatorios por correo electrónico, elige el Horario de correo electrónico para saber cuándo se enviará el recordatorio por correo electrónico al asignado o al aprobador. Se enviará un correo electrónico de recordatorio. Los Recordatorios se enviarán una vez al día según ese horario a la hora que especifiques en la sección Detalles de la tarea.
- Rellena los campos del Correo electrónico Asunto y Cuerpo. Puedes ver el aspecto que tendrá el recordatorio en Vista previa a la derecha.
- Puedes hacer clic en el icono del menú para Eliminar o Duplicar recordatorios.
- Haz clic en Guardar en la parte superior derecha para guardar tus recordatorios automatizados a medida.
Recordatorios de procesos manuales
Si una persona asignada o un aprobador no ha completado su acción, puedes enviar un recordatorio. Los Recordatorios sólo se envían a las personas a las que está asignada actualmente la acción.
Para enviar un recordatorio de una acción individual:
- Haga clic en el menú de tres puntos situado junto a la acción.
- Selecciona Recordar para enviar manualmente un recordatorio a las personas asignadas actualmente.
También puede enviar recordatorios para varias acciones utilizando el menú desplegable Remind situado encima de la lista de acciones. Puedes Recordar todas las acciones incompletas o sólo las acciones con un estado determinado, como Enviado o Devuelto.