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En los informes diseñados , puedes utilizar el control de cambios y las marcas de revisión para llevar un registro de los cambios realizados en los archivos. Utilizar ambos también puede ayudarte a ti y a otros colaboradores a mejorar el contenido de los objetos flotantes en tu documento.
- Utiliza el control de cambios para ver los cambios en el texto dentro de tus objetos flotantes. Para obtener más información sobre los objetos flotantes, consulta «Uso de objetos flotantes ».
- Consulta el panel «Cambios en Blackline » para ver el contenido eliminado y añadido dentro de una sección.
- Envía comparaciones para revisar con un modo de vista específico.
Utilizar control de cambios
El seguimiento de los cambios te permite ver una lista de los cambios individuales realizados en un documento que puedes aprobar o rechazar. Puedes activar el control de cambios en todo el documento o en secciones específicas.
Se realiza un control de los cambios en el texto de los objetos flotantes, incluida la adición y eliminación de objetos flotantes. Pero no se hará un seguimiento de los objetos flotantes que se muevan por el archivo.
Nota : Al aprobar los párrafos en los que se ha desactivado el seguimiento de cambios, los puntos de anclaje de los objetos flotantes se asociarán al párrafo más cercano en el que no se haya desactivado el seguimiento de cambios.
Modos de vista del control de cambios
En la pestaña «Revisión» , hay tres modos de visualización diferentes entre los que puedes alternar para ver los cambios.
- Ocultar cambios: oculta todas las marcas de cambios. Esto te permite ver el archivo como la última revisión en una vista limpia.
- Cambios simplificados: oculta el contenido eliminado, pero muestra un marcador en la ubicación aproximada. Esto te permite ver la vista final del documento al mismo tiempo que indica las áreas de cambios. Puedes hacer clic en los marcadores para ver las fichas de cambios detalladas en el panel «Control de cambios ».
- Todos los cambios: esta es la vista predeterminada para el control de cambios. Verás los contenidos eliminados y agregados.
Nota : La vista «Todos los cambios» puede afectar a la disposición final del contenido, ya que deja espacio para el contenido eliminado que no aparece en la revisión final.
Para documentos con un diseño muy elaborado, recomendamos la vista «Cambios simplificados ». De este modo, los revisores pueden ver cómo quedará el archivo final con los cambios realizados. Para obtener más información sobre el control de cambios en los documentos, consulta «Control de cambios en los documentos ».
Nota : Si quieres mover texto y conservar los cambios realizados, utiliza las opciones «Copiar » y «Pegar ». Si utilizas las funciones «Cortar» y «Pegar» , perderás la posibilidad de realizar un seguimiento de los cambios.
Usar comparaciones
Los comparativos son cambios históricos de dos versiones de un archivo. Cada vez que tú o un colaborador editáis un documento, aparece una revisión en el panel «Historial» que puedes marcar con una línea negra. Las revisiones se muestran cuando se produce un cambio de contenido en el documento que pueda afectar a la capacidad de comprensión del lector. Al crear un comparativo con dos revisiones, puedes ver y comparar dos versiones diferentes de tu documento.
Modos de vista de comparativos
En la pestaña «Revisión» , hay tres modos de visualización diferentes entre los que puedes alternar para ver los cambios.
- Ocultar cambios: oculta todas las marcas de cambios. Esto te permite ver el archivo como la última revisión en una vista limpia.
- Cambios simplificados: oculta el contenido eliminado, pero muestra un marcador en la ubicación aproximada. Esto te permite ver la vista final del documento al mismo tiempo que indica las áreas de cambios. Puedes hacer clic en los marcadores para ver las fichas de cambio detalladas en el panel «Cambios de Blackline ».
- Todos los cambios: esta es la vista predeterminada para las transcripciones. Verás los contenidos eliminados y agregados.
Nota : La vista «Todos los cambios» puede afectar a la disposición final del contenido, ya que deja espacio para el contenido eliminado que no aparece en la revisión final.
Para documentos con un diseño muy elaborado, recomendamos la vista «Cambios simplificados ». De este modo, los revisores pueden ver cómo quedará el archivo final con los cambios realizados.
A la derecha, puedes abrir el panel «Cambios en Blackline» o hacer clic en los marcadores que aparecen en el archivo. El panel solo muestra los cambios para la sección actual en la que se encuentra el cursor.
Los comparativos realizan un seguimiento de las adiciones y eliminaciones de objetos flotantes. También realizan un seguimiento del subtexto dentro de los objetos flotantes. Para obtener más información sobre las marcas de revisión en los documentos, consulta «Crear y ver marcas de revisión en documentos ».
Enviar comparaciones para revisar
Puedes enviar una revisión para que los usuarios de tu espacio de trabajo vean y comenten una línea negra existente. Cuando solicites una revisión, tu revisor podrá abrir el comparativo en Workiva y agregar comentarios que aparecerán en el archivo de origen. Actualmente, solo puedes enviar comparativos para su revisión.
Nota: Solo puedes enviar contenido del que seas propietario para su revisión o para el que tengas permiso para enviar el documento a revisión.
También puedes establecer una vista predeterminada para el Revisor. Cuando reciban la revisión, aparecerá en uno de los tres modos de vista que elegiste. El revisor puede cambiar de vista a menos que marques la casilla para impedir que el revisor cambie de vista.
Las revisiones de comparativos funcionan igual que las revisiones normales de documentos. Para obtener más información sobre cómo enviar y revisar archivos, consulta «Enviar para revisión ».
Exportar comparación y control de cambios en PDF
Puedes exportar tu documento con marcas de corrección o con cambios marcados a un archivo PDF que podrás compartir fácilmente con otras personas. Hay dos opciones al exportar a PDF:
Nota : Estas opciones no permiten visualizar los cambios en los objetos flotantes.
- Todos los cambios: exporta a un archivo PDF en el que se muestran todos los cambios directamente en el documento.
- Cambios simplificados con registro de cambios: exporta a un PDF que utiliza marcadores directamente en el documento para mostrar dónde se han realizado los cambios. Los cambios detallados se muestran en un registro independiente para cada página. Te recomendamos que utilices esta opción si quieres ver cómo será el informe final con todos los cambios realizados.
Para exportar una comparación como PDF:
- En tu documento de trabajo, haz clic en «Guardar como PDF» en la barra de herramientas.
Si no tienes la plantilla abierta, también puedes ir al panel «Plantillas» y seleccionar «Exportar a PDF» en el menú desplegable de la plantilla.
- Elige entre mostrar «Todos los cambios » o «Cambios simplificados» con el registro de cambios .
Nota : El etiquetado para la accesibilidad web no se puede activar al exportar como cambios simplificados con registro de cambios.
- Una vez que hayas seleccionado todas las opciones que quieras incluir, haz clic en «Exportar».
Para exportar tu documento con los cambios rastreados como PDF:
- En tu documento, haz clic en «Archivo » y, a continuación, en «Guardar como». En el menú desplegable, selecciona «PDF ».
- En la sección «Avanzado» , selecciona «Incluir cambios de seguimiento ».
- Elige entre mostrar «Todos los cambios » o «Cambios simplificados» con el registro de cambios .
Nota : El etiquetado para la accesibilidad web no se puede activar al exportar como cambios simplificados con registro de cambios.
- Una vez que hayas seleccionado todas las opciones que quieras incluir, haz clic en «Exportar».